秘書工作與領導決策淺議

白 霞

一、秘書工作的含義

1951年我國頒布了《政務院關于各級政府機關秘書長和下設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構的決定》(以下簡稱《決定》)，根據這個《決定》并結合實際情況，可將秘書工作分為廣義和狹義兩種。狹義的秘書工作是指秘書的事務工作，而我們所指的一般是廣義的，即秘書部門工作，它主要有12個方面的內容。包括文書管理、文書擬寫、文書制作、檔案管理、會議管理、調查研究、信息工作、接待工作、日程安排、事務工作、印章管理、值班工作等。秘書可以說是“通才”，當然并不是每一個秘書人員都要承擔以上所有的工作，而是要看機關、單位層次高低和秘書部門的大小而定的。例如《決定》，它是專門為秘書長和辦公廳主任而制定的工作任務，而不是每一個秘書的工作都相同，但是他們有一個共同點——都是在為領導服務的。決策作為組織管理的中心是領導的主要職責，自然也成為了秘書人員為領導服務的中心，也就可以說秘書工作主要是為領導決策服務的，而他們的職能也主要是輔助領導決策。對秘書的任職條件，借用美國著名的管理學家R·亞歷克·麥肯齊博士在他有影響的專著《新時間管理法》中概括為:“她必須具備外交家的機智、騾子的耐勞、變色龍的隱蔽、推銷員的熱情、太陽的守時、光的速度、修女的忠誠、犀牛的臉皮、愛因斯坦的頭腦、母親的同情和無止境的忍耐。”而輔佐決策職能是秘書工作的高層次要求，并且在現代社會中越來越明顯了。……