檔案信息資源共享建設中的問題及對策

韓文強/齊齊哈爾市住房公積金管理中心

檔案信息資源共享建設中的問題及對策

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網(wǎng)絡技術的出現(xiàn)和迅速發(fā)展，為信息的大范圍共享提供了必要的技術條件。面對日益激烈的市場競爭，社會對檔案信息的需求量越來越大。因此，檔案信息資源共享是檔案事業(yè)適應社會發(fā)展要求的必然趨勢。

一、檔案信息資源共享建設中的問題分析

1.檔案信息資源共建共享技術手段相對落后。在我國，利用網(wǎng)絡技術環(huán)境開展的檔案信息服務方式仍然主要以館藏介紹、目錄查詢等為主；館藏檔案的全息上網(wǎng)、檔案信息的網(wǎng)絡利用在國內(nèi)較為鮮見。同國外一些國家相比，差距顯得尤為突出，這說明我國目前檔案信息服務的可獲得性水平還有待于提高。這種現(xiàn)實情況，要求檔案信息資源的建設方式向適應新形勢需要的方向發(fā)展，這無疑是對轉(zhuǎn)變檔案信息資源開發(fā)利用模式的一種挑戰(zhàn)。國家對檔案信息資源建設十分重視，已著手組織了許多研究課題推動這項工作。但是，檔案信息資源共建共享缺乏國家的統(tǒng)籌規(guī)劃和宏觀調(diào)控、缺乏法律法規(guī)和管理制度的保障，不同地區(qū)、不同行業(yè)內(nèi)的檔案信息資源共建共享機制建設缺乏全局性的發(fā)展規(guī)劃，戰(zhàn)略約束力尚顯不足，致使與之相關的網(wǎng)絡建設、理論研究、標準與規(guī)范制定、應用軟件的開發(fā)與手段應用等方面都不同程度地存在著許多亟待解決的問題。

2.檔案信息資源共建共享觀念意識有待提高。受傳統(tǒng)管理模式與思維慣性的影響，相當一部分檔案管理機構在檔案信息資源建設與檔案信息服務上還沿襲著傳統(tǒng)的模式，“條塊分割”的弊端尚未割除；檔案工作人員的觀念有待更新，“重藏輕用”的思想依然作祟：往往寄期望于檔案信息資源共享，而不主動參與檔案信息資源共建；僅關注本機關部門的檔案信息資源管理，而漠視全社會的檔案信息資源整合；只強調(diào)檔案信息資源網(wǎng)絡設施的投入力度，卻忽視整合完善具有特色的檔案信息資源，致使信息高速公路上“車少貨缺”，檔案信息資源共建共享機制建設面臨著種種隱憂。

3.檔案信息資源共建共享標準體系建設失衡。標準化是檔案信息資源共建共享機制建設的生命所在，是實現(xiàn)檔案信息資源共建共享的最具實質(zhì)性意義的保障手段，必須對檔案信息資源的標識、描述、存儲、查詢、交換、管理、使用和檢索等各個方面做出統(tǒng)一的標準與規(guī)范，標準化是對檔案信息資源各方面建設具有總攬性的前提與基礎，也是最緊迫、最亟待解決的實際問題。除此，則檔案信息資源共建共享建設就無法實現(xiàn)。但是，由于歷史的原因，檔案工作的標準化程度不高，從檔案管理到相關信息管理軟件的開發(fā)與應用，都缺乏統(tǒng)一的規(guī)范與標準，極大地影響到檔案信息資源共建共享機制建設的健康發(fā)展。同時，檔案信息資源共建共享機制建設是一個規(guī)模巨大的信息系統(tǒng)，技術密集是其顯著特征。因此，檔案信息資源共建共享機制建設需要解決一系列的技術難題：如傳統(tǒng)館藏檔案的數(shù)字化以及數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)上傳遞利用，必須應用多媒體技術、數(shù)據(jù)庫技術、海量存儲技術、數(shù)字通訊技術、數(shù)據(jù)加密技術、智能檢索技術等等。這些技術具有復雜性、先進性，且處在不斷的發(fā)展變化之中，同樣對檔案信息資源共建共享機制建設提出了更高的要求。

二、加強檔案信息資源共享建設的對策

1.提高素質(zhì)，奠定檔案信息資源共建共享的人才基礎。在網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案信息服務的方法、手段與模式都發(fā)生了很大變化，計算機技術、通訊技術、網(wǎng)絡傳輸技術己被廣泛應用于信息的采集、組織、加工等業(yè)務環(huán)節(jié)，對檔案信息管理人員的知識水平、業(yè)務技能等均提出了更高的要求。許多檔案信息管理人員面臨著知識更新、繼續(xù)教育以及優(yōu)勝劣汰的壓力與挑戰(zhàn)，客觀要求每一位信息服務人員都必須建立起危機意識、競爭意識、創(chuàng)新意識和信息意識，通過崗位練兵、自主學習、技能培訓等靈活、有效的途徑，不斷提高和更新自身的知識結構，掌握先進的網(wǎng)絡通訊技術、計算機技術、信息加工處理技術和一定的外語知識。以實現(xiàn)根據(jù)檔案信息的自身特點、結合傳統(tǒng)的檔案利用工作經(jīng)驗，依托網(wǎng)絡環(huán)境的優(yōu)勢，與計算機技術人員共同探索解決網(wǎng)絡檔案信息資源傳遞、交流、利用的安全性與可靠性問題，積極開展網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息資源共建共享機制建設實踐。

2.統(tǒng)一管理，規(guī)劃檔案信息資源共建共享的建設方向。目前，檔案信息資源共建共享機制建設尚處于探索階段，是一個需要付出艱苦努力加以健全和完善的過程。因而，要科學運作、分步實施、循序漸進，積極規(guī)劃制定檔案信息資源共建共享機制建設的發(fā)展規(guī)劃。我國檔案信息資源共建共享的規(guī)模水平同美國、日本等發(fā)達國家相比，還存在著一定的差距。面對日益激烈的國際競爭，各級政府部門應高度重視并大力宣傳檔案信息資源共建共享機制建設的深遠意義，統(tǒng)籌規(guī)劃，制定切實可行的法律法規(guī)，并會同國家信息產(chǎn)業(yè)主管部門共同研究制定檔案信息資源共建共享機制建設的發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一部署，保證檔案信息資源共建共享機制建設的有序進行。

3.增強意識，健全檔案信息資源共建共享的管理體制。檔案信息資源共建共享機制建設是一個統(tǒng)一體的兩個側面：共建是共享的物質(zhì)基礎和可靠保證，共享是共建的積極成果和最終歸宿，兩者只有相互支持和依存，才能促進企業(yè)科技進步與信息服務領域的繁榮與發(fā)展。隨著信息數(shù)字化和網(wǎng)絡化程度的不斷提高，任何信息資源的重復建設將變得毫無意義。因此，每個檔案工作者都應當樹立科學的檔案信息服務理念：檔案是國家和企業(yè)的寶貴財富，意味著它屬于全體人民，應讓人民無條件地加以利用，以便盡可能多地了解與使用有關社會活動的各種信息。變追求各自信息資源的完備為追求全社會信息保障體系的完備。徹底打破各自為政的局面，加強檔案信息資源建設過程中的聯(lián)系與合作，把建設高質(zhì)量、特色化、滿足用戶多元化利用需求的檔案信息資源“集合體”作為追求的目標，將分散的檔案信息資源融入整個社會的信息資源體系之中，通過積極的檔案信息資源“共建”，提高檔案信息資源“共享”水平，讓無限豐富的檔案信息資源儲備成為各項事業(yè)發(fā)展的“寶貴礦藏”。

綜上所述，檔案信息作為社會的重要信息資源形態(tài)，逐漸受到人們的重視，而信息技術在檔案領域的廣泛應用，檔案信息化、網(wǎng)絡化建設的全面推進，給人們提供了從網(wǎng)絡形態(tài)中獲取檔案信息提供了條件。因此，檔案作為一種重要的信息資源，資源共享勢在必行，對社會主義現(xiàn)代化建設具有重要的現(xiàn)實意義和歷史意義。