淺談如何提高檔案信息自動化系統管理

邱鵬

摘 要：科學技術的不斷發展使得人們的生活和工作發生了很大的變化，在進行檔案管理工作的時候對科學技術進行利用也是非常必要的。以前，人們在進行檔案管理工作的時候通常都是依賴手工進行完成的，但是，在計算機技術和網絡技術快速發展的時期，檔案工作也慢慢實現了自動化，這樣就使得在進行檔案管理的時候如何實現檔案信息自動化系統管理成為了要解決的重要問題。

關鍵詞：檔案管理；信息自動化；措施

檔案信息自動化系統是一個非常復雜的學科，其中應用了很多的學科，因此在綜合性方面非常高，在實現檔案信息自動化的時候并不是能夠通過一個部門來實現的，因此，在這個過程中要各個部門一起合作，在各個環節上都要進行配合。檔案信息自動化系統在不斷發展過程中經歷了很長的時間，而且，在不斷發展過程中，科學技術水平也在不斷提高，這樣就使得設備和技術在慢慢的完善，因此，在進行檔案管理的時候在水平方面也是要進行提高的，這樣能夠更好的使技術水平和管理水平不出現差距。對檔案信息自動化系統進行管理的目的就是為了更好的對檔案信息進行利用，這樣能夠更好的促進企業發展。在加強管理方面，思想意識是要發生改變的，對先進的技術要進行利用，同時對系統的綜合性和統一性發展情況要進行了解，然后進行全面的安排。在管理方面要從實際出發，這樣能夠更好的對自動化系統出現的問題進行解決，同時也能更好的對出現的問題進行分析。

1 提高檔案自動化系統的整體水平

1.1 提高檔案規范化

檔案信息系統在發展過程中存在著很多的問題，其中技術水平方面的問題非常重要，技術水平在進行提高的時候，檔案的規范化程度也要進行提高，這樣能夠避免出現兩者之間差距越來越大的情況，同時也能更好的對檔案信息系統進行發展和推動。檔案管理工作在進行的時候一定要有相應的制度，這樣能夠更好的形成一套非常有效的制度，同時在進行檔案管理的時候也能更好的形成規范化發展。在科學技術水平不斷發展的情況下，檔案信息系統的規范化程度要進行提高，這樣能夠避免出現滯后的情況，避免在檔案信息自動化管理工作中出現矛盾和沖突，在進行檔案信息自動化建設的時候一定要對相關的制度進行規范化，這樣能夠更好的實現系統的集成化發展。檔案信息自動化建設要對整個系統的發展負責，因此，在進行管理的時候要從縱向和橫向方面都達到一定的水平，這樣能夠更好的發揮檔案的作用，同時也能更好的提高系統的綜合能力。

1.2 數據庫建設

檔案信息自動化系統在進行建設的時候要完善數據庫建設，在進行檔案信息工程建設的時候，開發和建設數據庫系統是非常重要的組成部分，同時也是核心部分。數據庫在進行建設的時候是為了更好的利用先進信息技術對資料進行科學的管理和使用，這樣能夠在查找資料的時候更加方便和快捷，同時也能更好的對檔案信息進行利用。建立數據庫系統是一項非常復雜的過程，同時，在進行建設的時候，也是一項長期的工作，這樣在進行建設的時候是一個非常緩慢的過程，在進行數據庫建設的時候，計算機技術人員要和檔案管理人員進行配合，這樣能夠更好的實現數據庫以后的使用效果。數據庫在進行建設的時候一定要保證能夠突出重點，同時在進行建設的時候要保證數據庫能夠更好的綜合發展，這樣能夠更好的對檔案信息進行利用，同時也能更好的實現檔案目錄建設，在進行檔案查找的時候進行索引的時候能夠更好的便捷。

1.3 技術路線的選定

信息技術的快速發展使得現在的技術也在不斷發展，在進行檔案信息自動化發展的時候，要不斷的對新的技術進行利用，這樣能夠更好的提高服務器的性能，同時，也能更好的使數據庫技術和應用技術更加的完善。網絡技術在發展過程中在不斷進行改變，這樣就使得信息在不斷的實現，信息技術的發展是非常快速的，這樣就使得檔案信息自動化系統在技術路線選擇上出現了一些問題，在進行路線選擇的時候，先進的技術能夠更好的實現經濟效益和技術先進性的統一，同時也能更好的使技術路線滿足人們的要求。檔案部門在管理過程中對先進技術的潛在需求是非常大的，這樣就會慢慢出現需求無法滿足的情況，避免出現這種情況，人們在進行宏觀監測的時候要對信息量和使用頻率進行必要的分析，這樣能夠更好的對設備進行使用，同時也能更好的對實際情況進行分析，對技術發展情況進行掌握。

2 管理制度的改進

集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“微機起步”有關。

3 系統建設上的投資管理

目前檔案信息系統的建設需要相當大的資金投入，可以說是檔案部門的主要資金投入點，因此檔案信息系統的建設需要對資金進行良好的利用，特別是管理方面，應該以項目為管理單位，對各項目進行跟蹤考察。可是現在檔案部門在項目方面并沒有一個長期投入發展的項目，而且在項目資金獲取方面也不是非常容易，需要得到很多領導的批文才能申請到，為此，檔案部門的領導大部分精力都是耗費在獲取批文這個過程上，只能有少部分精力投入到檔案信息系統建設上，這樣的局面很難促進檔案信息系統建設工作的發展。應該在檔案信息系統建設資金來源上進行改革，例如開辟綠色通道，減少審批步驟，亦或是開展和社會、企業之間的合作來獲取資金，這些都可以緩解因為資金問題而阻礙檔案信息系統建設的困難。

4 檔案人才管理

檔案信息系統建設是一項現代化檔案管理建設工作，現代化不僅體現在設備、技術和思想方面，檔案人才也是其中的重要內容。優秀的檔案信息自動化系統管理隊伍可以促進檔案信息自動化系統的建設和發展。關于檔案信息化系統操作和管理人才都應該要具備很多要求，像是先進設備的使用，能夠自我學習新的管理技術，除了有檔案管理專業知識還應該要涉獵其他學科的知識，這些要求都比較嚴格，因此對檔案人才的要求也比較高，這也是為了能夠讓檔案人員更好的參與到檔案信息系統建設中來，讓他們能夠勝任這樣的工作。而且除了知識和技能方面的需要，檔案人員的職業道德素養和工作責任心也都必須具備。檔案隊伍的建設還需要加強檔案隊伍管理，對檔案隊伍人員進行調度和配合，以發揮每一個個體的優勢，才能做好檔案信息自動化系統建設工作。

5 結束語

我國檔案管理工作面臨的問題非常多，而且，檔案工作也在不斷的發生著改革，在這種情況下，我國的檔案工作也出現了很大的變化，使其慢慢向著更好的方向發展。在進行檔案管理的時候，要不斷提高檔案管理隊伍的水平，同時在先進的技術和設備方面也要進行更好的利用，這樣能夠更好的使檔案管理人員對檔案工作的處境進行了解，同時對檔案管理工作中存在的問題能夠更好的分析，找到解決問題的方法。檔案信息自動化建設并不是能夠在很短的時間內實現的，在建設過程中要不斷的進行更新和改善，同時對遇到的問題要及時進行解決，這樣才能更好的使檔案信息自動化系統更加的全面和完善。

參考文獻

[1]白錦玲.淺談如何提高檔案信息自動化系統管理[J].科技創新與應用，2012.endprint