無(wú)合作不兄弟，Office協(xié)作辦公枚舉

王曉兵

Word、Excel和Powerpoint可謂是Office家族中的“三兄弟”，在日常辦公中也是“工作量”最大的，為大家廣泛使用。不過(guò)大多數(shù)用戶都是獨(dú)立使用這三個(gè)工具，很少將工具進(jìn)行結(jié)合，三兄弟之間缺乏合作。本文將破除兄弟之間的“隔閡”，增加他們之間的溝通途徑，讓三兄弟更好地為我們服務(wù)。

一、按需選擇，Word獲取Excel數(shù)據(jù)

Word以文字處理為主，在數(shù)據(jù)處理分析上并沒(méi)有多大的優(yōu)勢(shì)，但是能通過(guò)以下2種方式獲取Excel數(shù)據(jù)。

（一）借助超鏈接調(diào)用數(shù)據(jù)

有時(shí)Excel數(shù)據(jù)不需要在文檔中顯示，只需要給出數(shù)據(jù)的位置，可以方便查看，此時(shí)就可以使用超級(jí)鏈接指向Excel文件。

打開(kāi)Word后，輸入文字（如數(shù)據(jù)一），選中文字右擊選擇“超鏈接”，單擊“現(xiàn)有文件或網(wǎng)頁(yè)”（如圖1），然后選擇鏈接的Excel文檔，最后單擊“確定”按鈕即可。這樣將光標(biāo)指向文字后會(huì)出現(xiàn)鏈接文件提示，按住Ctrl鍵，單擊文字則可以打開(kāi)對(duì)應(yīng)的文件。如果要分享Word文檔，Excel文檔也要和Word文檔存放在一起。

（二）Excel數(shù)據(jù)插入到文檔

如果要讓Excel數(shù)據(jù)在Word文檔中顯示，通過(guò)“選擇性粘貼”來(lái)實(shí)現(xiàn)，可以用多種格式導(dǎo)入數(shù)據(jù)。

打開(kāi)Excel文件后復(fù)制里面所需的數(shù)據(jù)，然后切換到Word文檔中，單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡，單擊“粘貼”下的“▼”顯示粘貼選項(xiàng)（如圖2），選擇“鏈接和保留源格式”，此時(shí)表格就粘貼到Word中。使用這種方法導(dǎo)入Excel數(shù)據(jù)，當(dāng)Excel數(shù)據(jù)被修改后，Word文檔重新打開(kāi)，會(huì)提示是否更新數(shù)據(jù)，確保文檔和數(shù)據(jù)保持同步。在粘貼選項(xiàng)中可以直接粘貼數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)保存為圖片或文本，根據(jù)需要進(jìn)行選擇即可。

二、你中有我，Excel獲取Word文本

Excel中輸入整段的文字并不方便，修飾處理文字的功能也沒(méi)有Word強(qiáng)大，我們可以讓W(xué)ord進(jìn)駐Excel。

（一）Excel中導(dǎo)入Word文檔

打開(kāi)Excel，切換到“插入”選項(xiàng)卡，單擊“對(duì)象”按鈕，出現(xiàn)對(duì)話框，選擇“新建”下的“Microsoft Word”，單擊“確定”按鈕后，我們會(huì)看到Excel窗口中出現(xiàn)了Word的主窗口（如圖3），我們可以像在Word一樣對(duì)文字進(jìn)行處理。

（二）Word文本轉(zhuǎn)換成Excel表格

有時(shí)Word中的文本需要轉(zhuǎn)換成Excel表格，比如，Word文檔中有不少成語(yǔ)，需要填充到Excel表格中，此時(shí)通過(guò)復(fù)制粘貼是不行的，我們通過(guò)下面的的方法進(jìn)行操作。

首先在Word文檔中將成語(yǔ)之間用空格分割開(kāi)，選擇菜單“文件/另存為”將文件保存成“文本格式”；打開(kāi)Excel，選擇菜單“文件/打開(kāi)”彈出對(duì)話框，文件類型選擇“文本文件”，然后打開(kāi)保存的文本文件，連續(xù)單擊“下一步”按鈕，再單擊“完成”按鈕，即可將Word文檔轉(zhuǎn)換成Excel表格（如圖4），最后將轉(zhuǎn)換后的表格保存為Excel文件。

三、Word與Powerpoint的親密溝通

在某些場(chǎng)合，Word也需要和Powerpoint進(jìn)行親密溝通，最常用的是Word文檔和Powerpoint文稿之間的互換，有時(shí)Powerpoint中的備注也需要轉(zhuǎn)換成Word文檔，下面我們一一為大家介紹。

（一）文檔轉(zhuǎn)換成演示文稿

Word轉(zhuǎn)換成Powerpoint，只需要添加一個(gè)不常用的功能按鈕即可。

啟動(dòng)Word2013，單擊左上角的快捷工具欄，選擇“其它命令”彈出對(duì)話框（如圖5），選擇“不在功能區(qū)中的命令”，然后選擇“發(fā)送到Microsoft Powerpoint”，單擊“添加”按鈕即可。打開(kāi)Word文檔后，選中文本，單擊快捷工具欄中的“發(fā)送到Microsoft Powerpoint”，此時(shí)就會(huì)打開(kāi)Powerpoint，自動(dòng)根據(jù)文檔的段落，將文本按順序分別發(fā)送到多個(gè)幻燈片。

（二）演示文稿轉(zhuǎn)換成文檔

演示文稿轉(zhuǎn)換成Word文檔非常簡(jiǎn)單，打開(kāi)Powerpoint后，選擇菜單“文件/另存為”彈出對(duì)話框，文件保存類型選擇“大綱/RTF文件”，這樣保存的文件就可以用Word打開(kāi)。不過(guò)演示文稿中的圖片、藝術(shù)字等都會(huì)丟失。對(duì)于Powerpoint中的備注文本，選擇菜單“文件/導(dǎo)出/創(chuàng)建講義”彈出對(duì)話框（如圖6），根據(jù)需要選擇備注的位置，單擊“確定”按鈕，即可自動(dòng)將備注文本發(fā)送到到Word中。

四、Powerpoint調(diào)用Excel電子表格

Powerpoint調(diào)用Excel電子表格，通常有兩種方式：一種是通過(guò)復(fù)制Excel表格再粘貼到Powerpoint中，這個(gè)和Word中的操作差不多，因此不再詳解；另一種是直接在Powerpoint中插入Excel表格。

打開(kāi)Powerpoint后，切換到“插入”選項(xiàng)卡，選擇“表格”下的“Excel電子表格”（如圖7），這樣Excel表格就插入Powerpoint中，此時(shí)Powerpoint中就出現(xiàn)Excel主界面，這樣就可以在Powerpoint中使用Excel的強(qiáng)大功能。