無合作不兄弟，Office協(xié)作辦公枚舉

王曉兵

Word、Excel和Powerpoint可謂是Office家族中的“三兄弟”，在日常辦公中也是“工作量”最大的，為大家廣泛使用。不過大多數(shù)用戶都是獨立使用這三個工具，很少將工具進行結合，三兄弟之間缺乏合作。本文將破除兄弟之間的“隔閡”，增加他們之間的溝通途徑，讓三兄弟更好地為我們服務。

一、按需選擇，Word獲取Excel數(shù)據(jù)

Word以文字處理為主，在數(shù)據(jù)處理分析上并沒有多大的優(yōu)勢，但是能通過以下2種方式獲取Excel數(shù)據(jù)。

（一）借助超鏈接調用數(shù)據(jù)

有時Excel數(shù)據(jù)不需要在文檔中顯示，只需要給出數(shù)據(jù)的位置，可以方便查看，此時就可以使用超級鏈接指向Excel文件。

打開Word后，輸入文字（如數(shù)據(jù)一），選中文字右擊選擇“超鏈接”，單擊“現(xiàn)有文件或網(wǎng)頁”（如圖1），然后選擇鏈接的Excel文檔，最后單擊“確定”按鈕即可。這樣將光標指向文字后會出現(xiàn)鏈接文件提示，按住Ctrl鍵，單擊文字則可以打開對應的文件。如果要分享Word文檔，Excel文檔也要和Word文檔存放在一起。

（二）Excel數(shù)據(jù)插入到文檔

如果要讓Excel數(shù)據(jù)在Word文檔中顯示，通過“選擇性粘貼”來實現(xiàn)，可以用多種格式導入數(shù)據(jù)。

打開Excel文件后復制里面所需的數(shù)據(jù)，然后切換到Word文檔中，單擊“開始”選項卡，單擊“粘貼”下的“▼”顯示粘貼選項（如圖2），選擇“鏈接和保留源格式”，此時表格就粘貼到Word中。使用這種方法導入Excel數(shù)據(jù)，當Excel數(shù)據(jù)被修改后，Word文檔重新打開，會提示是否更新數(shù)據(jù)，確保文檔和數(shù)據(jù)保持同步。在粘貼選項中可以直接粘貼數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)保存為圖片或文本，根據(jù)需要進行選擇即可。

二、你中有我，Excel獲取Word文本

Excel中輸入整段的文字并不方便，修飾處理文字的功能也沒有Word強大，我們可以讓Word進駐Excel。

（一）Excel中導入Word文檔

打開Excel，切換到“插入”選項卡，單擊“對象”按鈕，出現(xiàn)對話框，選擇“新建”下的“Microsoft Word”，單擊“確定”按鈕后，我們會看到Excel窗口中出現(xiàn)了Word的主窗口（如圖3），我們可以像在Word一樣對文字進行處理。

（二）Word文本轉換成Excel表格

有時Word中的文本需要轉換成Excel表格，比如，Word文檔中有不少成語，需要填充到Excel表格中，此時通過復制粘貼是不行的，我們通過下面的的方法進行操作。

首先在Word文檔中將成語之間用空格分割開，選擇菜單“文件/另存為”將文件保存成“文本格式”；打開Excel，選擇菜單“文件/打開”彈出對話框，文件類型選擇“文本文件”，然后打開保存的文本文件，連續(xù)單擊“下一步”按鈕，再單擊“完成”按鈕，即可將Word文檔轉換成Excel表格（如圖4），最后將轉換后的表格保存為Excel文件。

三、Word與Powerpoint的親密溝通

在某些場合，Word也需要和Powerpoint進行親密溝通，最常用的是Word文檔和Powerpoint文稿之間的互換，有時Powerpoint中的備注也需要轉換成Word文檔，下面我們一一為大家介紹。

（一）文檔轉換成演示文稿

Word轉換成Powerpoint，只需要添加一個不常用的功能按鈕即可。

啟動Word2013，單擊左上角的快捷工具欄，選擇“其它命令”彈出對話框（如圖5），選擇“不在功能區(qū)中的命令”，然后選擇“發(fā)送到Microsoft Powerpoint”，單擊“添加”按鈕即可。打開Word文檔后，選中文本，單擊快捷工具欄中的“發(fā)送到Microsoft Powerpoint”，此時就會打開Powerpoint，自動根據(jù)文檔的段落，將文本按順序分別發(fā)送到多個幻燈片。

（二）演示文稿轉換成文檔

演示文稿轉換成Word文檔非常簡單，打開Powerpoint后，選擇菜單“文件/另存為”彈出對話框，文件保存類型選擇“大綱/RTF文件”，這樣保存的文件就可以用Word打開。不過演示文稿中的圖片、藝術字等都會丟失。對于Powerpoint中的備注文本，選擇菜單“文件/導出/創(chuàng)建講義”彈出對話框（如圖6），根據(jù)需要選擇備注的位置，單擊“確定”按鈕，即可自動將備注文本發(fā)送到到Word中。

四、Powerpoint調用Excel電子表格

Powerpoint調用Excel電子表格，通常有兩種方式：一種是通過復制Excel表格再粘貼到Powerpoint中，這個和Word中的操作差不多，因此不再詳解；另一種是直接在Powerpoint中插入Excel表格。

打開Powerpoint后，切換到“插入”選項卡，選擇“表格”下的“Excel電子表格”（如圖7），這樣Excel表格就插入Powerpoint中，此時Powerpoint中就出現(xiàn)Excel主界面，這樣就可以在Powerpoint中使用Excel的強大功能。