檔案整理技術的比較研究

趙春苗

摘 要：在檔案整理技術中，不僅僅存在著元數據檔案整理技術，同時也存在著非元數據檔案整理技術，對這兩種不同的檔案整理技術進行必要的分析和比較能夠更好的對檔案整理技術的共同本質和特征進行掌握，同時也更好的將非元數據檔案整理技術發展成為現代檔案整理技術中非常重要的組成部分。非元數據檔案整理技術對環境的適應能力是非常強的，因此，在使用過程也是一種非常實用的整理技術。

關鍵詞：檔案整理；技術；分析

檔案在形成過程中對檔案進行必要的整理是非常重要的，這樣能夠更好的對檔案進行使用，在檔案整理方面也是存在著不同的技術，對不同的技術進行必要的分析，才能更好的找到解決整理過程中存在的問題，同時也能促進檔案整理技術得到更好的發展。檔案整理技術得到發展也能對檔案形成過程進行優化，同時也能保證檔案的保護工作。

1 元數據檔案整理技術

元數據檔案整理技術是西方檔案整理的一種技術，同時也是電子商務平臺出現以后一種非常先進的技術，在進行檔案整理的時候能夠更好的對計算機網絡進行利用，同時也能更好的在技術方面得到發展。在這種特殊的情況下，電子政務系統不僅能夠更好的促進電子文件的生成，同時也能提供電子文件的實體信息和數據，這樣能夠對電子文件生成進行環節的制定，同時，也能提供隱含的環節，能夠保證在這個過程中數據的數據得到更好的利用。在電子政務平臺中發展檔案整理系統，這樣能夠在電子政務的支持下，實現元數據的采集，同時也能將檔案的歷史進行整理，這樣能夠使電子文件實現更好的結合。將電子文件實體進行集合，同時也能對檔案歷史聯系進行記錄，將兩種物質實體進行獲得，能夠構成電子檔案的實體。元數據檔案處理技術是一種非常科學和自動化程度很高的檔案整理技術，這樣能夠形成檔案，也能保證檔案得到更好的保護。

元數據檔案整理技術在電子政務系統中得到了很大的發展，同時在西方和我國都在這個平臺中進行應用的，因此，這樣也使得很多的人認為元數據檔案整理技術只有在電子政務系統中才能得到更好的利用，但是，真實的情況并不是如此，元數據檔案整理技術不僅能夠在電子政務系統中得到更好的利用，同時也能在電子銀行的電子商務系統中得到應用，這樣能夠促進元數據檔案整理技術的發展。人們在工作和生活中為了更好的方便生活和工作建立了很多的電子管理平臺，因此，這樣就使得元數據檔案管理技術能夠在很多的電子管理系統中得到應用，同時也能更好的建立檔案整理技術。元數據檔案整理技術不僅是一個實用性非常好的技術，同時在進行檔案整理的時候應用的范圍也是非常廣的。

元數據檔案整理技術對傳統的檔案整理技術進行了變革，同時，對傳統檔案實體整理技術也進行了更新，因此，元數據檔案整理技術成為了文件實體處理和檔案歷史聯系整理的重要分離技術，同時在進行檔案整理的時候也能不受到電子文件實體的干擾，這樣能夠更好的促進檔案整理進入到多元發展的時代。同時，檔案整理原則也從原來的來源原則發展到了主體和年代多維的歷史原則。元數據檔案整理技術在發展過程中能夠更好的實現檔案整理的多元化發展，同時，在發展過程中也實現了檔案物質實體的雙重構成。

2 非元數據檔案整理技術

在檔案整理技術中，非元數據和元數據是兩個相對的檔案整理技術，在對檔案進行整理的時候，在元數據檔案整理技術之外的數據都是非元數據檔案整理技術的范疇，因此，在對非元數據檔案整理技術進行分析的時候，要對傳統的檔案整理技術進行發展，這樣才能更好的在檔案整理技術方面得到發展，同時也能發展非元數據整理技術的發展。在非元數據整理技術中，包含著以件為單位的檔案整理技術、雙套制檔案整理技術和不同載體的混合檔案整理技術，這樣能夠更好的促進檔案整理技術的發展，同時也能促進檔案管理水平的提高。檔案實體整理和檔案歷史聯系整理在一定程度上是相互分離的，同時，在整理技術方面也是非常特殊的。在檔案整理技術發展過程中能夠更好的從紙質檔案整理完成電子檔案的整理，同時也可以從電子檔案整理完成紙質紙質檔案的整理。在對非元數據檔案整理技術進行分析的時候，存在著一個共同的特點，就是在進行檔案整理的時候實現了將檔案實體整理和檔案歷史聯系整理進行分離的技術。非元數據檔案整理技術在發展過程中，實現了檔案歷史聯系的多元化，同時在整理原則方面也得到了很大的發展，但是，非元數據整理技術在發展過程中也存在著一些問題，對出現的問題進行分析才能更好的促進非元數據檔案整理技術的發展，能夠實現檔案整理技術的發展，同時也能形成檔案信息，這樣能夠保證人們對檔案進行更好的利用。

3 兩種典型檔案整理技術的比較

雖然非元數據和元數據檔案整理技術的技術環境、流程和操作方法有著很大的不同，但它們具有相同的四大特征，并且這兩種檔案整理技術具有著相同的內在結構，完全可以用同一的《檔案整理結構的模型》來認識和解釋它們的機理和過程。或者說，是因為它們具有了相同的檔案整理結構，所以它們才具有了共同特征。所以非元數據和元數據檔案整理技術這兩種看似非常不同的檔案整理技術，其實是同一檔案整理結構的兩種不同技術表現形式。為什么會產生這兩種不同的檔案整理技術形式，或者說，西方為什么采用元數據檔案整理技術，而中國為什么要采用非元數據檔案整理技術，而這是相同的檔案整理原理為適應不同國家檔案實踐條件而產生必然結果。在中國，其實始終存在著兩種不同的檔案實踐和理論體系。一種是，從民國時期開始的“文檔連鎖法”，后來的“文檔一體化”和現階段提出的“文件中心”，與之相應的則是文件生命周期理論；而另一種則是，與文書實踐分離的檔案實踐，在解放后，中國接受了前蘇聯的檔案實踐和“立卷人——檔案室——檔案館”的檔案實踐體制，同時也就形成了有別于西方的檔案學理論。原理、價值和理念要過渡到實踐，就需要技術的中介，由于技術離實踐更近，所以它更要受到實踐的約束，先進的技術并非在哪里都適用，對誰都是具有實用的價值。

在自動化和計算機技術應用的程度上，元數據顯然要高于非元數據檔案整理技術。但在中國發展元數據檔案整理技術，有著諸多檔案界自身無法克服的現實障礙，但只要我們放棄部分元數據檔案整理技術的高自動化要求，那么就可以在不改變檔案工作體制、不需要實現“文檔一體化”、能脫離電子政務環境、不用制定也不依賴“檔案元數據集”的條件下，創造出一種可應用于文書和科技檔案、并適用于紙質文件、電子文件和實物混合的、非常實用的檔案整理技術。所以不要簡單化地根據計算機技術的應用程度，來論檔案整理技術的長短。

4 結束語

經濟和社會在不斷發展過程中，人們對檔案信息的重視程度越來越高，在當今社會，人們對信息掌握的越多就能獲得更多的發展機會，同時也能更好的在市場中得到長久的發展。在信息使用方面對檔案中的信息進行使用是非常重要的。因此，在檔案形成過程中，數據檔案處理技術的發展是非常重要的，這樣能夠更好的保證檔案數據的形成。同時在進行檔案數據整理的時候，選擇何種整理技術要根據實際情況出發。在對檔案整理技術進行選擇的時候，不僅僅會對檔案理論和相關的技術進行影響，同時對檔案事業的發展也是有很大的影響的。

參考文獻

[1]歸檔文件整理規則[Z].DA/T22-2000