挖掘潛能

王曉兵

一、校對，讓拼寫錯誤自動“顯身”

如今用拼音打字的人非常多，因為這種輸入法簡單易學，不足之處也很明顯，錯誤率會比較高。在Word2013中內置的校對功能，則可以幫助我們對文本進行校對，從而盡快發現可能存在的錯誤。

（一）內置校對找錯誤

第1步：打開文檔后，切換到“審閱”選項卡，單擊“拼寫和語法”按鈕，會自動對文章進行檢測，并將可能有誤的文字用彩色浪線標出，此時可以對綠色文字進行修改，如果彩色浪線標出的是正確的，可單擊“忽略”按鈕（如圖1），這樣后面同樣的文字就不會再出現。

第2步：由于一些地名和人名是不規則組合，自動校對時會誤判，這在很多涉及到特殊詞匯的文檔中經常會碰到，因此可以將特殊詞匯添加到校對詞庫中。選擇菜單“文件/選項”，打開“Word選項”對話框，在“校對”項中單擊“自定義詞典”按鈕，出現對話框（如圖2），單擊“編輯單詞列表”，可以根據需要添加自定義詞語，最后連續單擊“確定”按鈕完成設置，以后遇到自定義詞語就會自動跳過。

（二）自制增強型校對

網絡新詞層出不窮，Word自帶的校對詞庫無疑跟不上時代，因此我們可以將QQ拼音、搜狗拼音等軟件中的新詞庫導出來，再設法導入到Word的校對詞庫中，這樣就避免了Word誤判新詞為錯字或別字。

第1步：右擊QQ拼音輸入法工具條，選擇“屬性設置”彈出對話框，切換到“詞庫管理”選項（如圖3），單擊“更多分類詞庫下載”按鈕，可以打開網站下載各種詞庫，雙擊即可安裝，在QQ拼音詞庫豐富之后，單擊“中文用戶詞庫”下的“導出”按鈕，將詞庫保存為ciku.txt。

第2步：在Word中打開“ciku.txt”，切換到“開始”選項卡，單擊“替換”按鈕，打開“替換”窗口，單擊“特殊格式”選擇“任意字母”（如圖4），單擊“全部替換”，稍后會看到詞庫中的所有字母都被刪除了。再在查找內容中用“任意數字”進行全部替換，這樣將所有數字刪除，最后替換詞庫中的各種符號、空格等，確保只剩下純漢字。

第3步：按【Ctrl+A】全選“ciku.txt”中的詞語，再按【Ctrl+C】復制詞語，最后關閉Word。進入Word校對詞庫所在文件夾（C：＼Users＼admin＼AppData＼Roaming＼Microsoft＼UProof），雙擊會自動用記事本打開CUSTOM.DIC文件，將復制的詞語粘貼到該文件中，保存文件，這樣下次使用Word的校對功能時則會使用該詞庫。CUSTOM.DIC是Word的校對詞庫，默認保存在系統分區中，這里的C表示系統分區盤符，admin是當前系統用戶名，在Word2013的“自定義詞典”窗口中可以查看當前電腦上CUSTOM.DIC文件的位置。

二、批注修訂，讓“改變”一目了然

在無紙化辦公環境下，文檔在上下流轉時，通常會被修改得“面目全非”，因此保留修改痕跡就比較重要了。Word 2013中的批注和修訂，恰好可以滿足我們的要求。

（一）批注，“浮于表面”的修改

當我們需要對一份文檔提出自己的修改意見時，就可以使用“批注”功能，這有些類似于上學時老師批改作文，圈出有問題的語句，再在旁邊寫上問題。打開要批注的文檔，切換到“審閱”選項，將光標移到文檔中要給出建議的地方，點擊“新建批注”按鈕，在該處右側會出現一個批注框，在里面可以輸入批注的內容（如圖5）。在添加多個批注后，會自動在批注者姓名后加上1、2、3，這樣可以很清楚地獲知加了多少個批注。如果不需要某個批注，可選中該批注，點擊“刪除”按鈕即可清除；如果要刪除文檔中所有批注，點擊“刪除”下的“▼”按鈕，選擇“刪除文檔中的所有批注”即可。選擇菜單“文件/選項”，切換到“常規”選項，在“對Microsoft Office進行個性化設置”中可以修改用戶名，這其實就是批注者姓名，不同的用戶對文檔進行批注，批注者姓名可以從這里修改，這樣便于別人獲悉批注人。

（二）修訂，可直接應用的“修改”

修訂可以對文檔進行修改，但修改前后的痕跡都會保留，用戶可以根據實際情況，選擇是否接受修訂。打開文檔后切換到“審閱”選項卡，單擊“修訂”按鈕后對文檔進行修改，此時可以看到刪除的文字并沒有消失，而是在上面加上了刪除線，添加的文字會接在刪除的文字后面（如圖6）。如果僅僅是修改了文字的屬性（如字體、字號等），在文檔右側會顯示相應的格式。

在接受到修訂過的文檔后，如果覺得修訂處可以接受，單擊“接受”按鈕，即可自動用修訂內容替代正文，單擊“接受”按鈕下的“▼”，選擇“接受對文檔的所有修訂”，一次性通過修訂。對于不合適的修訂，可單擊“拒絕”按鈕。

單擊“修訂選項”按鈕出現對話框，再單擊“高級選項”按鈕，在這里可以對修訂的各種屬性進行設置（如圖7），比如：插入內容后的格式（如加上單下劃線或改變顏色等），刪除內容用什么標記（刪除線或隱藏雙下劃線等）。

三、比較合并，融合批注修訂的文檔

如果一篇文檔分別交給了多人進行了審閱，就會得到多份審閱后的文檔，可能使用了批注和修訂，此時要將這多份文檔合為一篇文檔，則可以使用Word的比較和合并功能。

切換到“審閱”選項卡，單擊“比較”按鈕，選擇“比較”彈出對話框，分別選擇“原文檔”和“修訂的文檔”，單擊“更多”按鈕，會顯示各種比較設置選項（如圖8），選擇“顯示修訂”下的“新文檔”，最后單擊“確定”按鈕，會同時顯示3個文檔：兩個原始文檔和一個合并后的文檔，這樣我們就能很清楚地對文檔進行對比，查看到區別。

同樣，如果要合并兩個文檔，則單擊“比較”按鈕選擇“合并”，再分別打開兩個文檔，合成一個新文檔后，可以用新文檔再和第3份修改的文檔進行合并，從而實現多個文檔合并成一個文檔。