產品研發項目管理中的收尾工作

何遺非 萬俊丹

摘 要：項目管理是近年來發展迅速的一門管理科學，但作為項目管理的重要組成部分和企業項目管理能力提升的關鍵過程，項目收尾工作卻沒有得到應有的重視。文章從項目收尾的內容、作用和開展出發，簡述項目收尾的工作的現狀及對產品研發企業的重要意義。

關鍵詞：項目管理；收尾；研發

項目管理（Project Management）是近年來發展迅速的一門管理科學，在工程建設、產品研發等行業得到了越來越廣泛的應用，其重要性也得到了廣泛重視。但作為項目管理的重要組成部分和企業項目管理能力提升的關鍵過程，項目收尾工作卻沒有得到應有的重視。特別是在大多數以產品研發為主業的企業中，項目團隊往往在產品研發成功后就解散了，項目收尾工作難以得到開展，其重要意義也難以體現。本文從項目收尾的內容、作用和開展出發，簡述項目收尾的工作的現狀及對產品研發企業的重要意義。

1 項目收尾的內容

項目收尾（Project Conclusion）：根據PMI（美國項目管理協會）的概念，項目收尾包括合同收尾和管理收尾兩部分。

其中，合同收尾是對項目的合同收尾就是根據合同，和客戶一項項的核對，是否完成了合同所有的要求，是否可以把項目結束掉，也就是我們通常所講的驗收。由于客戶的要求，合同收尾工作在絕大多數項目中都得到了比較良好的開展。

管理收尾是指項目團隊在整個項目基本完成后，對整個項目的過程進行分析、總結，對項目進行過程的得失進行總結，進而對整個企業的管理體系提出完善建議。具體工作包括：

（1）項目分析，即將實際情況與基準方案進行比較。從成本、進度、技術參數等方面分析項目實際情況與初期基線的出入；分析項目范圍及其變化對成本和進度的影響；分析項目質量的好壞；分析項目滿足要求的情況；總結經驗教訓及對未來項目的建議。

（2）向顧客學習，包括顧客對項目的最終接收；收集顧客對項目的評價及對未來項目的建議。

（3）項目移交，包括圖樣技術文件的移交、處置租用和購買的設備、將項目責任移交給運營維護單位、安置項目人員。

（4）項目信息歸檔，包括建立項目記錄的歷史資料庫及按國家有關規定安排存儲有關資料，包括項目的進展情況、質量記錄、合同記錄等。

在情況允許時，還應在項目策劃中安排項目階段收尾工作，即隨著項目的進展，在重要的節點之后開展階段性的收尾工作，通過數據分析和收集顧客建議，對項目管理的績效進行分析，對項目管理進行完善。

2 項目收尾的作用和意義

一個項目的收尾，不僅是項目管理過程結束的標志，更是企業項目管理能力積累提升的基礎。通過項目管理收尾工作，收集項目的信息和數據，并將這些數據與項目計劃進行比較，來判定項目的策劃是否完善，對風險的預估是否全面，對資金和人力的預先安排是否合理，還能從頂層策劃、人員權限、組織結構等方面對項目進展的得失進行分析，從而系統全面的分析項目的經驗教訓。同時，將經驗教訓固化存檔，也是將個人、項目組的經驗沉淀為企業經驗的重要途徑。

對企業內部而言，項目收尾的意義在于對項目管理過程進行客觀評價、沉淀管理過程經驗。對企業外部而言，是收集客戶意見建議的重要途徑。通過收集客戶對整個項目過程的意見建議，可以系統的將客戶需求轉換為企業追求，從而提升企業滿足客戶需求的能力與水平。

根據項目收尾的成果，企業可以將項目管理中總結的經驗教訓固化為制度流程，從而提升企業項目管理能力。項目收尾是打造企業核心能力、提高企業項目管理成熟度的重要手段。

3 項目收尾過程開展的現狀

目前，在大多數項目管理過程中，合同收尾一般都由客戶主導進行，基本都開展了合同收尾工作，按照合同要求進行了核對、驗收。

但是，在產品研發項目，特別是大型產品如汽車、航空產品等的開發過程中，管理收尾過程仍未得到足夠的重視。無論是國家重點型號等復雜大型項目，還是元器件開發等小型項目，由于大多數采取的是項目組形式或項目組與行政矩陣式結構，在項目完成后，項目管理人員和技術人員大多數都重新整合到其他項目組中。同時，在項目的策劃中也缺失項目收尾的安排，導致開展了項目管理收尾過程的微乎其微。即使在少數開展了項目收尾的項目中，也沒有系統化的開展工作，造成收尾工作流于表面甚至流于形式。

尤其是項目分析過程，在各項目管理過程中存在嚴重的缺失。在大多數項目的收尾過程中，基本上僅針對項目的符合合同要求情況進行了檢查，對項目計劃的符合性、執行性，項目范圍變更，需要進行的機構、資源優化等內容均沒有進行分析回顧。

在各項目管理過程中，無論是大型復雜產品總體研制過程，還是分部件的研發過程，均存在大量可供借鑒參考的共性問題，項目管理過程也存在大量重復或類似過程。因此，適時參考其他項目經驗是節省項目時間、成本的有效途徑。

總之，在目前各項目管理過程中，對項目管理過程中管理收尾過程的缺失，嚴重影響了項目管理經驗的積累，在之前項目中出現的問題，如成部件交貨延期影響項目進度；研制試驗出現反復造成項目進度與成本超出計劃；項目資源與人力不足造成進度拖延；項目方案不足造成成本超標等在后續的項目研制中反復出現。同時，在前期項目研制中形成的臨時制度、組織結構等促進了項目管理過程，有利于提升企業效率，但項目結束之后，未能固化到企業的制度與機構中。類似問題，造成項目經驗無法轉換為企業經驗，企業項目管理能力無法得到提升。

4 收尾過程改進建議

為解決企業項目經驗沉淀的問題，必須重視和實施管理收尾工作。因此，在項目管理過程中，應采取以下措施進行改善：

（1）在各項目研制策劃中，明確增加管理收尾的工作安排，同時安排相應的資源及人員。在可能時，還應將收尾工作納入項目或個人的考核評價中，督促項目管理人員認真組織開展相關工作。

（2）在企業的管理制度中，增加管理收尾對制度的持續改進要求。明確每個項目完成收尾后，必須對企業的相應制度進行管理評審，根據項目收尾總結報告，完善企業管理制度。

（3）在企業中增加項目管理經驗庫。將各項目管理收尾總結報告收錄到企業項目管理經驗庫中，通過收尾工作，總結項目經驗教訓，同時，提升企業管理水平。

參考文獻

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