探究現(xiàn)代企業(yè)信息管理中OA系統(tǒng)的應(yīng)用

摘要：隨著社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我國各企業(yè)的發(fā)展越來越復(fù)雜，越來越多的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被應(yīng)用到企業(yè)辦公系統(tǒng)中，也給人們的工作帶來了新的模式，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)辦公的自動(dòng)化，提高企業(yè)的辦公效率。OA系統(tǒng)是現(xiàn)代企業(yè)信息管理中的新角色，并被廣泛應(yīng)用于國內(nèi)各大型企業(yè)當(dāng)中，并在企業(yè)中發(fā)揮中重要的作用。本文將對OA系統(tǒng)在企業(yè)管理中的重要性和重要作用進(jìn)行分析，并具體解析OA系統(tǒng)在企業(yè)管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；信息管理；應(yīng)用

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)被應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中同樣在企業(yè)信息管理當(dāng)中也得到了廣泛的應(yīng)用。OA系統(tǒng)就是Office Automation System，意為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)質(zhì)上是將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、信息技術(shù)、通信技術(shù)和軟件技術(shù)，結(jié)合現(xiàn)代的自動(dòng)化設(shè)備綜合運(yùn)用，在相關(guān)技術(shù)人員的操作下服務(wù)于某一目標(biāo)指令的管理系統(tǒng)。通過此系統(tǒng)能夠進(jìn)行文字處理、企業(yè)數(shù)據(jù)處理、資料再現(xiàn)、電子行文管理以及輔助決策等功能。將OA系統(tǒng)應(yīng)用與企業(yè)信息管理中，能夠促使企業(yè)向現(xiàn)代化、科學(xué)化發(fā)展，同時(shí)在很大程度上提升企業(yè)的辦公效率。

一、OA系統(tǒng)的技術(shù)支持

OA系統(tǒng)是企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展OA的內(nèi)容在不斷擴(kuò)展，隨之其技術(shù)也在不斷的發(fā)展，目前主要形成以下幾種技術(shù)。

第一，net關(guān)系型數(shù)據(jù)庫技術(shù)。此技術(shù)是建立在net+RDB辦公平臺，此種管理技術(shù)具有簡單、力諾、應(yīng)用的特點(diǎn)，而被廣大企業(yè)所接受；第二，SUN的JAVA+RDB技術(shù)，此技術(shù)以其開放性、與管理平臺的無關(guān)性引領(lǐng)者信息管理技術(shù)的發(fā)展，并快速在各領(lǐng)域中得到應(yīng)用和推廣，由此OA市場領(lǐng)域得到很大擴(kuò)展；第三，IBNLotusDomino技術(shù)，此技術(shù)的主要優(yōu)勢表現(xiàn)在電子郵件、協(xié)同、非結(jié)構(gòu)文檔處理、安全機(jī)制幾個(gè)方面，隨著OA系統(tǒng)應(yīng)用內(nèi)涵的不但豐富，其在大量結(jié)構(gòu)化業(yè)務(wù)信息處理方面的不足表現(xiàn)出來，此技術(shù)下的OA系統(tǒng)較為擅長的是辦公應(yīng)用的支撐；第四，Suo基于saas的j2ee服務(wù)。Suo自2006年在上海成立，并以真正的軟件即是服務(wù)的技術(shù)理念，將業(yè)務(wù)流程和審批流程真正的做到了根據(jù)需求而變化的流程自動(dòng)化平臺。此信息化管理技術(shù)擅長業(yè)務(wù)流程和其審批流程，此信息管理技術(shù)注重與第三方ERP的集成工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和其審批流程的全部打通，最終形成報(bào)表的形式，為企業(yè)的決策提供服務(wù)。

二、OA系統(tǒng)在企業(yè)信息管理中的重要作用

信息管理主要是人對信息資源和活動(dòng)的管理。OA系統(tǒng)是建立在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，此管理系統(tǒng)綜合了計(jì)算機(jī)技術(shù)和電子技術(shù)，在器官的信息管理中起到了重要作用，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

（一）提高企業(yè)的信息管理質(zhì)量和效率。傳統(tǒng)的企業(yè)信息管理方式是通過人員來對大量的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、過濾和分析，雖然運(yùn)用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)對企業(yè)的信息管理提供了很大的幫助，但是對于一個(gè)企業(yè)來說其信息量之大，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的幫助下仍需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，由此不但工作效率不高，還可能會影響到其工作質(zhì)量。而OA系統(tǒng)綜合了計(jì)算機(jī)技術(shù)和電子技術(shù)能夠快速的對系統(tǒng)內(nèi)的文檔和數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，同時(shí)還能夠進(jìn)行網(wǎng)上業(yè)務(wù)和審批流程，這樣便改變了層級之間的簽字流程，減少工作人員的工作量，節(jié)省工作人員的工作時(shí)間，提高其工作效率，此外，利用OA系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)上保存相關(guān)記錄，由此便保證了信息管理的質(zhì)量。

（二）OA系統(tǒng)促使企業(yè)信息管理工作的改革。OA 系統(tǒng)在促使企業(yè)自動(dòng)化辦公的同時(shí)還促進(jìn)了企業(yè)信息管理的改革。傳統(tǒng)的企業(yè)信息管理在收集信息方面就需要耗用大量的時(shí)間，而采用OA系統(tǒng)只需要將相關(guān)參與人員加入OA系統(tǒng)，可以通過發(fā)送郵件或是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行企業(yè)員工內(nèi)部對話的方式將相關(guān)的內(nèi)部信息進(jìn)行傳達(dá)和分享，通過此方式方便企業(yè)信息的及時(shí)有效傳遞，在很大程度上提高了信息的收集效率。利用OA系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部形成一個(gè)整體聚焦的信息網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)的所有員工都處于此網(wǎng)絡(luò)中，便于企業(yè)信息的多向溝通和交流，這樣不僅僅改變了傳統(tǒng)的信息管理方式，還給企業(yè)的管理帶來新的創(chuàng)新，促進(jìn)了企業(yè)的信息管理。

（三）改變企業(yè)管理人員的思想觀念、提升企業(yè)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。OA系統(tǒng)在帶動(dòng)企業(yè)信息管理工作改革的同時(shí)，還帶動(dòng)了企業(yè)信息管理人員的思想變革。通過現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，信息管理人員從中學(xué)習(xí)到了先進(jìn)的辦公技術(shù)和科學(xué)的管理方式，由此突破了傳統(tǒng)信息管理人員的思想觀念。同時(shí)通過自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用對企業(yè)的業(yè)務(wù)人員提出了較高的要求，由此業(yè)務(wù)人員必須努力培養(yǎng)其時(shí)間觀念、戰(zhàn)略觀念、信息觀念、效率觀念和競爭觀念，由此促進(jìn)業(yè)務(wù)人員整體素質(zhì)的提升。

三、OA系統(tǒng)在企業(yè)信息管理中的應(yīng)用

OA系統(tǒng)是現(xiàn)代信息管理中的重要手段，對企業(yè)的信息管理起著重要的作用，此系統(tǒng)在企業(yè)管理中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）建立企業(yè)內(nèi)部組織。企業(yè)信息的收集、過濾和分析處理的基礎(chǔ)就是信息的交換網(wǎng)絡(luò)。現(xiàn)在任何一個(gè)OA系統(tǒng)內(nèi)都設(shè)置有組織結(jié)構(gòu)，企業(yè)組織的設(shè)置是按照企業(yè)的部門進(jìn)行分組，將企業(yè)中各部門的成員都放置到OA系統(tǒng)這一共同的組織中。組織中根據(jù)企業(yè)人員的不同職位進(jìn)行標(biāo)注，并在組織中制作員工的個(gè)人名片，將其部門、職位、聯(lián)系方式等清晰的標(biāo)注出來，這樣在企業(yè)內(nèi)部可以更具個(gè)人的工作需要快速便捷的找到相關(guān)人員。

（二）建立企業(yè)內(nèi)部信息通信平臺。在OA系統(tǒng)中建立企業(yè)內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，以保證企業(yè)部門內(nèi)部、各部門之間快速通暢的通信和信息交流。同時(shí)在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流常說，以推薦企業(yè)文化的建設(shè)，加強(qiáng)企業(yè)的凝聚力。此外，在企業(yè)OA 系統(tǒng)中的功能模塊建立職工建議箱，依此建立一個(gè)職工與領(lǐng)導(dǎo)層溝通的渠道，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以從自動(dòng)那里獲取一定的信息，同時(shí)通過溝通還能夠提高職工的積極性。

（三）實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)的自動(dòng)化處理。在企業(yè)信息管理中有很多信息數(shù)據(jù)和文件需要上級領(lǐng)導(dǎo)審核和批示，有些重要文件需要多級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核和批示，這樣的人員送簽會浪費(fèi)很多的時(shí)間，而應(yīng)用OA系統(tǒng)則在文件和信息處理方面表現(xiàn)出極高的自動(dòng)化優(yōu)勢。在OA系統(tǒng)中不同的員工對不同的信息數(shù)據(jù)和文件處理具有不同的權(quán)限，這樣便能夠保證每個(gè)職工履行跟人的制作，同時(shí)避免了代辦和越級處理現(xiàn)象的發(fā)生。OA系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)和文件處理的自動(dòng)化，待每一級處理完信息數(shù)據(jù)和文件后直接保存至系統(tǒng)并通過系統(tǒng)轉(zhuǎn)交到此信息數(shù)據(jù)和文件的下一步辦理。此外，利用OA系統(tǒng)還能夠?qū)ζ髽I(yè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和文件處理情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)，這樣既方便數(shù)據(jù)的隨時(shí)查詢和文件的流轉(zhuǎn)，又改善了文件和數(shù)據(jù)處理的效率，真正實(shí)現(xiàn)了企業(yè)信息管理的自動(dòng)化。

（四）提高企業(yè)信息管理的安全性和可靠性。在企業(yè)信息管理中，由于企業(yè)管理數(shù)據(jù)和文件的數(shù)量較多，對其處理時(shí)較為復(fù)雜，并且在這眾多的文件中很多都是一些高機(jī)密的重要文件，因此在對其進(jìn)行管理時(shí)需要保證這些文件的保密性和安全性。OA系統(tǒng)可以系統(tǒng)中設(shè)置相關(guān)的權(quán)限，通過權(quán)限實(shí)現(xiàn)對企業(yè)信息的分層管理，相關(guān)人員只能根據(jù)個(gè)人的權(quán)限查看其權(quán)限范圍內(nèi)的信息，這樣保證了文件的安全性和可靠性。通過時(shí)OA系統(tǒng)能夠?qū)⒋罅康钠髽I(yè)信息管理數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)中心系統(tǒng)進(jìn)行備份。從而避免文件的替換信息和消失，這樣便進(jìn)一步提高了企業(yè)信息管理的可靠性。

四、結(jié)束語

企業(yè)的信息管理對企業(yè)的發(fā)展有著重要的影響，而企業(yè)信息管理中OA系統(tǒng)的運(yùn)用增加了企業(yè)信息管理的科學(xué)化和自動(dòng)化，通過OA系統(tǒng)的應(yīng)用使企業(yè)的信息管理質(zhì)量、管理效率得到很大程度的提高。另外，OA系統(tǒng)通過構(gòu)建人性化的管理界面、完善的組織內(nèi)網(wǎng)和合理的信息數(shù)據(jù)管理方式，實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的高效管理和利用，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

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