事業(yè)單位檔案管理的現狀及對策探析

雷曉霞/陜西省商洛公路管理局

事業(yè)單位檔案管理的現狀及對策探析

雷曉霞/陜西省商洛公路管理局

隨著我國檔案管理法規(guī)的健全，新規(guī)范的出臺，事業(yè)單位檔案管理得到重視并快速發(fā)展，但是，在檔案管理中仍然存在一些問題，需要從事檔案管理的工作人員不斷的努力與改進，本文筆者就事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題與解決策略談談自己的看法。

事業(yè)單位；檔案管理

一、事業(yè)單位檔案管理的特征

（一）事業(yè)單位的檔案管理具備保密性

事業(yè)單位一般是由國家設置的，重要信息存放的管理機構，它不受政府部門的約束，為國家一些機關提供重要的檔案信息，包括教、科、文、衛(wèi)等各個方面，還有一些甚至是國家重要的機密文件，所以對于檔案管理過程中，必須做好保密工作，確保檔案信息不被泄露。

（二）事業(yè)單位的檔案管理具有公共服務的特性

事業(yè)單位是由國家根據經濟社會發(fā)展需要設立的機構，這種機構是服務性質的機構，不具備盈利性質，是由國家出資給予報酬的機構。事業(yè)單位的檔案管理很重要，這些檔案信息包含各行各業(yè)所需的信息，需要分類進行管理，以便于快速的查找，為企業(yè)等硌行業(yè)提供服務。事業(yè)單位的檔案借閱、咨詢等服務為各行業(yè)的發(fā)展與管理都提供了便利條件。總之，事業(yè)單位的檔案管理即是為社會發(fā)展服務的，對國家各機構組織、各企業(yè)等單位都能提供信息查詢服務。

二、事業(yè)單位檔案管理的現狀

（一）事業(yè)單位檔案管理沒有獲得足夠的重視

雖然隨著社會經濟的快速發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理也得到了一定的發(fā)展，但這項工作一直沒有受到管理者和領導者的高度重視，領導者們都把大量的精力用在了經濟社會發(fā)展上，而對于促進經濟發(fā)展的支持性服務，如檔案的管理卻沒有高度重視。如今，隨著我國加入WTO組織，經濟建設壓力越來越大，國際競爭也加劇，這使得領導們更重視經濟發(fā)展，對于檔案管理更加忽視。還有一點就是，在我國經濟建設發(fā)展中，對檔案管理與其發(fā)展過程的相關性沒有深刻的認識，也導致領導者們對檔案管理不重視。

（二）檔案管理人才缺乏

檔案管理工作其實并不是一項簡單的工作，需要系統(tǒng)的理論知識做支撐，具有特殊的復雜性與專業(yè)性，因此要求經驗豐富的、專業(yè)的管理人員進行管理。但實際上，事業(yè)單位的檔案管理人員流動性大，且學習檔案管理專業(yè)的人員也甚少，導致從事檔案管理的工作人員專業(yè)性差，缺乏系統(tǒng)性和科學性的管理，檔案管理人才缺乏。

（三）檔案管理制度不健全

檔案管理人員經驗不足，檔案管理制度不健全也是目前事業(yè)單位檔案管理過程中存在的問題。完整的檔案管理制度應包括檔案借閱、保密、保管制度，檔案管理人員工作職責、檔案鑒定、評審、監(jiān)督制度和檔案室的消防與安全制度等。檔案管理制度中的每一項細分制度都應有明確的文件規(guī)定，以指導工作人員及使用人員執(zhí)行。但是，由于我國對檔案管理工作的不重視，再加上社會經濟環(huán)境的變化加快，使得檔案管理制度不夠健全。

當停站時間不包含司機確認信號的時間時，十陵站、成都大學站的停站時間可由30 s縮短至25 s，追蹤間隔也可在優(yōu)化緊急制動距離的基礎上進一步降低至73 s，如圖7所示。

三、事業(yè)單位檔案管理的對策

（一）轉變思想，提高對檔案管理的重要性認識

任何工作的快速發(fā)展都需要領導至員工對其工作內容重視，對工作質量關注，檔案管理工作要想快速發(fā)展、健康穩(wěn)定發(fā)展，也需要管理人員到其他員工均提高對檔案管理的重要性認識，轉變思想觀念，重視促進發(fā)展。

首先，要轉變領導者的思想認識，使其重視事業(yè)單位管理管理制度的建設，從政策上給予傾斜、從資源上給予支持、從管理上給予指導，滿足其發(fā)展所需的人力、物力資源要求，給予正確的戰(zhàn)略決策，以促進事業(yè)單位管理管理工作的健康發(fā)展，使其管理制度更健全，為其發(fā)展提供良好的外在環(huán)境。

其次，要轉變整個社會對于事業(yè)單位檔案管理的思想認識，使全社會都重視檔案管理，使國家政府部門關注檔案管理，給予檔案管理工作一定的支持與宣傳，使得整個社會轉變思想認識，提高對于事業(yè)單位檔案管理的重要性。

（二）加強檔案管理人員培訓和管理

轉變思想觀念，提高對檔案管理的重視程度是首要任務，要想發(fā)展好事業(yè)單位檔案管理事業(yè)，最基礎的一項工作還是提高檔案管理人員的業(yè)務能力，加強培訓，提高管理水平。

首先，加強對檔案管理人員的培訓，培訓內容包括但不限于檔案管理制度、檔案管理的重要性、檔案管理的技巧等，使得檔案管理人員即懂得理論，也能夠實踐，促進工作的順利完成。

（三）樹立法制意識，建立健全管理制度

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，相關檔案規(guī)章制度必須要具備規(guī)范性、合理性與科學性，立足于事業(yè)單位檔案管理工作的實際要求，研究制定對應的規(guī)章制度。規(guī)章制度的制定必須要堅持“便捷、使用、可操作、高效率”的基本原則，實現規(guī)章制度實現良好的實用性與便捷性。

（四）解放思想，大力開發(fā)檔案信息資源

樹立正確工作方法、積極開發(fā)利用檔案信息資源，打破傳統(tǒng)檔案思想及管理模式是當前事業(yè)單位檔案管理、發(fā)揮檔案價值的必然趨勢。事業(yè)單位應結合單位需求，加大開展檔案應用，編寫單位事記匯編、先進集體、組織沿革及個人匯編等，圍繞單位中心工作宣傳、總結單位改革經驗，為領導做好資料好參謀，提供有效的信息服務。

（五）加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設

信息化時代，事業(yè)單位檔案管理部門必須要改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，加強檔案管理工作人員的計算機使用能力，將微縮、光盤以及互聯網系統(tǒng)等各方面的技術運用到檔案管理工作中去，將網絡化與數字化作為檔案管理工作的主旋律，從而持續(xù)提升檔案管理工作的整體水平，加快檔案管理現代化建設的步伐，滿足信息化社會發(fā)展的各種需求。

（六）增強保密意識，加強事業(yè)單位檔案保密工作

事業(yè)單位檔案管理內容涉及國家政治、經濟等建設發(fā)民菜的重要信息，加強保密意識，提高管理人員的的責任意識與保密意識至關重要，要防止機密檔案泄漏。為了加強保密工作，在進行檔案室建設時就需下功夫，要按照國家相關標準要求建設選址，對于庫房與借閱室、辦公室要分開。對于管理人員也要設專職，正確區(qū)分保管檔案與保密檔案，保密檔案是一定時間內如被泄露會造成國家安全利益?zhèn)Φ南拗萍墮n案，要防止其泄漏。

四、總結

事業(yè)單位的檔案管理工作是為社會服務的，對于促進社會經濟的發(fā)展也起到一定作用，加強對于事業(yè)單位檔案管理工作的研究，分析現狀并制定解決措施，對于其發(fā)展有重要意義。

[1]袁雙盛提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議[J]中國商界（下半月）2009（08）. [2]林幼鳳淺論行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路[J]現代經濟信息2009（08）.