淺析企業科技檔案的鑒定工作

郜彥

(北京汽車股份有限公司汽車工程研究院,北京 101300)

淺析企業科技檔案的鑒定工作

郜彥

(北京汽車股份有限公司汽車工程研究院,北京 101300)

本文結合作者從事科技檔案管理多年的實踐經驗,分析了企業檔案鑒定工作中存在的主觀、客觀方面的諸多癥結,并針對癥結,提出做好企業檔案鑒定工作的應對策略。

企業檔案 鑒定

企業科技檔案鑒定工作是一項必不可缺少的，也是不能回避的一個重要環節，但由于方方面面的因素，始終未得到應有的重視。長期以來，其與收集、整理、編目等具體業務相比，一直是個“老大難”的薄弱環節，且處于最為滯后，且總被忽略的劣勢地位。

目前，不少企業的現狀仍令人堪憂。科技檔案鑒定工作尚停留在法規和制度層面，普遍存在“存而不鑒”、“鑒而不銷”的現象。對過期檔案的鑒定銷毀，基本上處于靜止狀態，形成了“只進不出、只增不減”的局面，現已成為嚴重制約企業推進科技檔案信息規范化進程的瓶頸，困擾著企業難以實現科技檔案規范化管理。

1 諸多癥結

1.1 主觀方面

(1)保守思想的影響:檔案安全是檔案工作的生命線。多數企業人員因“保管保險，銷毀危險”的求穩怕誤、消極保守的思想的影響，認為把檔案都保存在庫房中，相安無事，心里就踏實。部分企業領導也認為只要能查到就行，無需鑒定。一些企業雖制定了到期鑒定銷毀制度，但缺乏相應的執行力，導致到期檔案仍繼續存放。由于歷史原因，豐富館藏早就成為不少企業追求的目標，“有文必檔”的思路已很普遍。企業科技檔案管理把主要精力均放在豐富館藏、收集整理、保管利用上，致使一些本不具有查考價值的文件材料也歸檔了。因此，檔案部門需要鑒定的已不僅是到期檔案，還有部分冠以永久、長期之名，卻早已失去實際保存價值的檔案。(2)畏難情緒的顧慮:企業科技檔案多為孤本，屬于不可再生的資源。與其它業務工作的區別在于，鑒定工作結果往往不是科技檔案的移位或保管體系的變化，而是“決定科技檔案的生死存亡的命運”。部分企業檔案員唯恐對檔案價值判定不夠，略有不慎，發生有保存價值的檔案的不當銷毀，造成難以彌補、無可挽回的損失，顧慮承擔歷史責任。畏難情緒嚴重，而放寬了鑒定的尺度，對無保存價值的檔案不予鑒定。加之，部分企業檔案員崗位編制較少、平日工作任務重，無能力對載體多樣、種類繁多的檔案進行再鑒定，在大量積壓的科技檔案中，要逐一進行直接鑒定，畢竟令人望而生畏，致使鑒定工作遲遲無法開展。鑒定在科技檔案管理的各個環節中，程序最復雜，要求最高。是困惑性和疑難性最大的一項工作。它是結合收集、整理、編目等各個環節進行，是牽一發而動全身的關鍵。倘若得以順利地開展，在一定程度上，就意味著對以前整理成果的否定、推翻，會給整個科技檔案的管理流程，帶來了一系列的連鎖反應。另外，鑒定工作使得原整理好的歸檔案卷中，會產生一些需要銷毀的文件，處理的手續也會特繁:(a)拆卷:要從已歸檔的案卷中，將其剔除，并在《卷內文件目錄》、《備考表》中，加以注明。(b)調整檢索工具:對各種檢索工具，需作相應地調整、更改。(c)更改機讀目錄:利用檔案管理軟件，對銷毀檔案進行條目刪除。(3)浮噪心態的驅動:若庫房不緊張，鑒定并不顯得十分迫切。倘若實質性地操作，難度大、責任重且又特繁瑣，費時耗力，勞而無功，難見成效，且顯不出政績。只要庫房儲存容量允許，誰也就不會輕易提出鑒定、銷毀意見了。急功近利的浮噪心態的驅動，使檔案進館前價值的鑒定工作受到忽視，周而復始，鑒定工作愈加被動，負擔會越來越重，逐漸導致惡性循環，也使原本就復雜的進館后檔案的鑒定工作，更日趨復雜化，壓力更與日倍增。(4)效益觀念的缺乏:隨著每年有大量的檔案接收進庫，保管需要多方面的費用投入，如保存空間、裝具、人力等。而到期待鑒定的檔案也有增無減，庫容日趨飽和，促使企業不得不增加投資，以滿足存放需求。由于部分企業缺乏效益觀念，未從長計議，而不計較投入成本，仍認為盡管企業面臨再多的矛盾、困難，但與鑒定失誤相比，責任還是要小很多。鑒定工作停滯不前，只進不出，存而不鑒，鑒而不毀，使大量的有價值、無價值的檔案魚龍混雜，庫存量急劇膨脹。檔案數量無限增長，內容繁雜，出現館藏全而不清、庫存過量，質量低下的現象。不僅降低了檔案工作的效益產出，對人力、物力、財力形成了極大的浪費。也使檔案員和庫房的負擔沉重。終將會導致企業科技檔案慢慢由企業財富，而逐漸地變成了企業的負擔，而拖累著企業的發展。

1.2 客觀方面

(1)需鑒定的檔案量急劇膨脹:伴隨著企業新產品的不斷研發和更新換代，產生的科技文件不斷補充和修改、完善。研發活動的各種變動，而圖紙和文件卻未得到充分、及時、準確地體現。還由于多種原因，使本該鑒定和銷毀的檔案，未得到及時地實施。又因科技檔案隨企業生產經營的變化而變化，不同比例、版本、年代的更新替換后，許多檔案早已無任何保存價值。存檔文件質量不高，形成了庫存量愈加增大，而準確性卻愈來愈低的怪圈。且徒增人力、物力和財力的損耗，并將真正有價值的科技檔案淹沒其中，有害無益。(2)標準缺乏具體的可操作性 :《科技檔案保管期限表》雖是鑒定的標準和依據，但由于受到檔案內容的重要性和獨特性的制約，部分企業劃分得不太科學，許多條款的概括性很強，具有一定的局限性，使檔案員的理解隨意性加大，可操任性減少。在工作實踐中，往往感到現行標準無從下手。(3)法規制度不健全:在我國現行檔案管理法律規章中，沒有關于過期檔案不開展鑒定銷毀應追究責任的條文，致使對檔案鑒定工作指導力度不大，缺乏監管，無制度約束，故部分企業一直未將其納入到檔案管理的計劃之中。少數企業雖有科技檔案鑒定工作制度，但從未曾實施過銷毀，使鑒定工作名存實亡，沒有真正落實下去。甚至有的單位在制度中，還明確地規定了無須鑒定和銷毀。(4)鑒定人員素質不盡如人意:鑒定人員不僅要求有較高的專業知識，具備對企業過去、現在均有較全面的綜合了解，還要對被鑒定文件的性質、背景情況有較充分的了解，才能對文件的現行效用和歷史價值做出比較準確的評估。多數企業檔案員的主要精力均放在科技檔案的收集、整理、提供利用上，而對鑒定工作研究得不深，實踐經驗也不足。鑒定人員的素質參差不齊，缺乏系統的專業性知識，心有余而力不足，苦于無法獨立完成鑒定工作。這不僅影響著鑒定工作的質量，還制約著檔案的現代化化管理的水平。(5)臨時性的鑒定機構難以健全:因企業檔案涉及的內容和專業眾多，時間跨度長，臨時性的鑒定小組雖已成立，但組織結構較松散，難以適應工作要求。加之，部分人員流動頻繁，隨著時間推移，使某些項目往往找不到熟悉情況的人員，在機構和人力上均無法保證針對檔案的準確性，進行有效地鑒定，鑒定工作自然也就無法正常開展。部分企業雖有鑒定小組，但從未曾開展過實質性的工作。甚至有個別企業本來就無鑒定小組的存在。

2 應對策略

2.1 消除顧慮,更新觀念

(1)要更新觀念，與時俱進。不斷強化優化意識、價值意識，轉變“只進不出，多多益善”的思想。要充分認識到:豐富館藏不僅要求數量豐富，更要求的是質量優良。在最低館藏量情況下，保存最大限度的信息量，精煉的檔案，反映全面的真實面貌。(2)應突出重點。集中精力管理和保存最有價值的檔案，樹精品意識，建精品檔案。擯棄“寧多勿濫，寧濫而勿缺”的保守思想，打消不必要的顧慮，因地制宜地開展本企業的科技檔案的鑒定工作。(3)應盡力爭取企業投入。把檔案的鑒定銷毀工作納入企業內控制度，每年按內控流程定期開展對過期檔案的鑒定銷毀工作。在流程中，明確規定各環節人員的工作職責。將鑒定工作納入企業領導的議事日程 ，納入到相關人員的崗位責任制中。逐步完善考核指標，和應承擔的權利和義務，通過程序的合理性、科學性，盡可能地減少人為因素對檔案鑒定銷毀工作產生的風險，促使鑒定工作有序、穩妥地開展。

2.2 制定出臺切實可行的規章制度

為確保有法可依、有據可憑，使科技檔案的鑒定和銷毀有組織、有監督地進行，須逐步建立、健全科技檔案管理鑒定工作制度。要充分依據相關法律法規，科學制定企業檔案鑒定工作制度，并將其納入日常工作程序，作為一項常規性工作來抓，才能做到有章必循，還應根據企業發展和變化，不斷補充和改進。

企業檔案部門應制定出詳細的咨詢表，發放到領導、管理人員和專業技術人員手中，集思廣益，最后制定出操作性比較強的一系列標準，標準應盡可能做到:簡單、明了、可行、穩定。

鑒定工作制度的基本內容應包括三個方面:一是制發科技檔案鑒定的標準文件;二是科技檔案鑒定工作的組織領導;三是銷毀檔案的批準手續和監督銷毀的措施。

2.3 成立精干高效的鑒定小組

鑒定工作小組是承擔科技檔案鑒定工作的臨時機構。在企業領導的支持和組織協調下，建立起一支由各級領導、檔案員、專業技術人員組成的科技檔案的鑒定小組。在人選安排上要按照這“三結合”的要求，經過認真的醞釀和挑選，必要時可選聘課題項目上骨干參加，在征得本人同意后，報請企業領導批準。

其任務是:研究、編制本企業科技檔案保管期限表;定期進行鑒定工作;負責處理已失去保存價值檔案的銷毀。檔案員一定要做好銷毀記錄，填寫《銷毀清單》，鑒定小組負責人簽字后，方可按規定銷毀。

鑒定小組力爭做到層層負責，逐級把關、相互協作，有組織、有計劃、有步驟地定期開展工作，有效地避免鑒定工作的主觀性、隨意性，確保科技檔案鑒定工作準確、無誤地進行。

2.4 加大培訓力度,提升鑒定人員的業務水平

制定針對性較強的教育培訓規劃，組織鑒定人員學習科技檔案鑒定工作的有關規定、主管機關制訂的保管期限表，以及有關科技檔案鑒定的經驗材料，提高理論素質。同時，通過學術會議、專題研討和有計劃地組織課題研究等形式，開展理論與方法的研究，并盡快使研究成果推廣應用。

鑒定人員不僅要求有較高的專業知識，還要具備對企業過去、現在較全面的綜合了解。且要對被鑒定文件的性質、背景情況有比較充分的了解，還要樹立應邊干邊學，在干中學，終身學習的理念，多方涉獵，通過多種渠道吸收多方面的知識，提高自身的綜合素質。掌握專業所需的信息與知識，專業技能和方法，不斷創新工作模式，開拓進取，提高對檔案的鑒賞能力，才能面對紛繁復雜的庫存檔案，對文件的現行效用和歷史價值作比較準確的評估，做出全面、準確的識別和判斷。

2.5 制定出切實可行的歸檔范圍和保管期限表

企業在制定科技檔案的歸檔范圍時，要廣泛征求意見，切忌“一言堂”，防止有文必檔，才能正確地劃分出歸檔范圍。首先要掌握鑒定標準和原則，明確出哪些文件不必歸檔，分別審查全部待鑒定檔案材料。

企業若無《科技檔案保管期限表》，在鑒定前，應以國家規定和有關要求為準則，以本企業的實際工作性質為內容，考慮長遠性和階段性，制定出適合本企業的標準和細則，作為鑒定的主要依據性文件。

部分企業雖已確定《科技檔案保管期限表》，但不夠準確，只能作為參考。則要對其進行認真的研究與審核，以便掌握鑒定標準。對其中不合適的內容，還應按照一定的手續進行修訂和補充，務必使之科學、適用，更加完善，以保證鑒定工作的質量，而不能片面、教條地按照既有規定執行。

在具體工作過程中，對部分利用價值不高的檔案，不能機械地套用《科技檔案保管期限表》。而是根據企業的具體情況和特點靈活掌握，應短則短，降低這部分檔案的保管期限。最后由業務部門主管領導和檔案員共同劃定，才能收到較好的效果。

2.6 統籌協調,密切配合

鑒定工作需占用一定的人力和較多的時間，且要牽涉到各有關業務部門。為既不影響各業務部門的日常工作，又不影響科技檔案的日常管理和利用，在鑒定工作之前，應由檔案部門牽頭。相關部門協助制定計劃:包括需要鑒定的檔案數量、種類、分管部門、工作進度，以及工作中需要解決的困難和問題等。

鑒定小組根據計劃和標準，采用直接鑒定法鑒定科技檔案的完整、準確及系統性，要經過初鑒、互鑒、復鑒過程，對鑒定中有爭議的檔案材料可轉作資料保存，或暫存處理。對通過鑒定，需要剔除的檔案要編制《銷毀清單》，辦理審核、批準手續。

在具體做法上，不能簡單地根據檔案目錄和案卷題名來確定保存價值，而要對卷內的每一份文件進行閱審，且要全面地了解立檔單位的歷史情況和職能活動。若僅憑感覺和經驗，進行判斷和處置，很可能產生誤鑒和錯銷，從而無法鑒定出檔案的真正價值。

總之，為實現企業科技檔案管理的全盤工作規范化任重而道遠。做好鑒定工作，非常重要且又十分必要。需統籌規劃，科學安排，創建良好的內部和外部環境，才能開展實質性的鑒定工作。只有真抓實干，形成全員參與、上下聯動、齊抓共管的局面，且常抓不懈，從而全面提升企業的綜合實力，才能取得事半功倍的成效。

[1] 王學英.淺談企業檔案的鑒定工作.機電兵船檔案,2002(1).

[2] 劉麗萍.企業檔案鑒定工作難以開展的原因及對策.蘭臺世界,2009(1).

[3] 李麗萍.做好企業檔案鑒定工作的思考與建議.山東檔案,2007(3).

[4] 龔宗仁.淺談企業檔案的鑒定、銷毀工作.云南檔案,2008(5).