淺議辦公自動化對檔案管理的促進作用

杜建民 龐海萍

（1.水利部水利水電規劃設計總院，北京 100120；2.江蘇省水文水資源勘測局南京分局，江蘇南京 210029）

1 辦公自動化與檔案管理的關系

在信息化的大環境下，為了高效處理單位各項事務，采用辦公自動化進行管理是大勢所趨。辦公自動化（Office Automation，簡稱 OA）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。通過實現辦公自動化，或實現數字化辦公，優化管理組織結構，在提高辦公效率的基礎上，可增強協同辦公能力，實現提高決策效能的目的。

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動稱為檔案管理。檔案管理系統，通過建立統一的標準，規范整個文件管理，構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發布等。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務。

辦公自動化是檔案形成的過程，檔案是辦公自動化的結果，從檔案學角度看，文件實質是一種信息，這種信息要具備真實性和可靠性，而目前的辦公自動化技術已經可以在信息分散處理過程中，真實記錄和反映文件產生的整個過程，并可通過技術手段準確地將文件歸入相應的檔案數據庫中，形成電子檔案。

2 辦公自動化環境下電子文件的形成過程

我們水利水電規劃設計院辦公自動化應用較早，辦公自動化環境下公文辦理分為收文和發文兩種：收文分為上級來文和其他單位來文；……