報紙記到工作影響讀者服務質量研究

侯若菲

(國家圖書館中文采編部，北京100081)

報紙具有出版周期短、信息傳播速度快、信息容量大、覆蓋面廣和連續性強等特點。報紙新聞實效性強、觀點新穎突出，深受社會各界的關注與喜愛。做好報紙管理與服務，使其能夠更有效地實現圖書館的資源共享與信息傳播的作用，是圖書館的一項重要任務。報紙記到是報紙管理工作中的一個必要環節，該項工作完成的好壞直接影響到報紙的采訪、編目，直接影響到報紙的典藏、排架、流通和裝訂等各項工作能否順利進行。因此，報紙記到工作是圖書館管理工作不容忽視的一個工作環節。

1 圖書館報紙記到工作

1.1 報紙記到工作的程序

記到是連續出版物特有的一種驗收方式。報紙到館后，為了保證連續出版物的完整性，及時發現缺期報紙并及時補缺，采用記到的管理方法。日常的報紙記到驗收，是由專門的工作人員對各種渠道送來的報紙進行再分配、記到上架、分流上架，以最終入庫收藏。每日報紙記到驗收的主要工作內容有:(1)簽收當日報紙。通過郵局發到館內收發室的報紙是二次分配報紙，尤其是報社掛號郵遞的報紙需要準確投遞到相應部門，為了避免二次投遞的差錯，工作人員必須按照掛號的條碼進行核對登記，避免遺漏或者錯收。(2)拆包核對報紙。核對當日送來報紙的刊名、期數、份數、版數等相關信息，如果發現有報名、開本等變化，要及時通知編目人員，以便及時更改報紙編目相關信息;記錄當日報紙缺失信息，以便及時聯系郵局報社出版發行公司進行補報;報紙驗收時應采用即時驗收法，即報紙一經送到就立即開展驗收工作，核對相關信息，確認無誤后簽收。報紙記到工作是圖書館報紙采訪工作的一個重要環節，是對到館報紙進行驗收的第一個關口。

1.2 報紙記到方式

1.2.1 手工記到

工作人員核對每一種報紙實體，將每一期報紙的期號以卡片列出的月日表格形式，采取手工逐日記到。手工記到工作人員，必須全面掌握每種報紙的出版規律，熟悉卡片目錄的采訪信息。報紙的手工記到采用手工卡片操作，工作人員要對每種報紙進行逐種登記驗收，可及時發現缺漏報紙的情況，及時督促郵局和報社盡快補齊所缺報紙。記到的工作做得細致，直接關系到報紙完整性收藏和讀者利用。工作人員核對報紙與卡片，容易在第一時間發現報紙的變化情況，例如報名的變更、出版頻率的變化以及出版周期的變化。手工記到人員要時時注意頻率變化。一旦發現變化，要提交采編人員對書目數據進行維護更改。

1.2.2 計算機記到

計算機記到，是指將報紙采訪數據和編目數據存放在專門的數據庫中，軟件中有專門的記到、編目、裝訂模塊。可以對每日報紙進行登記記到，還可以對合訂本報紙和入庫的報紙進行記到，關鍵是館藏記錄的掛接。工作人員按照裝訂的要求規則，將需要長期保存的報紙，在日記到的基礎上，將指定卷期合并成一個整體，形成館藏單位進行典藏。報紙裝訂合訂本要根據報紙開本大小和年卷期號順序整理，并按照一定厚度分合訂本，并貼條碼，然后進行計算機數據掛接。對缺期的報紙、缺頁、破損的報紙，在送裝訂前都要進行處理，標明。對裝訂的合訂本中，將多個單冊混裝在一起的要進行拆裝，按照書目數據信息進行單冊整理掛接，只有全面完成整理、符合裝訂要求時，報紙才能下架送裝。報社郵寄來的合訂本要根據年度出版量以及報紙的版面數量進行驗收，并在確定裝訂本的厚度后進行合訂本的數據掛接。報紙的書目數據在裝訂前，采用臨時記到條碼代替館藏標志，裝訂后的合訂本作為正式館藏。因此報紙的合訂本的信息作為唯一的條碼號，要連接書目數據，在報紙書目數據上著錄合訂本的年卷期，以此作為送裝訂的唯一信息。

1.3 報紙記到中的相關問題

報紙記到工作中，我們可以在第一時間發現報紙外在的變化，比如報紙開本大小的變化、報名的變化、報紙增刊的情況以及報紙出版頻率的變化，也可隨時發現報紙缺期缺版。這些都成為我們及時與采訪、編目人員溝通的主要內容。以下根據日常工作時間，舉例說明幾種報紙的這類情況。

例如，《北京科技報》經歷了多次的更變，直至徹底停刊。該報最早的前身是1954－1966年出版的《科學小報》。1978年3至6月出版了6期作為試刊，1976－1989年，更名為《北京科技情報》。該報分前后兩個階段1978至2007年12月31日為前階段;2008年1月7日至2011年6月27日為后階段。該報的開本是1978至1988年的38cm;到1989至2007年9月，開本更改為56cm。通過總期號的記到，發現自2007年開始，《北京科技報》與《北京科技報·新廣播》交替使用總期號。該報的出版頻率還一直在變:1978－1980年，每周二期;1981－1984年，每周三期;1985－1987年又改回每周二期，1988－1998年，再度改回每周三期，到2003－2011年6月27日停刊前，變成周報。《北京科技報》的副刊也隨著時間改變而改變。1981－1984年，出版的是《北京科技報·中學版》;1985－1987年為《北京科技報·初中版》《北京科技報·高中版》。

這些變更毫無征兆，有的可以在報紙一角看到更版更名啟示，而大多數是沒有特別聲明的。記到人員要以高度的認真負責的工作態度和責任心，在第一時間發現，在第一時間解決。對于報名更改和報紙頻率的變化，要及時通知編目人員進行數據更新;對于報紙的缺藏，應及時與郵局、報社溝通，催補。

2 報紙記到工作與其他管理工作的關系

2.1 記到工作和采訪工作的關系

報紙的記到工作與報紙的采訪與編目工作的密不可分。報名更變、郵發代號、報紙開本變化，記到工作人員要有詳細記錄，并要及時反饋給編目與采訪人員，以便采訪也編目人員可以及時地訂購。同時，采訪人員在訂購報紙的時候，能夠發現報紙來源渠道的變化。一些報社因為原來的郵購方式改變或其他原因，為了薄利多銷，更改為自辦發行。這類報紙需要由報社直訂，采訪人員應及時將這一信息傳達給記到工作人員，這樣記到工作人員在發現報紙缺藏時，就可以與報社直接聯系，進行補報。

2.2 記到工作和編目工作的關系

報紙屬于連續性出版物，需要對編目數據維護。報紙編目數據維護的許多信息來源是報紙的記到工作。記到人員將發現報紙的更名、改版、出版頻率變化以及創刊、停刊、增刊等大量有價值信息反饋給編目人員，由編目員在與報社取得聯系確認后，對該報紙數據進行維護更新。同時，編目人員在發現報紙創刊、停刊、更名、出版頻率變化時，要在第一時間通知相關的記到工作人員，讓記到人員心中有數，密切關注報紙的變化，在記到卡上做出標記。

總之，要根據實際情況，不斷地更改、維護采訪數據、編目數據、館藏數據，保證報紙數據的完整性，以便于讀者服務和館藏管理。

3 記到工作與讀者服務的關系

3.1 讀者的需求

傳統意義上圖書館的管理，工作重心是在“藏”，而在信息時代的今天，圖書館工作的重心不再僅僅是“藏”，圖書館要以服務為主導。從采訪到編目，從基礎的記到上架典藏的工作，都是為讀者的閱覽服務。讀者查閱報紙，首先要知道圖書館是否有此種報紙，其次要知道所需要的年、期、卷、日的報紙是否到館。在手工條件下，無法讓讀者看到報紙在加工流程中的情況，而在計算機網絡環境下，通過服務平臺，能夠讓讀者看到圖書館文獻加工過程的情況，便于讀者使用。

3.2 記到工作是讀者服務的保證

圖書館的采編工作采用計算機管理后，讀者可以通過網絡平臺看到書刊報的登到信息，例如報紙卷期冊數、報紙的典藏、開本大小、報紙的缺期情況等。工作人員準確無誤地將報紙的卷期、缺期情況都在書目記錄中反映出來，讀者在報紙進入流通環節前獲得相關信息，更好地把握使用的時間。采用計算機管理和記到管理后，方便了讀者閱讀以及內部管理工作，但對質量的要求更高，一旦發生錯誤，錯誤信息的傳播要比手工錯誤信息的傳播造成的危害大得多。因此書目信息的準確性是關鍵，工作人員必須確保每一個業務流程的準確、快捷，保證讀者的檢索和使用。

3.3 讀者如何利用記到信息

圖書館按照讀者閱覽需要，將所收藏的報紙進行分類編目。報紙記到是將每日、隔日、每周、定期的報紙登記在冊，以便讀者使用。讀者查閱報紙記到信息有幾種方式:(1)讀者可以通過圖書館的OPAC檢索系統，直接查閱每種報紙的書目信息，并通過書目信息看到記到信息。(2)許多圖書館有電子觸摸屏報紙閱讀器，凡圖書館訂購的報紙，每日可以直接收到當日的新報紙。因此，讀者習慣使用電子屏報紙閱讀器，可以每天直接在電子屏報紙閱讀系統的目錄中，查看記到信息。此記到信息，一般是由軟件系統自動生成的，一般不需要人工干預。(3)圖書館具有各種類型的報紙數據庫供讀者使用。這些網絡數據庫，一般情況下是通過遠程或者鏡像方式向讀者提供服務，如果是聯機的報紙數據庫，讀者要根據數據庫的目錄系統查閱報紙的記到信息。讀者查閱報紙信息要通過三個或三個以上渠道查閱報紙記到信息，還是不夠方便。為方便讀者，圖書館應實現所有目錄信息一站式服務。以國家圖書館文津搜索為例，已經把館藏所有書目信息、數據庫信息的書目全部整合，讀者可以做到一次性檢索，獲得所有目錄信息。

總而言之，圖書館的各項業務工作都是以滿足讀者需求為目的的，記到工作看似平凡簡單，卻直接影響到讀者閱讀需要。

［1］史鴻雁.淺談現刊記到［J］.科技情報開發與經濟，2006，16(7):78.

［2］范曉珍.期刊驗收記到工作中出現的問題及對策［J］.晉圖學刊，2010(4):63－66.

［3］翟雪芬.淺談期刊記到工作［J］.科技情報開發與經濟，2010，20(17):118－119.