玩轉“格式相似文本”

王志軍

技巧一：只選擇段落標題

很多時候，我們并沒有使用“標題”樣式，而是通過其他的方法對段落標題進行統一的設置，例如字體為黑體、加粗、字號增大等，如果需要調整段落標題的格式或刪除，手工操作顯然相當麻煩。此時可以利用“選擇格式相似的文本”這一功能。

將光標放在任一個段落標題中，切換到“開始”選項卡，依次單擊“選擇/選擇格式相似的文本”，此時會發現文檔中所有的段落標題已經被自動選中（如圖1），接下來該如何操作，相信就不用多介紹了吧！

技巧二：找出文檔中的“異數”

如果需要找出段落中的“異數”內容，例如某些段落中有事先設置的粗體或其他內容，那么仍然可以利用這一功能，將光標放在特定位置，在“開始”選項卡依次單擊“選擇/選擇格式相似的文本”，很快就可以將文檔所有相同格式的文本同時選中（如圖2）。如果需要查找其他格式一致的內容，可以按照同樣的方法進行處理。

此時，仍然可以利用“格式相似的文本”解決這一問題。將光標定位到亂碼字符的任意位置，在“開始”選項卡依次單擊“選擇/選擇格式相似的文本”，立即就可以去除亂碼，即使仍然有少量的亂碼字符，手工刪除就可以了。當然，這種方法只能針對部分網頁，并不具備普遍性。

技巧三：巧妙實現帶框字符的替換

同事傳過來一個Word文檔，其中有許多帶框的字符，現在希望對方框內的字符進行替換操作，但當將帶框的字符復制到“查找”欄之后，卻發現只顯示字符，原來的方框沒有了，這樣自然無法進行查找和替換。

如果使用的是Word 2010或Word 2013版本，那么可以進行“選擇格式相似的文本”解決這一問題。

第1步：選擇帶框字符

首先在文檔中選擇任意一個帶框字符，切換到“開始”選項卡，在“編輯”功能組依次選擇“選擇/選擇格式相似的文本”，立即就可以將文檔中所有帶框的字符一次性選中。如果選擇文檔最前面的帶框字符無法實現格式選擇，可以選擇稍后面的帶框字符。

第2步：設置樣式

接下來，我們需要為這些格式相似的文本設置樣式，至于選擇哪一種樣式，可以根據自己的喜好進行設置，建議選擇“明顯強調”。仍然切換到“開始”選項卡，在“樣式”功能組單擊“明顯強調”樣式，此時你會看到原來的方框已經消失，取而代之的是藍色斜體的“名”（如圖3）。

第3步：執行替換操作

打開替換對話框，在“查找內容”框鍵入“名”，點擊“更多”按鈕，切換到高級替換模式，依次選擇“格式/樣式/明顯強調”。在“替換為”框填寫需要替換的內容，檢查無誤之后，單擊“全部替換”按鈕，很快就可以完成替換操作（如圖4）。

至于讓替換之后的字符仍然要加上方框，操作相當簡單，只要切換到“開始”選項卡，單擊“字體”功能組的帶框按鈕就可以了。

補充

有時從網頁或者論壇復制的內容出現大量亂碼，一般來說這是網頁設計者出于版權保護的需要，在網頁背景是白色的情況下不會顯示，而粘貼到Word之后就會出現亂碼，這會給我們的后續處理造成很多不便。