淺議電子文件對檔案工作的影響及保護對策

周明珠

（珠海水務集團有限公司 水質監測研究中心，廣東 珠海519000）

1 充分認識電子文件

信息技術領域的電子文件是指通過計算機進行操作、傳輸、存儲等處理的數碼序列，從社會生活的角度來認識，電子文件是人們在各種活動中使用電子計算機作為工具， 產生的一類數字化形式的記錄。按電子文件產生的工作領域，可將其分為兩種：一種是記錄人們在辦理公務，處理一般事務或交流信息過程中產生的電子文件，例如，OA（辦公自動化）電子文件、E—mail（電子信件）電子文件等，它們多以文本、圖象、聲音或影像等形式存在；另一種是記錄人們生產或科研活動的技術性電子文件，例如CAD（計算機輔助設計）、CAM（計算機輔助制造）等生成的電子文件，它們多以光柵圖或矢量圖等形式存在。

電子文件是人們為了某一目的，在計算機上，用一定的格式和處理方式生成的信息的組合，是人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。 它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。

2 電子文件的特點

2.1 信息的非人工識別性

電子文件是由計算機處理和生成的數字化的信息形態。在計算機內部，無論是傳輸還是存儲，電子文件都是以二進制的“0”、“1”數字編碼形式存在，人工無法直接識別，必須由相應的計算機軟硬件設備將載體上的編碼序列讀取出來，然后轉換成人能識別的形式，顯示在屏幕上或打印到紙上，人們才能夠知曉其內容。 人們在計算機屏幕上看到的文字、圖形或多媒體信息下的聲音、影像等電子文件形態，便是電子文件的某種輸出形式。

2.2 對系統設備的依賴性

電子文件對設備的依賴性體現在以下五個方面： 一是數字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術設備更新，五是加密。在計算機內部，電子文件是以數字編碼形式存在的，從生成、傳輸到存儲都是通過計算機實現的，離開了計算機軟硬件平臺，電子文件既看不見也摸不著。計算機更新換代很快，常常只能隔代兼容，對于需要歸檔長期保存的電子文件來說，設備依賴性造成的問題更加嚴重。 不同軟件環境下的電子文件有時難以互換。為安全保密起見，還常常通過特殊的軟、硬件設備，人為地進行復雜而獨特的編碼加密或信息拆分處理，使需要保密的電子文件只能在特定的環境下才能被讀取。

2.3 信息與載體的可分離性

紙質文件的墨跡必須依附在紙張上才能形成文字或圖形，內容與載體具有必然的不可分離性。 電子文件則不然，其存放位置不是固定的，可以實現異地傳輸、多極傳輸，而內容卻不發生任何變化。由文字、圖形、聲音、影像等多媒體信息相互搭配構成的電子文件，由于不同的載體往往適合存儲不同的媒體信息， 就會造成同一電子文件的文字、圖形、聲音、影像在存儲時的載體分離現象。

2.4 信息的易改性

對電子文件的內容進行修改非常容易，而且改后不留痕跡，勢必引起安全隱患，同時，還可對電子文件進行壓縮處理，改變電子文件的清晰度和對比度等等，造成“原件”識別困難。 相比之下想對紙質文件內容進行增、刪、改而不留痕跡幾乎是不可能的。

電子文件是人們為了某一目的，在計算機上，用一定的格式和處理方式生成的信息的組合，是人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。 它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

3 電子文件對檔案業務管理工作的影響

（1）傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。 這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。 紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。 因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。

（2）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。 不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

（3） 由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。 根據傳統的檔案價值鑒定理論， 文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。 此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。

4 電子文件對檔案學理論的影響

4.1 對檔案本質屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。 也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。 這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。

4.2 對檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產生，后者愈益受到普遍關注。傳統的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。 而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現存的機關、組織、機構這一現象而產生，人們可以根據需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。 因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發展來源原則。

4.3 對檔案學理論研究內容的影響

檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文件出現以后，檔案工作的對象發生了變化，其理論研究的對象自然也就發生了變化。 原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。 所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。 如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。

5 解決存在問題的對策

建立并執行一套科學、合理、嚴密的電子文件歸檔管理制度

5.1 依靠原紙質檔案立卷工作骨干，實現相關部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度

紙質文件歸檔經過多年實踐，已形成相對穩定的隊伍，有較好的工作基礎，各立卷部門都設立了負責人負責立卷工作。 開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。由于大多數計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經與檔案部門多年合作，建立了相對穩定的業務關系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質檔案立卷工作骨干，比以單位計算機與信息管理保管為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現實。 由于整理紙質檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，現有的立卷隊伍尚不適應工作發展的需要，要通過組織業務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

5.2 建立電子文件全過程管理制度

電子文件從形成到電子檔案的開發利用，來源廣泛，環節眾多。電子文件形成者不僅有業務管理部門的承辦人，還有數據錄入員等。 哪一個環節的職責不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實性。因此，電子文件收集歸檔，必須依靠制度約束。建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責要求，顯得尤為重要。這也是保證電子檔案原始性、真實性和完整性的重要措施。

電子文件的歸檔范圍、歸檔內容、歸檔部門與分工、歸檔的方法、歸檔時間、歸檔要求等和紙質文件相比，都有很大區別。抓電子文件歸檔工作，制定《機讀(電子)文件歸檔工作規定》等，都要明確無誤地分別對上述區別做出具體規定，并設計《機讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。同時還必須加強對電子檔案的開發利用活動環節的保密管理。

為了使各部門主管檔案工作的負責人和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物， 可在對電子文件的來源進行廣泛調研的基礎上，本著“注重職能因素”的原則，選擇電子文件的信息綜合性強，含“金”量高的綜合業務管理部、總裁辦公室做為開展電子文件歸檔的重點和試點部門。如將歷年的各部門單用戶報告和定制的多用戶（專項）報告分電子文件歸檔。

與紙質文件相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、綜合業管管理部門、計算機與信息管理部門四者結合的方法。電子文件形成部門熟悉各自管理的業務，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用； 綜合業務管理部門是全面掌握公司和產品種類、部門業務類型，負責經營管理的部門；計算機與信息管理部門是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，又可以作為電子文件的形成單位，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。 四個部門的職能相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中集成一體，可共同形成質量較好的電子文檔。