企業檔案收集中的若干問題探討

張治霞

摘 要：檔案工作是企業發展中的基礎工作，對于企業的發展具有一定的影響。在企業生產的過程中，對于企業的經營內容以及各項人事資料進行收集和整理，對于企業的發展具有重要的意義。檔案收集是做好檔案工作的基礎前提，是保證檔案工作高效發展的基礎條件。在現階段的企業發展中，關于檔案收集工作還存在一些問題，影響到檔案收集的質量和效率。文章對于企業檔案收集工作的現狀以及影響因素進行了分析，然后提出了相應的解決措施，對于企業的檔案收集工作具有重要的意義。

關鍵詞：企業檔案；收集；推動；對策

隨著市場競爭的日益激烈，企業間的競爭程度逐漸加劇，所以需要不斷的提升核心競爭力，在市場中可以獲取更大的市場份額。在企業日常經營生產的過程中，需要汲取大量的檔案信息，所以需要高效的檔案工作來推動企業的發展。在檔案整理工作中，檔案收集是做好檔案工作的基礎前提，是保證信息資源的有效途徑。所以在檔案管理工作中，應該積極加強檔案的收集工作，豐富檔案信息的多樣性，突出檔案管理的特色，為企業的經營生產創造有利的基礎。

1 企業檔案收集工作的現狀

檔案工作是現階段企業生產中的重要工作內容，對于企業的發展有重要的影響，但是在部分企業中仍然存在諸多的問題，對這些問題進行分析至關重要，主要存在的問題有以下幾個方面。

1.1 歸檔門類不全

隨著社會的不斷發展，企業的生產技術不斷的提升，在生產工藝方面不斷的創新。企業的檔案管理部門為企業的生產提供了重要的信息，所以在信息內容方面應該不斷的豐富與創新。但是在現階段的很多企業中在檔案管理方面不夠完善，歸檔的類別比較單一，只是單純的注重文書檔案的收集，而在技術類檔案方面卻比較少。在檔案的收集方式方面比較落后，對于比較先進的檔案載體應用的不多，缺乏創新性，不利于企業的借鑒參考。

1.2 歸檔文件不齊全、不完整

檔案管理工作應該對企業發展過程中的各種文件進行收集整理，以便在以后的工作有所參考借鑒。但是部分企業對于文件沒有及時的收集，致使檔案材料的缺失，對于平時的簡報、調查報告及統計報表等收集不夠齊全，不利于后續工作的有效開展。

1.3 科技檔案收集不全

科技檔案的收集對于檔案信息的利用率有重要的影響，可以為企業的生產經營提供重要的參考依據。但是企業的科技人員并沒有認識到科技檔案的重要性，對于自己設計的技術資料不愿意交給檔案管理部門，造成檔案的流失。在日常生產中，對于設備的安裝、調試以及更改等技術資料沒有收集整理，致使在后期運行中，實際狀況與檔案記錄不符，對企業的生產造成一定的影響。

1.4 檔案收集范圍窄

除了正常館藏管理范圍內檔案的收集。對以下類型的檔案則缺乏有效收集：

（1）突發事件檔案的收集；（2）實物檔案的收集，如印章、獎章、獎杯、錦旗、題詞、字畫等；（3）口述檔案的收集，如利用重要紀念活動時機，積極收集制作，將原始錄音錄像、現場筆記及說明、記錄人簽名、主述人資料、電子文稿等材料收集齊全；（4）員工民生檔案的收集，如家庭檔案的收集。

2 影響企業檔案收集工作的因素

2.1 存檔意識比較薄弱

在工業企業中，比較重視生產技術的提升，不夠重視檔案收集工作，在檔案收集方面的意識比較淡薄，致使很多相關的檔案資料丟失或者沒有及時的收集，造成檔案資料的缺失。尤其是在部門出現人員變動時，對于本職工作的檔案沒有進行完整的交接，致使檔案資料的丟失。

2.2 人員綜合素質不高

一是普遍缺乏從事檔案工作的專業人才。二是內部缺乏競爭力和活力。“等、靠、要”思想觀念嚴重，收集手段單一，創新意識和自我發展意識不強。工作缺乏主動性和創造性。通常檔案工作者抱著“不求有功，但求無過”的思想，工作中消極被動，致使檔案收集工作長期暈現一種落后狀態。

2.3 檔案管理制度不完善

由于企業對檔案管理工作不夠重視，致使檔案管理部門的人員在行使權力的過程中屢屢受阻，所以檔案管理制度無法有效的執行，由此檔案制度得不到完善。在企業經營發展的過程中，各種檔案資料得不到有效的收集整理，阻礙了檔案管理工作的有效開展。

2.4 廣泛征集的力度不夠

盡管做了很多的宣傳，企業員工的檔案意識還很淡薄，這在很大程度上影響著檔案在企業范圍內的征集工作。在全心全意進行企業建設的同時，檔案工作未能受到同等的重視，致使散存在企業內部的一些有價值的檔案資料未能及時的征集歸檔。

3 加強檔案收集工作的對策

3.1 健全歸檔制度

建立、健全和完善歸檔制度。是做好檔案收集工作的重要前提，也是保證檔案齊全完整的重要條件。歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求三方面的內容。歸檔時應注意：（1）歸檔范圍必須明確完整以免少收或漏收檔案資料。歸檔范圍完整就是指立檔單位形成的各種門類檔案應全部納入收集范疇，全部收集，完整無缺；（2）加強文件管理。為了防止上級各業務部門直接下發到各業務部門有價值的文件材料散失，應制定公文登記制度，即凡是由上級部門下發到各業務部門的文件材料，先由文書部門登記。這樣每個部門應歸檔哪些文件，檔案部門了如指掌；（3）檔案部門必須同有關部門聯系，互相配合，確保歸檔材料齊全、完整、準確。

3.2 提高人員素質

檔案人員的工作態度與綜合素質是影響檔案收集的重要因素，所以應該加強檔案人員素質的提升。改變檔案管理人員的思維意識，認識到檔案收集工作的重要性，提高工作積極性，主動的投入到檔案收集工作中來。只有檔案管理部門的工作人員重視檔案收集工作，才能夠帶動其他部門的工作人員認識到檔案工作的重要性，從而在工作中贏得同事的信任，保證檔案工作的有效開展。

3.3 加強宣傳教育

長期以來，員工對檔案收集工作的重要性認識不足。因而，檔案部門要以各種方式宣傳檔案工作，將收集工作的目的、作用和意義滲透到各個部門。強化企業的檔案意識，引起相關領導對檔案工作的重視。另一方面，檔案工作人員也要從封閉、半封閉的狀態中走出去，宣傳、解釋檔案工作，贏得有關領導的支持，同時還要深入有關部門，及時與他們進行溝通和交流，明確收集工作計劃，研究收集工作中遇到的難題。求得他們的信任和理解，從而使檔案收集工作經常之，不斷深化檔案工作實踐證明，檔案管理制度是否完善和落實，是檔案管理工作能否實現規范化、標準化的三個關鍵因素。

4 結束語

隨著市場競爭機制的不斷發展，企業間的競爭不斷的加劇，為了在市場競爭中獲取更高的經濟效益，企業需要不斷的提升核心競爭力。檔案管理工作是企業中的基礎工作，為企業的發展提供了重要的信息，促進了企業的生產效益。在檔案管理工作中，檔案的收集是基礎，是檔案信息內容是否豐富的前提條件。但是在現階段的檔案收集工作中，部分企業還存在諸多的問題，影響到檔案工作的有效開展。所以文章對影響檔案收集的因素進行了分析，然后提出了解決的措施，對于檔案工作的提高具有重要的意義。

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