火電EPC總承包項目物資采購管理探析

(山東電力工程咨詢院有限公司，濟南 250100)

0 引 言

國內EPC項目設備和主要材料由總承包商統一采購，貨到現場后由總承包商移交施工分包商進行物資保管和使用。總承包商的物資采購管理工作主要包括采購計劃管理、供應商管理、采買、質量與進度控制、物流和現場物資管理等工作。雖然許多總承包商在采購實踐中積累了一定的工程經驗，建立了規章體系，但在項目執行過程中仍存在一些問題：

(1)設計滯后、設計變更影響采購工作的順利進行，導致設備招標時間的延誤，增加了采購人員與供應商商務談判的難度，提高了增加采購成本的風險。當設備技術要求描述不明確或不具體時，采購人員需要協調設計人員與供應商就未明確的技術事宜反復進行溝通、澄清和確認，不僅增加了采購人員的工作量，也延長了采購周期，同時為供應商今后索賠埋下了隱患。

(2) 采購與設計、施工的信息交流和協調不及時或不順暢，使采購與設計、施工的銜接出現“縫隙”。有些采購人員把主要精力放在簡單的商務流程上，對與設計和施工的銜接重要性認識不夠，或由于缺乏相關技術背景，與設計、施工的信息溝通不夠或存在困難，導致設備材料的采購進度不滿足施工計劃的需求。

(3)投標階段，供應商態度比較積極，但合同簽訂后有些供應商不按合同交貨期供貨，以各種理由和借口延遲交貨，在質量方面不能滿足技術協議要求。在買方提出設計變更時，供應商不與買方積極配合，在價格上提出苛刻要求。

(4)合同簽訂后，設計部門與供應商互提資料溝通不暢，延誤了施工圖的設計進度，也延誤了供應商設備的設計進度。

(5)設備包裝不規范，在裝卸、起吊過程中造成設備損壞，影響了正常的施工進度。

(6)現場倉儲管理力量薄弱、不規范，導致設備丟失、損壞，影響了工程進度。

(7)產品制造質量有下滑趨勢，個別關鍵設備在出廠驗收、安裝調試等階段陸續發現產品質量缺陷，對項目進度造成一定影響。

(8)供應商提供的圖紙資料、質量文件的完整性、深度不能滿足項目要求。

1 EPC總承包項目物資采購管理改進措施

針對上述存在問題，為保證設備的采購質量，確保交貨期，有效控制采購成本，在物資采購管理中應采取以下改進措施：

(1)在推薦供應商環節，總承包需站在整個EPC項目的戰略高度，加強與業主的溝通與協調。

推薦供應商短名單以項目總承包合同確定的分包商備選名單為基礎；發揮總承包商的專業優勢，實行多專業會審。充分尊重業主意見，推薦短名單經業主審核確認，形成最終招標推薦短名單。根據短名單推薦和評標情況需要，開展供應商源地評價工作，確保供應商的資質、能力、業績等滿足項目要求。

(2)加強采購與設計部門的信息交流、銜接和協調工作

設計是EPC項目的龍頭，是制約后續采購、施工的重要因素，也是工程費用投資控制的關鍵。采購人員應與設計人員密切配合，就技術問題、技術澄清和設計變更等做好供應商和設計部門的聯絡協調工作。設計變更將導致設備材料的規格型號、技術參數、供貨范圍、數量等發生變化，這些變化將引起設備材料商務價格的變動，進而影響合同的簽訂或合同的執行。為保護總承包商的利益，設計部門應盡量避免或減少設計變更造成的不利影響。采購人員在合同談判和合同簽訂時應盡量爭取對采購方有利的合同條款。

(3)加強與施工分包商的信息交流、銜接和協調工作

設備到達現場后，采購部門與施工分包商密切協作，做好設備的交接，督促施工分包商加強對設備的倉儲保管和維護，同時做好開箱驗收工作。

隨著工程的進展，由于施工現場各種不可預見因素的存在，會出現漏訂貨、追加設備材料的情況，為保證施工建設的正常進行，采購部應建立應急采購程序，積極采取各種應急采購的有效措施，加強與施工分包商信息的溝通，避免因信息不暢造成設備材料采購延誤，影響了整個項目的工期。

(4)加強供應商的管理

總承包商應建立豐富詳實的供應商數據庫，從設計、采購、進度、監造、工代服務、文檔資料、安全質量、財務等全價值鏈對供應商進行全面綜合評價；通過潛在供應商評審、合格供應商評價及后評價管理手段，動態維護供應商數據庫。建立供應商項目過程評價和信息反饋機制。淘汰履約能力差、設備性能不符合要求、服務差的供應商，確保合格供應商的質量。

供應商選擇時，除關注供應商產品性能指標的滿足程度、交貨狀態、外購及分包要求、交貨期及交貨進度安排等因素外，還要重點關注供應商質保體系和方案、質量控制計劃的合理性、可行性及設備涂裝防腐、包裝及大件運輸方案，特別重視其分包外購件的質量控制。

積極邀請業主參與招評標，采購、設計、工程建設、項目部、監審部門共同參加，評標按照技術、商務、質保、物流分別開展，為每個設備量身打造專用打分表，使得評標更有針對性。定標側重技術因素并實行會議決策制，采用招標領導小組會議形式，確定預中標結果，并報業主批準。

多渠道積累采購經驗，加強經驗反饋，選擇具有豐富工程經驗的供應商，提高對供應商管控能力。

(5)加強設備交付進度的管控

總承包項目設備材料及時交付是項目順利實施、按期投產的重要保障。

從采購計劃編制就開始介入，確保采購計劃為設備制造預留合理的周期，同時關注影響設備交付進度的招標采購進度、設計提資配合、付款、原材料采購、分包與外購、生產制造、試驗等關鍵節點。

為確保設備按時交付，總承包商應建立專門的設備進度控制隊伍，在全國設置區域催交辦公室，形成覆蓋全國的快速催交網絡；通過責任矩陣，確保每項設備的進度均有專人負責跟蹤。

對主機設備進行駐廠催交；對區域內的輔機設備進行巡檢催交。項目部人員發布項目設備動態跟蹤信息及項目現場進度信息，與設備進度控制人員統一工作平臺，及時溝通，發現設備制造進度偏差，及時協調處理。

(6)加強設備制造質量的管控

面對目前國內供應商普遍質量意識不強，部分監造分包商“為了完成監造而監造”的局面，應高度重視設備質量控制工作，提高全員質量控制意識，不斷加強質量控制專業化能力建設。

完善質量管理體系，優選產品質量控制嚴格的供應商，加強設備生產過程中的監造、檢驗。實行全過程控制、分級管理，嚴格執行ITP計劃，加強監造分包商的管理。

總承包商要成立專門的項目監造組，監造組通過監造分包商的選擇、監造大綱(計劃)審核、檢驗試驗計劃(ITP協議)審核簽署、ITP執行監督、監造報告審核、監造巡檢、定期召開監造協調會及監造分包商日常考核評價等多方面對監造分包商進行管控，以確保監造效果。

(7)加強現場物資管理

科學的進行倉儲規劃、實行定置分區倉儲管理，嚴格倉儲維護；安排足夠的有經驗的倉庫管理人員，規范出入庫管理，嚴格執行出入庫制度，建立健全相關臺賬，對驗收入庫設備進行日常管理。

編制工代服務須知、住宿管理規定，全程跟蹤人員動態，確保廠家工代及時到場和人員的安全。

(8)重視文件管理的完整性和追溯性

建立標準化的采購文檔管理制度，加強日常管理。將供應商資料、文件的管理納入質量控制環節，嚴格審查，確保滿足項目要求。

供應商提供的設備資料一般包括圖紙、合格證、檢驗報告、產品說明書、安裝維護手冊等。進口設備需提供報關單、原產地證明、商檢證明等文件。

設備隨機資料在設備開箱后由采購部門負責回收，將供應商提供的設備資料份數與合同約定作對比，對提供資料數量不足的及時通知廠家補供。按照《隨機文件移交管理規定》辦理《隨機文件移交清單》移交資料管理部門，由資料管理部門按《工程竣工移交檔案資料編制規定》進行保管、整理，在機組通過168試運行后移交業主，確保機組順利移交。

2 結束語

在保證安全的前提下，保質量、抓工期、求效益是EPC項目的總體目標，物資采購管理需緊緊圍繞EPC項目的總體目標，加強設計、采購、施工三者的密切配合和銜接，在項目外部，做好與業主的溝通、協調，為項目物資采購工作營造良好的外部環境。在項目內部，切實加強對各分包商和供應商的有效管控，并積極加強與總承包商內部相關部門的溝通與協調。同時，注重提高采購人員的綜合素質尤其是專業技術，構建高效規范的采購運作系統；實現產品優良、運行可靠、指標先進，交付進度與質量滿足項目需求；攜手供應商共同成長；提升客戶滿意度，全面提升EPC總承包項目物資采購管理的水平，增強總承包商的核心競爭力。

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