學校檔案利用工作點滴談

毛正玉

（桂林市衛生學校，廣西 桂林541003）

檔案的生命在于它的有用性，學校檔案也不例外。 學校檔案是學校發展過程中學校工作活動的記錄， 它反映著學校各個時期的面貌。對于學校編史修志、行政管理、教學、科研、維護學?；驇熒鷨T工的利益，有著重要而特殊的參考、憑證、借鑒作用。 尤其是不同歷史時期的珍貴史料，對于發展教育事業，服務經濟建設具有很高開發利用價值。檔案的利用工作對整個檔案管理工作具有檢驗和推動作用。隨著社會的加速發展，檔案利用的重要性正日益顯現出來，檔案工作重心已從“檔案保管”轉入到“檔案利用服務”上來。 所以，做好檔案利用服務工作是學校檔案綜合管理的最終目的。如何把學校檔案建立好、利用好，發揮學校檔案價值，為學校、社會服務，是每個檔案工作者需要思考和實踐的一個重要問題。 本文根據筆者根據實踐中的點滴感受，談幾點體會。

1 做好檔案收集，豐富檔案信息資源

豐富館藏、優化館藏結構，是做好檔案利用服務的前提。學校的文件材料是否收集齊全、歸檔完整，能否全面、真實地反映學校的工作狀況和歷史面貌，能否在實際工作中提供快速有效的服務，關鍵是做好收集歸檔工作。 那么，確保檔案收集效果,檔案工作人員要從以下幾個方面努力。

1.1 做好宣傳工作，爭取各方面的支持

利用全校教職工大會宣傳檔案法律法規，提高全校教職工檔案意識，明確做好檔案材料的收集工作是學校各部門及每個教職員工份內的工作。 增強教職工收集移交檔案的自覺性，尤其要爭取校領導的支持，只要領導的檔案意識提高了，對檔案工作重視支持了，那么檔案收集工作中遇到的一切問題就可順利得以解決。

1.2 檔案人員要有責任心

作為檔案管理人員，一定要在思想上認識到收集檔案資料的重要性，關心檔案館資源，養成收集的職業習慣，做有心人。要有不怕麻煩、不辭辛苦的精神。不要因為在檔案收集工作中碰到一些困難就開始產生厭煩情緒，甚至畏縮不前，而是應該積極主動地想辦法去解決困難；走出去，主動收集。改變過去那種坐等被動接收的辦法，主動與各有關部門加強聯系。 要有強烈的情報意識，善于捕捉信息，找準檔案與社會、學校的結合點，開發檔案信息資源。

同時，還要對進館的檔案數量有調查有預測，掌握今后一定時間內可能進館的檔案資料的來源、數量、門類，做到心中有數，避免盲目性。 達到有計劃、有目的、有準備地接收。 確保資料的齊全完整。 為學校歷史站好崗，為學校今天搞好服務，為學校明天積累好精神財富。

1.3 制定收集制度,明確收集范圍

學校檔案館要認真編寫本單位的檔案歸檔范圍，并以文件形式下發，使大家都知道自己在工作中形成的需歸檔的文件材料必須移交檔案部門統一集中保管，使之具有約束力。 在內容上要涵蓋所有載體檔案，措施上要做到公開和落實，促使每個職能部門都能自覺遵守這一工作制度。

1.4 建立檔案收集網絡

在學校各部門內設立一名兼職檔案員，學校綜合檔案館工作人員要經常與各部門兼職檔案員保持聯系，充分發揮兼職檔案員最清楚本部門工作活動情況的優勢，調動他們的工作積極性，使之自覺地做好其負責工作資料收集與歸檔工作。檔案館工作人員還要進行一年一度的集中定期收集， 以確保學校檔案各門類和內容的齊全與完整。

1.5 確保收集渠道暢通，信息靈敏

在日常工作中，學校檔案工作人員要有參與意識，隨時關注學校大事，積極了解各項工作的開展情況，做到“三勤”：一是嘴勤，每當校領導或各部門負責人外出開會回來，檔案管理人員要及時詢問他們有沒有帶回來要歸檔的文件，隨時收集，防止遺失。 二是手勤，校領導或上級領導在會議上的講話稿要及時收集，必要時做好講話記錄。 三是腿勤，對學校重大活動形成的材料，待活動結束后，要主動收集歸檔。

1.6 收集要向多元化發展

豐富館藏，要突破傳統的收集工作定勢。要從學校、社會需要的角度出發，為檔案的開發利用創造一個廣闊的空間。 不僅要收集好教學資料、科研資料、學生管理資料，還要注重特色檔案和新載體、新門類的檔案材料的收集。只有這樣才能真正建立起館藏豐富，結構合理、富有特色的檔案信息資源保障體系，從而為檔案信息資源的有效利用奠定良好的基礎。

2 檔案工作人員的素質

檔案工作人員必須具備良好的素質，才能勝任檔案工作。

2.1 愛崗敬業

作為一名從事檔案管理工作人員，首先應充分認識到檔案工作是一種責任重大、最光榮的職業。只有熱愛本職工作，具有堅定的信念和立場， 具備強烈的責任心和敬業奉獻精神以及崇高的職業道德修養。才有可能把檔案工作做好。 檔案利用工作是一項服務性工作，因此檔案工作人員要明確服務方向和服務對象。端正態度，提高服務質量，必須嚴守國家秘密，恪守職業道德和執業紀律，不要由于利用而泄密。不斷地從學校檔案的特點和功能出發，選好服務角度，找準服務的切入點，使檔案工作與學校發展建設的要求合拍，檔案工作才有生機、有實效。

2.2 熟悉家底

熟悉家底是做好利用工作的第一步驟，就是要求檔案工作人員要熟悉學校檔案館保存的各種檔案的門類、 內容以及存放庫存位置，練就“一問清” 、“一拿準” 、 “問不倒”的過硬本領。才能迅速準確地為利用者提供所需資料。這對提高查找檔案的效率具有決定的意義。譬如，當利用者說出查檔內容時，檔案工作人員能及時判斷出這類檔案的有與無。 有的，在哪個全宗，存放在何處，基本上做到心中有底。 沒有的，也要說出原委。只有熟悉了館藏檔案內容，才能快速提取案卷，提高工作效率。 熟悉檔案的方法有：①通過整理、編目熟記一部分檔案；②利用調卷機會熟記一些檔案；③利用空余時間閱讀一些重要檔案。

2.3 具備溝通能力

檔案利用工作過程，也是一個人際互助的過程。 檔案人員對利用者的認識、詢問問題、提供資料利用是通過雙方有效的交流與溝通來實現的。在溝通過程中，檔案工作人員起著重要的作用，所以溝通能力是檔案工作人員必備的基本功。所以，在檔案利用服務時，要求檔案工作人員樹立“愛事業、愛檔案、愛查檔利用者”的思想，樹立“以利用者為中心”的服務宗旨。在利用者與檔案人員溝通過程中，深入了解利用者的心理需求，讓對方感受到被尊重，用鼓勵和提醒等方式進行交流，建立起良好的檔案信息供給與需求的關系， 營造一種和諧友好的氣氛，獲得理想的溝通效果，使查檔利用者愿意來我們檔案館利用檔案資料。

2.4 提高自身素質

檔案是最直接、最原始、最準確的知識載體，檔案工作決不只是查查翻翻那樣簡單，而是一門技術性、研究性很強的工作。這就要求檔案工作人員，要緊跟時代和科技發展的步伐，樹立終身學習思想，加強學習，補充新知識、新技能，不斷給自己“充電” ，以滿足檔案工作現代化的需要。

3 堅持“以人為本,服務至上”的服務理念

在提供檔案利用服務中， 檔案工作人員要有一顆為人民服務、熱愛檔案事業的心。 時時把利用者的需要當作自己的需要，處處把利用者的困難當作自己的困難，設身處地為利用者著想，要以“以人為本，服務至上”的服務理念為工作宗旨。 樹立以利用者需求為導向的服務思想，用“四心”貼近利用者。 這樣才能把檔案利用服務工作做好。

3.1 熱心

對待來檔案館利用檔案的同志要熱心，無論他們職位高低，生人熟人，在檔案利用權利上他們應該是平等的。 檔案工作人員都應一視同仁，以平等的態度熱情接待；對于需要查找的資料，無論好找還是難找，都要百找不厭；對于那些在本檔案館查不到的利用者，也要熱心幫助他們分析所查閱檔案的應歸屬哪個部門。

3.2 細心

在查找檔案時要細心。查閱利用的檔案涉及到的時間、內容、名稱等方面，檔案人員都要細心詢問，不能有半點馬虎。

3.3 耐心

由于利用者不了解檔案工作，特別是對于那些表達不清楚自己查閱何種檔案的利用者，檔案工作人員更要主動聽、用耐心地傾聽去消除利用者內心的顧慮，準確無誤地掌握利用者的需要，讓利用者“帶著問題來，帶著結果去”。 對待利用者提出的要求和問題要耐心解答。 如有的利用者看了正文，還想看附件；有的要抄錄、有的要復印等。 工作人員要根據具體情況給予解決，解決不了的要耐心說明原因，使利用者“高興而來，滿意而去”。

3.4 真心

對于“急于求成”的利用者，要以誠相待，先想辦法穩住他們的情緒，幫助他們在最短的時間內找到檔案證明材料，以解決他們的燃眉之急；只有真心真意的服務，才能讓利用者滿意。

4 善于運用語言藝術

在檔案用工作中，檔案工作人員與利用者之間的交往，語言運用至關重量。 其語言溝通意味著雙方進行平等交流，體現了一種合作精神。 它從一個側面反映出學校檔案館的綜合形象和服務觀念、服務能力及服務水平。真誠、關切的語言能拉近管理人員和利用者的距離，態度冷淡生硬，勢必造成心理上的對立情緒。在實際工作中我體會到，檔案管理人員的重要職責是：既要熟悉館藏，掌握組卷方法，分析資料的屬性，又要了解利用者，能夠根據不同類型利用者的利用心理有針對性的進行服務。不僅要有豐富的專業知識，還要善于運用語言藝術。強化利用者服務語言的人文關懷，是提升學校檔案館服務品質的重要一環。

4.1 語言規范、準確

作為檔案工作人員, 其工作語言的基本要求是使用規范的普通話，避免使用聽不懂的方言。 語言表達要準確、恰當。

4.2 語言簡潔、得體

與利用者交談的內容要言簡意賅,一步到位。 向利用者解答問題時,運用恰當得體的語調,表現出友好、真誠的態度,這樣才能很好地與利用者交流。

4.3 親切的招呼語言

來有迎聲,問有答聲,這是檔案館服務語言的基本要求。 當利用者走進檔案館時要主動多用尊敬、謙虛等文明禮貌語言。 如“您好”、“請出示有效證件”、“查檔請登記”、“請稍等”等等。

禁止使用“不知道”“沒有”等生硬用語或不禮貌用語。

4.4 重視語速、語調、語氣的使用

語速太快、太慢都容易引起利用者心理上的不易接受；在口氣表達上多采用和藹商量的語調，切忌生硬的口氣；多使用親切、委婉、征詢、肯定、啟發式、協商式的語氣,禁止使用審問式語氣。

4.5 言語內容上應圍繞利用者查閱方面， 不得涉及與此無關的誹謗污蔑別人的問題。

5 健全用檔制度

在利用過程中，常會出現對檔案利用中的權限盲區問題，有的利用者，對一些憑證式、會議記錄等檔案原件材料要求復印；有的人代他人查詢成績和開具學歷證明， 有的為了找人而查詢其登記表中的地址、家庭電話，針對出現的問題，在提供資料同時，既要積極提供檔案，又不漏機密，如何解決好利用者與管理者之間矛盾，我認為是建立健全規范化用檔制度。

5.1 建立用檔范圍，有章可循

利用者只能利用與其工作相關檔案資料，超出工作范疇要經過申請批準，否則檔案管理人員有權拒絕調用。如教師業務檔案、黨委及行政會議記錄、畢業生驗印材料等,只允許在一定范圍內利用。

5.2 建立外借手續

在提供利用時，對利用頻繁的案卷盡可能是提供復印件，以減少對檔案原件的損壞。利用制度上要明確指出外借檔案一般不提倡借用原件，最好用復印件，消除利用者的摸糊認識，提高他們對檔案的保護意識。

5.3 建立催還制度

要有嚴格的用檔時間限制，提高檔案使用的周轉率。

6 不斷創新檔案利用服務機制

傳統檔案利用工作服務機制，主要形式有：以檔案原件提供利用、以檔案復制品提供利用、利用檔案內容書寫檔案證明提供利用。 服務方式內容主要包括：就地閱覽、檔案借閱、復制供應、檔案咨詢、檔案展覽、目錄交流等。檔案利用服務工作多數以閉門守攤，等待利用者上門的被動服務為主。其服務的方式、方法、手段都顯得被動、內容單一、服務面窄。 難以體現檔案工作的價值，檔案工作傳統的服務機制已不適應時代發展的要求。因此，必須不斷創新學校檔案工作服務機制，因為它是信息化時代對學校檔案管理工作提出的必然要求。應開發更多實用性的檔案服務形式。將傳統型與現代型服務方式相結合，主動地、有針對性地、形式多樣地將信息傳遞給利用者，擴大服務范疇實現全方位、多功能滿足利用者信息需求。 向利用者提供靈活的服務。 如：開展送檔上門服務、傳真送達服務、有償服務、專題性服務、電話服務、信函查詢、延長接待工作時間、通過網絡化開展查詢服務、建立計算機數據庫等等多種服務形式。

7 積極采用現代化科技手段

當今信息社會，采取現代化科學技術作為檔案服務創新手段是完全可行的。 檔案服務部門要不斷更新檔案技術設備和服務設施，使服務技術更加先進，服務手段更加現代化。

第一，借助計算機網絡擺脫自我封閉，走向社會。檔案館可以依托學校網站建立檔案信息網，開展檔案信息網上服務，由于計算機網絡可以不受距離限制，能快速準確地提供信息的查詢，克服了資源利用上的時空障礙。 這種服務方式起點高、見效快，影響大。

第二，采用先進計算機檔案信息管理系統，在檢索工具上多下功夫，運用標準統一、高質量、易操作、全方位的計算機檢索途徑，取代手工檢索，從而有效地提高學校檔案利用工作標準化和信息化程度。

第三，開展機讀目錄數據庫的建設。近年來，衛生學校教學檔案中的學生學籍類檔案成了利用率最高的門類。 為此，建立學籍檔案數據庫，將畢業生姓名、籍貫等多種信息輸入計算機，開展學籍檔案查詢服務，這樣既方便利用者進行學籍查詢，同時也有力地打擊假冒文憑現象，通過學籍檔案的依據憑證功能，維護學校的形象。這種服務方式容量大、利用便捷。

第四，運用計算機多媒體信息技術，對學校的教研檔案信息進行深層次開發，將檔案原件中的信息資源轉換成新的載體形式，擴大學校教研檔案信息的共享性， 使廣大教職工和學生可以在不同地點、不同條件下共享學校檔案信息，從而提高教學檔案信息的服務功能。

8 注重編研，服務利用

學校檔案中的原始材料是教師在教學活動、學生在學習生活和教學管理活動中形成的真實記錄，是開展學校檔案利用的基礎。 由于這些第一手材料的原始性，信息內容分散不成系統，給利用工作帶來不便。 只有經過歸納、綜合、篩選等一系列加工和提煉編成編研成品，才能向利用者提供準確、系統、優質的檔案信息，提供高層次的檔案信息服務工作。 因此，檔案工作人員應根據學校館藏檔案的特點以及了解利用者需求的基礎上，有選擇、有目的地編制多種檢索工具，形成全方位、多角度、多形式的檢索體系，將檔案編研信息集中系統地提供給學校領導、教職工和學生利用，以節省他們查找時間和精力，減少搜尋之苦，使他們有更多精力和時間投入到教學、科研和學習之中。如選編校史資料、往屆優秀畢業生的業績檔案,對師生進行傳統教育和提高社會知名度；將本校歷年來的優秀教案匯編成專題匯集，對提高教師教學水平,交流教學經驗，使學生得到最佳的教育。 從而了發揮教學檔案作用。 還可編制 《大事記匯編》、《學校榮譽匯編》、《學校規章制度匯編》、《教學科研成果匯編》等等編研材料。

9 做好檔案利用信息服務反饋

學校檔案館通過各種途徑將信息傳遞給利用者，此時檔案服務活動并沒用結束，為了了解檔案的服務行為、服務項目在學校和社會服務活動中的效果，還需要做好檔案利用信息服務的反饋工作。 信息服務效果的反饋，是指導檔案利用信息服務不斷調整,更好地運行的科學手段。其目的就是通過對利用信息服務所產生的反饋信息進行分析研究并及時采取措施。從中發現檔案在收集、整理、鑒定等基礎工作中的缺陷。及時總結經驗教訓，促進改善學校檔案服務工作，從而提高工作效率。學校檔案利用部門要針對提供利用過程中出現的各類情況向整個檔案工作提供反饋信息。 例如，在利用過程中查全率、查準率不高，是否是檔案收集不全、檢索渠道的不通暢；利用效果不理想是否是因為分類方法不科學；服務中發生爭執是否與利用手續過于繁鎖；以及利用者對現存檔案實際利用的評價滿意程度等等。檔案部門如果能及時主動收集、整理、分析各種反饋信息，通過因果互動的反饋機制，就可避免在服務工作中的盲目性，使檔案信息服務走向良性發展的軌道。

以上所述是我對提高檔案利用率的幾點看法。在當前經濟發展形勢下，檔案管理利用工作有其新要求、新內容、新特點和新方法。 作為學校檔案管理人員應不懈努力、與時俱進，加強學習，要多方位地了解學校在不同時期對檔案的需求，強化檔案館的社會功能，從而探索出利用工作的新規律。轉變觀念，積極主動參與到學校各項工作中去，強化責任心，提高檔案的利用率，更好地為學校及社會服務。