云霞

高職院校教務檔案是學校在開展教學過程中形成的文字、圖表、相片、音像等具有保存價值的各種材料的歷史記錄，記錄了教學過程的每個方面和各個環節，反映了高職院校的整體規模、教學質量和辦學水平。在高職院校教務檔案管理工作中，要認真做好教師教學資料、學生期末成績的存檔工作、試卷的保存、日常教學的資料存檔等工作。目前，在教務檔案存檔過程中，有的工作人員思想懈怠，認為沒有必要把所有的資料存檔保管，致使有相當一部分資料比較分散或沒有記錄，從而導致檔案資料不齊全。目前，高職院校的教學檔案已在教學管理、教學研究等工作中發揮了重要作用，但也存在不少問題，應當認真解決，以適應高等職業教育發展的需要。

一、檔案管理過程中存在的問題

1.教務檔案管理意識相對比較薄弱

目前，大多數高職院校檔案員為兼職檔案員，從事的主要工作并不是檔案管理工作，在檔案管理方面投入的精力較少，并未接受過系統的檔案專業知識和技能培訓，對檔案管理工作缺乏系統認識。此外，由于檔案的使用頻率不高，存放的空間有限，多數檔案因短時間內不被用到而被隨意存放，檔案管理工作者忽視了對教務文檔的積累、歸檔，管理意識較為淡薄，很大程度上限制了檔案管理的發展。

2.高校檔案的利用率普遍較低

盡管目前各大高職院校均有檔案管理室，擁有龐大的檔案資料，但是師生對檔案資料的利用率并不高。由于高校對檔案利用意識不強，導致檔案宣傳力度不夠，人們對檔案的了解不夠清楚，不知道如何利用檔案資料。由于管理方式落后，導致檔案利用效率較低，高職院校檔案室收藏的資料較單一，不能滿足人們對檔案的需求。高職院校檔案管理工作得不到重視，檔案的利用率較低。由此可見，提高檔案利用率，增強檔案服務意識，充分認識檔案管理工作對高職院校檔案工作的發展具有重要意義。

3.檔案工作人員業務素質不強

目前很多高職院校教務檔案管理人員沒有經過專業培訓，對檔案管理知識懂得很少。這些人員中有很大一部分兼職檔案管理，沒有更多的時間去自學檔案管理知識，他們理解的只是基礎的存檔，并沒有系統的理論支持。檔案工作看似簡單，實際上既需要責任心，又需要很強的業務能力。如果不對其加強培訓，必然影響檔案的收集和整理的質量。例如，在歸檔的過程中，要做到紙質檔案和電子檔案的統一結合。然而，有部分檔案管理人員卻做不到，造成檔案資料管理混亂。

4.檔案管理信息化程度不高，尚未充分利用電子檔案

目前，在檔案管理方面，發展的方向是實現信息化管理，由電子檔案代替紙質檔案或實現電子檔案與紙質檔案并存管理。在傳統的檔案管理過程中，主要應用的是紙質檔案，紙質檔案的管理隨著時代的發展，越來越表現出弊端。例如：紙質檔案要求的人工多，存貯的空間大，會出現損毀現象等。在新形勢下，高職院校正在向電子檔案管理方向發展，但是，由于受到各種因素的限制，轉換的過程還需要一段時間才能完成。現階段較多高職院校檔案管理人員并未接受過專業培訓，對軟件使用并不熟悉，沒有認識到軟件帶來的優越性，而且使用頻率也不高，導致檔案管理軟件的作用發揮在很大程度上受到限制。

二、加強高職院校教務檔案管理措施

1.樹立良好的管理工作觀念

在高職院校中，做好教務檔案管理工作，不僅僅是教務檔案管理人員的事情，應該進行全校動員，使各院系充分認識到教務檔案的重要性，每學期結束要將分散存放的檔案材料收集起來，統一管理。重視檔案管理工作，大力宣傳檔案管理的重要性，增強檔案管理人員的服務意識。檔案管理人員不僅要有高度的責任感，自覺意識到工作的重要性，將做好檔案工作看成自己應盡的義務，還要有吃苦耐勞、樂于奉獻的精神。

教務檔案管理工作內容豐富，比較繁雜，在教務檔案管理的過程中，要做到及時收集、整理和歸檔。檔案管理的工作人員要向各職能科室明確各自的歸檔范圍，定期提示歸檔期限，經常檢查檔案的收集情況；要按照集中統一管理檔案的原則，要充分認識到教務檔案的重要性，充分調動全校師生積累、保護教務檔案的積極性和自覺性，增強師生的教務檔案意識。

2.保障人員的素質

教務檔案管理人員的業務素質直接關系到檔案工作質量的好壞。作為一名合格的教務檔案管理人員，一定要積極進行理論學習，還要參加檔案管理技術培訓。教務檔案管理人員，要自覺培養自己的責任心和耐心，要有一種敬業精神，這樣才能把工作做好，做精。

3.建立檔案管理體制，落實教學檔案管理責任制

檔案一方面可以為以后的工作提供參考，另外一方面也可以為目前的工作提供依據。因此，高職院校的領導，應該加強對檔案管理工作的重視，為檔案管理者創造必要的工作條件，提出明確的管理要求，把教學檔案管理作為提高教育教學水平的一個重要環節。同時，落實教學檔案管理責任制，讓每一方面的檔案管理工作都有專門的人員去管理，保證檔案工作的完整性和科學性。

總之，教務檔案工作是學校教學管理工作的重要組成部分，要充分認識到教務檔案管理工作的重要性，合理利用教務檔案，更好地為教育教學服務。對于加強教學管理、提高教學質量、開展教學研究，有著非常積極的意義。endprint