水利科技查新委托存在的問題與建議

張玉燕，張凌曉

（山東省水利科學研究院，山東 濟南 250014）

科技查新是科研項目在進行立項、成果鑒定申報獎勵或者基金、專利申請等方面為有關專家在評審、評估、驗收、轉化時提供的文獻依據，科技查新的流程一般包括受理、檢索、撰寫、審核、交結、復審等六大程序。受理程序是查新工作的第一環節，是查新委托人表達查新意愿并以委托單或者合同的形式進行約定的過程。為確保這一過程順利進行，筆者根據多年的工作經驗，總結了在水利科技查新過程中常見的一些問題，并提出幾點建議，以供參考。

1 存在的問題

1.1 查新資料不完備

對于一個查新委托項目，需要項目委托方提供一些背景資料便于查新人員盡快、全面地理解和掌握項目研究情況。但項目委托人在向查新機構進行查新項目委托時，往往不提供完備的項目背景資料，僅憑幾個查新點就要求查新機構盡快查新。項目背景資料主要包括立項申報材料、可行性分析報告、課題報告、專利說明、測試報告等能夠說明或者描述課題項目的一些資料。查新人員需要通過解讀這些背景資料對委托項目有一個全方位的認知，以便順利、及時地進入查新流程。

1.2 查新時間不充分

科技查新是一項信息深加工工作，過程比較復雜，需要檢索大量相關文獻，并仔細對其進行分析、比較后得出一個相對客觀的結論。但委托人在進行項目委托時，總是急于取得科技查新報告，不能保證充足的時間進行查新。由于時間緊，任務急，很難確保查新質量。

1.3 查新合同填寫不確切

1）內容填寫不完整。委托人在進行水利科技查新委托的時候，往往忽視聯系方式的填寫，沒有聯系人或者所填聯系人對委托課題的技術內容不了解，合適的項目聯系人也是影響查新質量的一個重要因素，可以幫助查新人員全面、如實地了解項目所涉及的背景、內容、技術路線、工藝流程等。另外，在國際查新合同中也經常出現沒有英文翻譯的情況，正確的英文翻譯有助于查新人員順利進行外文檢索。

2）查新點提煉不確切。查新點是指需要查證的科學技術要點，即項目委托人自我判斷的新穎點，體現該項目新穎性的全部技術創新點，是從所委托項目的技術要點中提煉的實質性核心內容，是該課題中對某項技術、設備的主要創新、改進、提高，應當突出該課題與其他文獻的不同點。查新點的準確提煉是關系到查新工作順利進行的重中之重，但是委托人往往忽視了這一問題的重要性，較為常見的問題：一是羅列課題或項目中的全部技術要點。把報告中所有重要的或者基本技術內容全部作為查新點，甚至把創新點的提煉任務全部交給查新人員，致使無法順利展開查新工作。二是運用短語式語句。把幾個短語式的詞句堆在一起構成創新點，缺乏完整的、清晰的、條理的語言論述。比如：“一機多功能”“多用途”等，沒有列出具體的功能和用途；再如短語組合式的內容，如“土壤含水量和土壤溫度現場巡測存儲+固定式墑情監測無線傳送組網+節水灌溉測量與控制”，這種填寫方式不符合查新要求。三是創新點的表述沒有涉及具體的技術或工藝。有些委托合同填寫創新點時較多地運用宣傳性、商業性、廣告式、口號式的詞語，沒有涉及該項目的關鍵技術或者重要技術，沒有實質性的內容，無法確切地把握、表述項目的重點、要點。例如“多管齊下，優勢互補”“緊抓要領，有的放矢”“進行了系統總結”“提出了指導性建議”等表述方式。四是創新點避重就輕，籠統寬泛。對創新點的描述、整理過于簡單、寬泛，幾個問題合而為一，一概而論，不能清晰、正確地逐條表述創新要點；或者是喧賓奪主，對非重點內容進行大篇幅描述，卻對重點輕描淡寫、一筆帶過，干擾了查新人員的檢索思路以及檢索策略的制定。五是合同受理后反復修改創新點。委托合同受理后，查新工作已經開始進行，但有些委托人卻又重新提出創新點。查新工作是根據委托合同的創新點去制定檢索策略的，委托人如果改動查新點就有可能意味著前期查新工作全部作廢，造成工作被動。

3）關鍵詞不恰當。關鍵詞應當體現項目研究內容的主旨，要覆蓋項目的創新點，具有悟義性，在項目中有著明確的出處，并應盡量采用《漢語主題詞表》或各專業主題詞表提供的規范詞。科研人員對所委托項目的專業技術應當了解，比較容易填寫，但基于讓查新人員查不到的想法，反而填寫一些自造詞或者多個詞語堆砌一起的短句，對關鍵詞把握不清。

4）項目技術要點內容過于簡單。查看項目技術內容是查新工作人員對該課題進行全面、概括性了解和掌握的途徑。有些合同在進行技術要點的論述時，只論述課題的立項原因或者存在問題等，沒有對該項目的重要技術、關鍵技術進行必要的概括性描述。

2 建議

2.1 熟悉查新流程，確保查新時間充足

查新工作需要委托方和查新人員共同合作完成。查新委托人在委托查新時應提前和查新機構進行溝通，熟悉查新流程，盡量提前做好查新準備工作，與查新機構簽訂合同并確定查新時間，盡量提供完備的查新背景資料以保證查新工作順利進行。委托合同受理后盡量不要隨意改動查新點，查新點改變意味著檢索策略也要改變，所檢索出來的文獻也不相同。另外，盡量提前委托，確保查新工作能有充足的時間進行，這也是保證查新質量的一個重要前提。

2.2 重視合同填寫，確保查新質量

委托合同的每一項內容對查新工作的順利進行都起到不可或缺的作用。正確填寫委托合同非常重要，特別是技術要點和創新點的填寫，是順利開展查新工作、確保查新報告質量的關鍵。技術要點盡量包含該項目的技術領域，解決的技術問題，技術方案，實施效果與主要用途，以及與其他類似項目在目標、內容、方法以及研究水平等方面的相同點和不同點，可以引導查新員進行檢索、識別和判斷。創新點要少而精，不要把項目的一般性技術列為查新點，主要填寫該課題中的創新、改進、提高，或采取的新工藝、新方法，應運用簡潔的語言逐條地描述清楚。主題詞不能使用自創或撰改的詞語，盡量避免使用生僻、復雜的詞匯，要提取該課題所在專業的技術術語，基本用語，概念明確、專指度高的詞語。

2.3 加強相互溝通，確保查新工作順利進行

查新人員和查新委托人之間的有效溝通是保證查新質量的重要環節。由于查新人員接觸所委托查新項目的時間有限，短時間內不可能完全掌握項目的研究內容，需要和委托人進行溝通，通過項目委托人的解釋和闡述，及時、準確、全面地了解和把握所委托項目的研究內容，有利于查新工作及時、順利進行。

3 結語

正確受理水利科技查新合同是查新工作的首要環節，查新委托合同的完備性、準確性是順利展開水利科技查新工作的基本條件，因此委托人在填寫委托合同時盡量按照要求仔細填寫，以避免不必要的麻煩，積極配合查新人員順利完成查新工作，便于快速、準確地獲取科學、客觀的查新報告，也是保證水利科研項目順利通過驗收、鑒定、評獎等的一個重要條件。