新形勢下農業科技檔案管理的現狀與思考

湖北省農業科學院糧食作物研究所 黃鉞

新形勢下農業科技檔案管理的現狀與思考

湖北省農業科學院糧食作物研究所 黃鉞

農業科技檔案是在農、林、牧、漁各業的生產技術活動中形成的檔案，農業科技檔案種類繁多，綜合性較強。包括種子檔案、作物栽培檔案、植物保護檔案、林業檔案、畜牧檔案、水產檔案及農業生態環境和農業區劃檔案等，其檔案的形成分布在每個學科的科研過程中，包括研究準備階段、研究試驗階段、總結鑒定驗收階段、成果申報及推廣應用階段等。農業科研檔案具有可塑性、復雜性、成套性和周期性長等主要特點，因此，農業科研檔案的收集整理編研要求科技人員和檔案管理人員相互協作形成統一整體，完成科技檔案全面、完整、系統、規范的管理，為科技檔案綜合開放利用提供堅實的技術基礎。

1 新形勢下農業科技檔案管理的現狀

1.1 農業科技檔案管理重視力度薄弱

檔案學科本身在社會認知層面就存在“先天不足”的問題，過低的社會關注度與相對“冷門”的學科定位使檔案學科在整個社會實踐領域的影響力不足。一些農業科研單位重點關注項目的立項驗收報獎，對后續科研資料系統化歸檔、科學編研不夠重視；多數檔案人員身兼數職或非專業出身，部分檔案人員本身也因檔案工作的“零關注度”，往往希望能有更多的精力和時間投入到其他能受到重視和體現個人價值的工作中去，導致農業科技檔案管理邊緣化。

1.2 農業科研材料分散化、完整性差

近年來，我國科研體制發生了一系列變化，尤其在科研資源配置上，相當一部分科研院所把科研工作者對外爭取到科研立項數量和科研經費多少作為科研工作評價與年底各項績效考核的硬性指標，并將此與個人利益和職稱晉升掛鉤。在這種大形勢下，每年立項和結題的課題數量越來越多，項目經費數量越來越大，與此同時結題項目檔案質量卻滑坡明顯。

（1）目前科研體制下課題組為自身生存往往擁有多個項目同時在研，項目周期長，人員組成多，形成的原始材料數量繁多，種類繁雜而且分散于各個項目組成員間。部分科技人員缺少檔案意識，在工作中產生的第一手技術資料沒有交到檔案人員手中，檔案人員也沒有及時催交，導致部分技術資料流失，造成檔案資料收集不全。

（2）作為農業科研檔案形成中的關鍵技術材料，也就是第一手材料,都發生在田間地頭，如雜交配組、各種類型的試驗記載本等，這些原始的記錄真實地反映了某成果的家族史及其來龍去脈，是成果重要的見證，因各人分管各人試驗，各人手持一本，沒有專人管理，發生損壞或丟失現象，失去了憑證作用，十分可惜。

（3）有些科技檔案中項目申報的請示、報告或上級的批復等重要文件都沒有放在科技檔案中，而是存放在文書檔案中，這樣也不利于科研檔案的連續性和完整性。

（4）隨著國家對農業的高度重視，農業單位被定性為公益性事業單位,國家不斷加大對農業科研項目的投入力度；同時提倡大項目、大協作的背景下，鼓勵校企合作、產學研結合、院企合作等，共同申報項目，轉化科技成果，這些項目涉及學科多、領域多、單位多、人員多，要形成完整性強、質量高的檔案難度非常大。

1.3 歸檔材料中復印件增多

現在，由于成果申報、課題報獎時必須向有關部門上交原件，而原件數量有限；幾家單位或企業共同申報大項目或成果時，往往都只有牽頭或主持單位才保存有完整的檔案，而其他協作單位的檔案是不完整的或只有復印件的，這也不符合科技檔案管理的規范和要求。

1.4 科研檔案管理缺乏辦公設備

目前，隨著國家對農業科研投入增加，農業科研環境有了極大改善，經費充裕，各農業研究單位通過政府采購都購買了科研所需的大型設備，也配有計算機、打印機、掃描儀等現代化辦公設備，但這些先進儀器設備并沒有運用到科研檔案的管理工作中。

1.5 農業科技檔案綜合開發利用深度不夠

大多數單位的農業科技檔案只限本課題內部查找使用,各課題之間都是保密的,加上檔案自身具有一定程度的保密性,從而形成一個個“信息孤島”。科學技術的發展是連續的社會活動，科學研究需要對已有的科研成果進行參考、借鑒，避免重復性、相似性研究，以期在同類科研活動中減少人力、財力、物力的極大浪費，檔案人員往往忽視了這一點，沒有對農業科技檔案進行開發利用，更沒有走出門去為社會提供服務。

2 信息化時代下農業科技檔案管理的思考

互聯網和其他介質的有效互相融合貫通是科研人員和科技檔案管理者收集開發利用檔案信息的主要技術手段，以此為基礎重構農業科技檔案管理新模式。

2.1 健全科研檔案管理機制，完善農業科技檔案內容，實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

（1）明確綜合檔案室、科研管理部門及各課題組兼職檔案人員的職責，自上而下的形成檔案管理網絡。

(2）提高各課題組兼職檔案人員專業素質。現階段，兼職檔案員都由學歷高、科研業務能力強的科研人員擔任，他們熟悉網絡技術、計算機技術而忽視了檔案的專業培訓，采取“請進來”（專家講課）、“走出去”（外省或外單位進修交流）等多種方式，提高他們檔案基礎知識的學習和交流，開闊視野，使他們盡快成為復合型人才，以適應即將到來的檔案信息化建設。

（3）規范并完善科研檔案的管理制度，考核實施情況。科研檔案管理包括歸檔范圍、保管期限、檔案接收、整理、保管、借閱、統計、保密、鑒定、銷毀相關環節，年終將檔案質量檢查情況、歸檔完整率等納入課題組績效考核、個人考核、年度獎金發放等掛鉤，從而確保制度的有效落實。

2.2 農業科技檔案的數字化建設

目前，我國傳統科技檔案管理的標準規范相對健全，但數字環境中，這些標準規范需要重新審視，相當部分的標準規范需要按照信息化環境的要求進行調整。同時，實時歸檔、技術覽定、存儲管理、載體轉換、權限控制、數據遷移、實時發布等大量新型業務內容，都需要新的標準規范進行支撐。雖然我國已經制定和正在制定一些檔案信息化標準規范，但是從總體上講，標準制定相對滯后，數量偏少，分布分散，核心標準規范的研發相對薄弱。此外，有些標準由于宣傳貫徹力度不夠等原因，其實施情況參差不齊。盡管如此，檔案信息化仍是發展趨勢，我們仍應根據農業科研的條件和特點做些準備，適應未來檔案事業發展需要。

（1）農業科學研究有其自身的特點，它的大部分科研活動都是在田間地頭手工或實驗室里完成的，它們都是用鉛筆寫在專門設計好的記載本上的，所產生的大量原始數據都有著重要的憑證作用，這部分原始材料必須是紙質版和案卷形式來保存的，但也應按照不同類型的記載本進行著錄，通過電腦來進行檢索。

(2）其他在農業生產和研究中產生的科技材料應該實行歸檔內容的“兩套制”，電子文件與紙質文件的“雙軌制”。即紙介質與磁、光介質2種文件一起歸檔，形成內容相同的2套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。

(3）編制農業科技檔案檢索工具。其一，以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件。

2014-09-07）