談招標代理機構(gòu)的風險管理

靳 攀

(山西中量工程招標代理有限公司，山西 太原 030002)

談招標代理機構(gòu)的風險管理

靳 攀

(山西中量工程招標代理有限公司，山西 太原 030002)

分析了招標代理機構(gòu)在政策變化、招標形式改變、工程招標流程等方面存在的主要風險，并提出了深入研究相關(guān)法規(guī)、規(guī)范作業(yè)流程、有效控制財務管理等完善管理體系的相關(guān)措施，以提高招標代理機構(gòu)防御風險的能力。

招標市場，風險管理，工程管理，競爭

0 引言

現(xiàn)如今，招標代理機構(gòu)的數(shù)量呈現(xiàn)逐年增加的趨勢，面對日益激烈化的市場競爭，相關(guān)政策也在不斷的變化。要想在市場中立于不敗之地，就要加強機構(gòu)自身的風險防范意識，提高自身競爭力，只有這樣才能在如此激烈的競爭中站穩(wěn)腳跟。

1 招標代理機構(gòu)中的主要風險

1.1 外部風險

1)政策的變化所導致的風險。

在以往，招標人選擇招標代理機構(gòu)采用的是自主選擇的辦法來進行的。招標人從招標市場中選出一些優(yōu)秀的代理機構(gòu)，將它們列入名冊。招標人根據(jù)各企業(yè)的綜合能力，從名冊里確定有類似業(yè)績及服務能力的招標代理機構(gòu)作為特有項目招標的代理機構(gòu)。但由于政策的變化，國家出臺了一些相關(guān)管理辦法，這樣一來原有的招標機制在一定程度上發(fā)生了很大的變化。使原有的自主選擇確定代理機構(gòu)變?yōu)榫C合比選選擇代理機構(gòu)，使得代理機構(gòu)競爭更加激烈，導致部分招標代理機構(gòu)業(yè)務下滑。

2)招標形式的改變。

隨著科技日新月異的發(fā)展，很多招標單位采用了電子招投標的方式來進行招標。相關(guān)部門對該種形式的招標表現(xiàn)出了前所未有的重視，單從這一方面來講，在很大程度上電子招標得以推廣。該招標方式不但在一定程度上完善了社會監(jiān)督機制，還在規(guī)范相關(guān)管理標準方面發(fā)揮了極其重要的作用。隨著這種招標方式的實施，傳統(tǒng)工程招標方式逐漸被取代，這直接導致了招標代理機構(gòu)業(yè)績減少。

1.2 內(nèi)部風險

1)在工程招標的流程上存在風險。

按照國家招投標的相關(guān)規(guī)定，招標代理機構(gòu)在進行工程招標的時候，要遵循一套科學系統(tǒng)的招標流程。一般來講，相關(guān)流程是這樣的：簽訂招標代理委托合同→根據(jù)業(yè)主的實際需要為業(yè)主制定出一套完整的招標方案→編制招標文件→發(fā)布招標公告→發(fā)售招標文件→組織現(xiàn)場踏勘(根據(jù)項目需要)→投標預備會→編制遞交投標文件→組建評標委員會→組織開標、評標→確定中標人、發(fā)放中標通知書→簽訂項目合同。但從實際情況來看，在招標流程中的任何環(huán)節(jié)都可能發(fā)生突發(fā)狀況。例如業(yè)主與招標代理機構(gòu)簽訂了合同以后，由于類別不同的原因，部分業(yè)主對招標的詳細流程不甚了解，有的雖然說具有一定的理論知識，但是對實際工作缺乏了解。一些業(yè)主甚至還提出了諸如減少招標公告時間這種問題。招標代理機構(gòu)如果在處理這種問題的時候不夠謹慎就很有可能給業(yè)主帶來困擾。

2)工程項目招標中的財務風險。

由于種種原因，相關(guān)工作人員和業(yè)主的溝通較多，但在招標代理機構(gòu)中，部門之間的溝通卻越來越少。進而導致了工程相關(guān)資料丟失的現(xiàn)象發(fā)生。由于資料的丟失，單位的資金回收和財務上，不能得到很好的銜接，造成了收入減少的現(xiàn)象出現(xiàn)。

3)服務質(zhì)量帶來的招標代理風險。

招標代理機構(gòu)是有著較強專業(yè)屬性的第三方中介服務組織，需要具體的項目負責人有較高的綜合素質(zhì)，首先是要對整個招標工作的專業(yè)知識有系統(tǒng)的了解，這包括專業(yè)的知識和與此相關(guān)的各項法律法規(guī)；其次還要對目標任務盡可能詳細的了解，并可以和業(yè)主進行有效的溝通。招標代理的業(yè)務范圍往往涉及房屋建筑、市政道路、化工能源等各種各樣的工作類別，在工程中的任務類型包括勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工、設(shè)備采購等等各個環(huán)節(jié)。相關(guān)工作人員要對于各個環(huán)節(jié)的情況有一個基本的把握，除了國家規(guī)定的法規(guī)，對于一些地方政府的法規(guī)文獻，招標代理從業(yè)人員也要及時學習，提高對異議的處理能力。招標代理作為工程招標過程中的中介服務組織，在整個項目的進程中具有承上啟下的作用，一方面要盡量在整個招標過程中維護好業(yè)主的利益，找到最合適的投標人。另一方面，還要處理好和投標人之間的關(guān)系，投標人作為工程的另一個主體，需要招標代理在招標過程中對投標方的疑問進行詳細的解釋。招標人和投標人之間是否能夠順利的進行合作，與代理的工作密不可分，招標代理要盡量處理好關(guān)系，避免引起合作過程中的糾紛。

4)招標代理機構(gòu)業(yè)務人員違背道德的風險。

招標代理機構(gòu)在招標過程中起到承上啟下的作用，既需要和業(yè)主接觸，還需要和投標方接觸，因此難免在過程中會掌握雙方的商業(yè)機密，這對于招標代理工作人員的道德水準提出了考驗。許多招標代理機構(gòu)經(jīng)受不住利益的誘惑，與投標人進行私下里的暗箱操作，通過對于投標人的推薦和評委的指定使得整個招標過程向著某一個固定的投標方傾斜，招標代理經(jīng)常會面臨這種道德的考驗。

2 在工程招標代理機構(gòu)中建立與完善管理體系的相關(guān)措施

1)抵御外部風險。

a.招標代理機構(gòu)在進行工程招標的時候，要將業(yè)務來源于收入單一的情況加以避免。除了要發(fā)展招標代理，還要將自身的工程招標業(yè)務范圍加以擴大，實現(xiàn)與促進行業(yè)的良性發(fā)展，將自身的抗風險能力加以提高。

b.招標代理機構(gòu)的工作人員要將和工程招標相關(guān)的法規(guī)加以深入的研究。和工程招標相關(guān)的法律法規(guī)異常龐雜，因此，對于招標代理機構(gòu)來講，不但要將原有的法律進行深入的了解，還要時時刻刻關(guān)注新出臺的法律，將法律中對代理機構(gòu)不利的因素加以深入的分析，并加以改革。這樣做是為了面對突發(fā)危機所做的準備。從另一個角度來講還能將代理機構(gòu)的業(yè)務人員的服務質(zhì)量從根本上加以提高。當國家出臺一些重大規(guī)定的時候，代理機構(gòu)的相關(guān)工作人員要和招標單位的負責人進行溝通，使得整個項目能夠順利進展；另外還要側(cè)重于自身業(yè)務的學習，在掌握了理論知識的基礎(chǔ)上，對理論進行實際應用，機構(gòu)內(nèi)的相關(guān)工作人員，要有為業(yè)主服務的精神，將程序工作加以完善，最終給業(yè)主一個滿意的答案。

2)在防范內(nèi)部風險方面。

a.規(guī)范代理機構(gòu)內(nèi)的相關(guān)作業(yè)流程，對工作環(huán)節(jié)的每一個細微之處進行嚴密的管理。對相關(guān)工作人員在工作上制定出更為嚴格的標準，使得工作中每個環(huán)節(jié)都做到完美。另外還要將流程的審查批示的程序加以規(guī)范。代理機構(gòu)可以參照先進的管理思想，在工程招標中進行實際應用。將國際質(zhì)量管理體系引入企業(yè)管理之中，最終將企業(yè)流程加以理順。這是提高代理機構(gòu)管理水平的重要舉措之一。除此之外，代理機構(gòu)還可以引入信息化技術(shù)對自身施行科學化管理，結(jié)合相關(guān)的質(zhì)量標準進行“閉環(huán)管理”，最終實現(xiàn)和電子招標銜接的目標。

b.對企業(yè)自身的財務管理進行有效控制。代理機構(gòu)要將財務相關(guān)部門的管理放于最重要的位置，目的是為了避免在招標過程中出現(xiàn)風險。代理機構(gòu)可以通過專業(yè)財務軟件系統(tǒng)，對項目的收支進行大概的了解，將業(yè)務的具體內(nèi)容落實在工程招標的每個細節(jié)之中，為工程招標的各個環(huán)節(jié)提供基礎(chǔ)，為相關(guān)單位負責人的決策提供可靠依據(jù)。

c.代理機構(gòu)對從事招標代理服務的相關(guān)人員開展定期業(yè)務學習活動，從根本上將業(yè)務的服務質(zhì)量加以提高，招標代理機構(gòu)需要的是綜合性人才，因此，從事該項工作的相關(guān)服務人員要具備優(yōu)秀的自身素質(zhì)，才能在真正意義上將該項工作做好，從根本上做到令業(yè)主滿意。招標代理業(yè)務涉及面非常廣，招標代理機構(gòu)只有在真正意義上將自己的工作做好，才能做出優(yōu)秀的代理作品。這就要求相關(guān)工作人員必須有熟練的業(yè)務技巧作為基礎(chǔ)，不單在招標方面要具備很強的業(yè)務知識，在造價、合同等方面的知識也要進行掌握。

3 結(jié)語

風險對于招標代理機構(gòu)來講，是不可避免的。代理機構(gòu)在實際工作中要對風險加以必要的重視，并通過一切手段，把風險發(fā)生的概率降到最低，在機構(gòu)中對原有的風險管理體系加以綜合完善，風險也可以變成一種機遇。

[1] 盧 謙.建設(shè)工程招標投標與合同管理[M].北京：中國水利水電出版社，2011：12-15.

[2] 何伯森.工程招標承包與監(jiān)理[M].北京：人民交通出版社，2009：15-18.

[3] 姚曉寧.招標代理機構(gòu)的風險管理探討[J].經(jīng)濟研究導刊，2011(7)：35-38.

Discussionontheriskmanagementofbiddingagency

JINPan

(ShanxiZhongliangProjectBiddingAgencyLimitedCompany,Taiyuan030002,China)

This paper analyzed the main risks of bidding agency existed in policy change, bidding forms change, project bidding process and other aspects, and put forward the research of relevant laws and regulations, standardize the work flow, effective control financial management and other related measures to improve the management system, to improve the bidding agent defense of risk ability.

bidding market, risk management, project management, competition

1009-6825(2014)33-0283-02

2014-09-17

靳 攀(1983- )，男，助理工程師

TU723.2

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