國有企業資產變更與產權變動檔案處置工作思考

楊梅英

（新疆有色金屬工業集團公司 烏魯木齊 830000）

國有企業檔案是國有企業全部活動的真實記錄和寶貴財富，是企業資產的依據和屬國家所有。隨著我國經濟體制改革的不斷深化，隨著現代企業制度的不斷完善，國有企業兼并、破產、出售、股份制改造、股份合作制和與外商合資、合作經營以及承包、租住等資產與產權變更的形式不斷出現，在此過程中，如何妥善處置企業檔案，避免國有資產、集體資產的流失，維護企業利益，確保企業檔案完整與安全，已經成為一個日益突出的問題。

1998年，國家檔案局出臺《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》，成為企業資產與產權變更過程中處置企業檔案的法律依據和工作規范。

1 國有企業資產與產權變動檔案處置應遵循的原則

⑴維護國家安全和國家利益，保守國家機密和企業商業秘密，防止檔案散失。國有企業檔案中含有企業的商業秘密、科研秘密、知識產權秘密等，一些軍工企業的檔案還會包含國家軍事機密的內容，在資產與產權變動檔案處置工作中要特別給予重視，確保國有企業檔案載有的軍事、經濟、技術秘密得到妥善保護，確保上述檔案的安全及企業知識產權不受損失。

⑵區別情況，依法、合理處置。要根據各類檔案的具體情況區別處理，不能搞一刀切，要分析各類檔案的保存價值、使用查考價值、日常利用情況、保管期限長短等特點，合理合法給出各類檔案的去向。既要考慮發揮企業檔案社會歷史記錄的特點，又要保證檔案經濟技術信息資源的功能，使留存的檔案能夠產生最大的社會效益和經濟效益。

⑶維護檔案安全，便于有關方面對檔案的利用。企業檔案記載企業的各項經濟活動和社會活動，是企業發展歷史的真實記錄，是企業科研技術財富的長期積累，既有經濟價值，也有社會價值。維護資產與產權變動企業的檔案安全完整齊全，有利于對企業歷史的記載和后續企業的生產經營活動。

⑷有利于企業保持經營管理的連續性。企業資產與產權變動后，除破產關閉這種情況外，無論企業是兼并、出售、股份制改造等形式，后繼的經營生產活動都會繼續進行，應合理處置資產與產權變動企業檔案，既保證破產企業的合法權益利益，又應該使后繼企業的經營管理、人員管理、科研生產活動等工作順利開展。

2 國有企業資產與產權變動檔案處置中存在的難點問題

⑴企業領導檔案意識淡薄。企業領導檔案意識淡薄是資產與產權變動企業檔案處置工作的難點問題。領導的檔案意識高低直接決定著他們對企業檔案處置工作的重視和支持程度，而領導的重視是搞好資產與產權變動企業檔案處置工作的保證。資產與產權變動企業檔案處置工作是一項繁重、瑣碎、復雜的工作，需要企業領導從人員、資金上給予支持與保障。在企業生產經營發生困難前途未卜時，企業領導先裁減檔案機構和檔案人員，使得檔案工作人手緊張，檔案人員人心浮動，許多工作難以開展。有的領導在日常工作中就對檔案工作漠不關心，聽之任之，檔案流失現象嚴重，工程技術人員手中握有大量有價值的檔案沒有歸檔，當企業面臨關閉破產時，這些檔案成了個人尋找出路的砝碼。

⑵企業檔案工作基礎薄弱。企業檔案工作基礎薄弱，檔案一直沒有實行集中統一管理，檔案工作制度不完善不健全，歷年來形成的各種門類、各種載體的檔案沒有歸檔，或歸檔后也沒有進行規范的整理和保管。會計檔案、科研檔案、項目檔案分散在相關職能部室和人員手中，一直沒有歸檔。人事檔案資料散失嚴重。人員分離過程中管理制度欠缺，借出的檔案沒有歸還就辦理了離廠手續。檔案家底不清，賬物不符，目錄不全，檔案管理工作處于混亂狀態，給檔案處置工作帶來了大量的工作，為企業的后繼工作帶來很多困難，制造了很多麻煩。

⑶檔案處置工作在企業資產與產權變動工作中處于后置地位，檔案部門在企業資產與產權變動工作中處于被動地位，沒有參與到這項工作的全過程中，檔案人員往往處于聽呼聽喚的狀態。

⑷參與國有企業資產與產權變動檔案處置工作的人員對相關的法律法規政策不熟悉，對企業檔案所具有的法律價值、經濟價值、社會價值認識不足。《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》是國有企業資產與產權變動檔案處置工作的規范性文件，對如何處置企業資產與產權變動后檔案起圭臬作用。在企業資產與產權變動檔案處置工作中還應遵守《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《保密法》、《破產法》、《會計檔案管理辦法》、《干部檔案工作條例》、《流動人員從事檔案管理暫行規定》等法律法規規范中的有關規定。

3 國有企業資產與產權變動檔案處置中重點工作

3.1 鑒定

對資產與產權變動國有企業留存的檔案進行鑒定的根本目的是實現檔案的優化。要根據檔案處置前后全宗變化，檔案保存價值、使用價值，產權變動后企業的生產經營情況，保管檔案所需的人力、物力、資金狀況，企業人員分流狀況等因素，及時合理鑒定檔案的去留去向，剔除沒有保存價值的、到保管期限的檔案，保留真正有用的部分。資產與產權變動的國有企業應對檔案鑒定工作給予足夠的重視，成立企業檔案處置工作小組，對要處置的檔案，按“隨實體歸屬”、“應進館”、“可銷毀”、“雙方協商”等幾部分區分，盡快完成檔案鑒定工作，及早確定檔案流向。

3.2 確定流向

國有企業資產與產權變動檔案的處置，原則上分類進行：

⑴隨實體歸檔檔案：與企業基建工程和設備儀器相對應的檔案，隨基建工程、設備儀器實體歸屬。

⑵應進館檔案：生產技術管理、經營管理檔案由雙方商定，可移交接收方，亦可隨黨群工作、行政管理檔案移交企業主管部門或寄存所在地國家檔案館。聲像檔案、實物檔案全部進館。

⑶協商處理檔案：產品、科研檔案（其中含專利、商標、專有技術等檔案）按有關政策法規辦理，沒有規定的由雙方商定處理。

⑷可銷毀檔案：已到保管期限的各類檔案和失去保存利用價值的文件材料由原企業銷毀處理。

⑸其他類檔案處置：會計檔案按財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》執行；人事檔案按《干部檔案工作條例》、《流動人員從事檔案管理暫行規定》執行。法律、行政法規有特殊規定的，依照法律、行政法規的規定處理。

國有企業資產與產權變動的形式有多種，因此在實際工作中，可根據資產與產權變動的具體方式，在確保檔案安全完整的前提下，采取最合適的檔案處置方案。

3.3 檔案銷毀、移交、進館環節

資產與產權變動企業檔案管理部門在移交前要清理家底，做好移交檔案準備工作，提供檔案總目錄和分類目錄。要按照檔案流向分別編制銷毀檔案目錄、進館檔案目錄、移交檔案目錄，并做到帳物一致，賬目清晰。

對擬銷毀的檔案應造具清冊，經企業領導人和企業資產清算機構負責人審核，企業主管部門批準，同級檔案行政管理部門備案后，方可銷毀。銷毀檔案需兩人以上監督，并在銷毀清冊上簽字。

移交檔案工作應該由交接雙方的代表和檔案管理人員在企業檔案處置工作小組在場監督下進行，各類檔案目錄一式三份，由交接雙方和企業檔案處置工作小組負責人簽字，分別保存在交接雙方和改制企業主管部門及所在地行政管理部門，以備日后查考，三份目錄具有同等效力。進館檔案的移交方式與此類似。

3.4 費用問題

國有企業資產與產權變動過程中，檔案的整理、鑒定、移交、寄存等工作所需費用，由原企業或接收單位支付，破產企業由破產費用中支付。需要向地方國家檔案館寄存檔案的，由原企業支付、破產企業由破產費用中支付一次性寄存保管費。

3.5 檔案利用工作

檔案的利用借閱工作一般采取“誰擁有誰使用”的原則。

《國有企業資產與產權變動檔案處置辦法》中規定：

國有企業實行承包、租賃的，可以按有關規定查閱利用；承包租賃期間形成的檔案，由承包、承租方按國家有關規定負責收集、整理、保管，承包、租賃期滿，向發包、出租方移交，并擁有使用權。與外商合資、合作的企業，由中方控股、中方管理的，其合資、合作前的檔案屬國家所有，可作為獨立全宗，保存在新企業，供其使用。國有企業的下屬企業與外商合資合作的，合資合作前的檔案屬原企業；合資合作后的檔案需另立全宗，合作期滿終止合同后，檔案由中方保存，可根據外方需要，給其提供復制件。

會計檔案的查閱辦法按《會計檔案管理辦法》中的規定執行。

4 國有企業資產與產權變動檔案處置中的關鍵工作

國有企業資產與產權變動檔案處置工作是國有企業資產與產權變動工作的一項重要內容，涉及面廣，工作量大，需要多方配合，共同完成檔案處置工作。檔案行政管理部門、企業主管部門要加強對企業資產與產權變動檔案處置工作的組織協調，監督和業務指導。資產與產權變動的國有企業，應及時報告企業主管部門和檔案行政管理部門，申請檔案處置事宜。成立由企業分管檔案工作領導人、清算機構有關人員、企業主管部門檔案工作負責人和企業檔案部門負責人組成檔案處置工作小組，負責檔案處置具體工作，研究處理有關重大問題，保證破產企業的檔案得到妥善處置、防止散失。

5 國有企業資產與產權變動檔案處置中檔案部門的具體工作

⑴收集、整理、統計、保管企業在各項活動中形成的全部檔案，清點庫存，做好各類檔案目錄。

⑵做好檔案留存與銷毀的鑒定工作。鑒定工作由企業有關領導和企業資產清算機構負責人、主要業務部門負責人和檔案部門負責人等組成的鑒定小組負責。對擬銷毀的檔案造具清冊，辦理完相關手續后方可銷毀。銷毀清冊永久保存。

⑶按照檔案的去向分別編制移交檔案目錄和進館檔案目錄。并在規定時間按要求完成移交檔案和進館檔案的交接工作。

⑷做好資產與產權變動中形成的文件材料的收集、整理、歸檔和移交工作。

①有關機關或單位的批準文件；

②終止財務決算報告及編制說明；

③財產清理報告書；

④評估立項申請報告及國有資產管理部門的評估立項通知；

⑤評估結果確認申請報告和評估機構出具的評估報告及國有資產管理部門的確認批復；

⑥國有股權管理報告及國有資產管理部門的批復；

⑦資產處置請示及國有資產管理部門的批復；

⑧資產處置結果報告；

⑨協議書；

⑩合同；

?企業章程；

?其它有關文件。

國有企業資產與產權變動中形成的檔案，由形成單位承辦部門立卷歸檔后，向本單位或上級主管單位檔案部門移交。

國有企業資產與產權變動檔案處置工作是一項龐雜的系統工程，涉及到資產和產權變動前企業的權利和權益，涉及到資產和產權變動后企業的基礎工作和后繼發展，涉及到國家、集體和個人三方的利益，需要各級檔案行政主管部門、企業上級主管部門、資產與產權變更的國有企業積極協調，相互配合，拿出切實可行的工作方案，需要企業檔案部門的及時參與和介入，承擔大量的具體工作，需要檔案人員出色的業務能力和職業道德做保障，以確保國有資產在企業資產和產權變更過程中不流失，少損失，確保企業檔案的完整和安全，為后繼企業可持續發展奠定堅實的基礎。