從項(xiàng)目管理軟件應(yīng)用談項(xiàng)目管理

摘 要：項(xiàng)目管理軟件廣泛應(yīng)用，一方面提高了項(xiàng)目管理的工作效率，另一方面也促進(jìn)了項(xiàng)目管理中程序（procedures）、方法（methodology）和標(biāo)準(zhǔn)（standards）的建立，對(duì)項(xiàng)目的成功管理起到事半功倍的效果。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理；軟件；應(yīng)用

在項(xiàng)目管理界有句名言：“The major cause of project failure is not the specifics of what went wrong but rather the lack of procedures，methodology and standards for managing the project.”即“引起項(xiàng)目失敗的原因并不是（項(xiàng)目）哪些地方出了問題，而是在管理項(xiàng)目的過程中缺乏程序（procedures）、方法（methodology）和標(biāo)準(zhǔn)（standards）”。

1 現(xiàn)代項(xiàng)目管理

現(xiàn)代項(xiàng)目管理是管理學(xué)科近年來發(fā)展起來的一個(gè)新的領(lǐng)域，隨著信息技術(shù)的發(fā)展與外包的盛行，企業(yè)間的業(yè)務(wù)的互聯(lián)度越來越明顯，傳統(tǒng)的縱向一體化運(yùn)營模式越來越被橫向、超文本化運(yùn)營模式所代替。以項(xiàng)目為中心，而不是以組織結(jié)構(gòu)為中心的經(jīng)營活動(dòng)越來越多。

現(xiàn)代項(xiàng)目管理知識(shí)體系是根據(jù)美國項(xiàng)目管理學(xué)會(huì)（PMI）于1984年制定的項(xiàng)目管理知識(shí)體系PMBOK（A Guide to the Project Management Body of Knowledge）而不斷完善的項(xiàng)目管理專業(yè)的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，該指南已被世界項(xiàng)目管理界公認(rèn)為一個(gè)全球性標(biāo)準(zhǔn)。該指南對(duì)管理的定義是：

項(xiàng)目管理就是運(yùn)用各種知識(shí)、技能、手段和方法來滿足或超出項(xiàng)目利害關(guān)系人（Stakeholder）對(duì)某個(gè)項(xiàng)目的要求和期望。

在這個(gè)知識(shí)體系中，項(xiàng)目管理被劃分為9個(gè)知識(shí)領(lǐng)域，我們可以用示意圖來表示項(xiàng)目管理知識(shí)體系（如圖1所示）。

9大知識(shí)領(lǐng)域的核心功能輔助功能范圍管理時(shí)間管理成本管理質(zhì)量管理多項(xiàng)目綜合管理范圍管理時(shí)間管理成本管理質(zhì)量管理項(xiàng)目干系人的需要與愿望項(xiàng)目成功

圖1 項(xiàng)目管理知識(shí)體系

從20世紀(jì)90年代末以來，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的縱向經(jīng)濟(jì)運(yùn)營模式開始轉(zhuǎn)為縱向與橫向相結(jié)合的發(fā)展模式，經(jīng)濟(jì)發(fā)展全球化、一體化的趨勢(shì)越來越明顯。在這樣的背景下，對(duì)項(xiàng)目管理也提出了更高的要求，項(xiàng)目管理開始朝著集成化和可視化，項(xiàng)目組合管理（Project Porto folio Management）和項(xiàng)目群管理（Programme Management）的方向發(fā)展。

由于每個(gè)項(xiàng)目的特殊性會(huì)導(dǎo)致每個(gè)項(xiàng)目都會(huì)有很多種處理方法，但是，不論采取什么樣的方法進(jìn)行項(xiàng)目管理，總的來說項(xiàng)目管理一般都按照以下步驟進(jìn)行：

步驟1：建立項(xiàng)目小組（Project Team）確定項(xiàng)目管理的組成成員以及組織結(jié)構(gòu)。

步驟2：確定項(xiàng)目范圍（Project Scope）規(guī)定必須完成的工作；識(shí)別工程數(shù)量、質(zhì)量和必須執(zhí)行的任務(wù)。

步驟3：制定項(xiàng)目概算（Project Budgeting）確定業(yè)主批準(zhǔn)的預(yù)算。

步驟4：制定項(xiàng)目進(jìn)度和資源/費(fèi)用計(jì)劃（Project Scheduling and Resource Planning）按邏輯順序安排活動(dòng)并做出進(jìn)度計(jì)劃；將費(fèi)用和資源與進(jìn)度計(jì)劃中的活動(dòng)聯(lián)系起來；對(duì)所制定的項(xiàng)目進(jìn)度和資源/費(fèi)用計(jì)劃進(jìn)行平衡和優(yōu)化。

步驟5：進(jìn)行項(xiàng)目跟蹤（Project Tracking）測量工作、時(shí)間和消耗的資源/費(fèi)用；將“實(shí)際的”與“計(jì)劃的”工作、時(shí)間和費(fèi)用進(jìn)行比較；采取控制措施并實(shí)施變更管理。

步驟6：項(xiàng)目竣工（Project Close-Out）進(jìn)行最終測試和檢查、文件歸檔、確認(rèn)支付；項(xiàng)目移交。

2 項(xiàng)目管理軟件的應(yīng)用

項(xiàng)目的管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)和不斷變化的過程，在管理過程中，大量外部信息和數(shù)據(jù)會(huì)不斷出現(xiàn)和更新，為方便管理者更好的理解、分析和迅速?zèng)Q策，需要使用一些簡化的圖表來把這些信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和整理。另外，由于絕大多數(shù)的項(xiàng)目管理周期長，涉及專業(yè)領(lǐng)域較多，在實(shí)施前就應(yīng)做大量的調(diào)研和考察工作，并做好規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算等。

項(xiàng)目管理軟件作為一個(gè)輔助管理的工具，一方面幫助項(xiàng)目管理者提高工作效率、增加項(xiàng)目收益、控制項(xiàng)目成本，另一方面則應(yīng)輔助其進(jìn)行項(xiàng)目管理的決策，提高項(xiàng)目決策和管理水平。通過建立一套科學(xué)、規(guī)范、高效的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)（PMIS），將會(huì)對(duì)項(xiàng)目的成功管理起到事半功倍的效果。

從目前項(xiàng)目管理軟件的應(yīng)用情況來看，主要存在以下兩種形式：

（1）以項(xiàng)目業(yè)主為主導(dǎo)的形式

采用這種形式的項(xiàng)目管理一般由業(yè)主來主導(dǎo)，項(xiàng)目業(yè)主方人員配置相對(duì)較全，各專業(yè)管理崗位均配置專人，業(yè)主直接主導(dǎo)項(xiàng)目的投資、質(zhì)量、安全、進(jìn)度等方面的管理，而項(xiàng)目參與方往往在業(yè)主各職能部門的管理下開展工作，項(xiàng)目管理形成一個(gè)有機(jī)的整體，實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一步調(diào)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)調(diào)程序。在項(xiàng)目輔助管理軟件的幫助下，由業(yè)主主導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程中的變化和調(diào)整進(jìn)行分析研究，從項(xiàng)目整體出發(fā)提出應(yīng)對(duì)策略，從而實(shí)現(xiàn)管理目的。但這對(duì)業(yè)主人員的管理能力和水平要求較高，因此，這種管理形式僅在特大型或國家重點(diǎn)項(xiàng)目管理中采用。

（2）項(xiàng)目各參與方自主管理形式

這是目前項(xiàng)目管理中普遍采用的一種形式，適應(yīng)于當(dāng)前項(xiàng)目管理中業(yè)主人員配置較少，以業(yè)主代表或監(jiān)理工程師來實(shí)施項(xiàng)目管理的形式。這種形式的好處在于，各參與方從身管理出發(fā)，更加的機(jī)動(dòng)靈活，對(duì)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目能快速做出響應(yīng)。由于各參與方在各自專業(yè)領(lǐng)域的優(yōu)勢(shì)，使得項(xiàng)目管理軟件的應(yīng)用更加有積極意義，因?yàn)閿?shù)據(jù)和信息的可靠程度大大提高，因而通過軟件分析和結(jié)果也就更有指導(dǎo)意義。因此，這種管理形式應(yīng)用較為普遍。

3 結(jié)束語

工程項(xiàng)目管理軟件的應(yīng)用具有積極意義，從企業(yè)自身的經(jīng)營發(fā)展來看，通過輔助項(xiàng)目管理軟件的應(yīng)用，可以有效提高企業(yè)的決策水平，提升企業(yè)的核心競爭力，實(shí)現(xiàn)對(duì)市場變化的快速響應(yīng)適應(yīng)市場化競爭的要求。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展日愈全球化的今天，我國企業(yè)在“走出去”參與國際競爭的過程中，充分利用高效管理軟件，實(shí)現(xiàn)信息的有效整合和利用，減少信息損耗，提高工程項(xiàng)目的管理水平，提高工程項(xiàng)目各個(gè)參與方的管理水平，提高工程項(xiàng)目的整體效益，增強(qiáng)企業(yè)參與國際市場的競爭力。

作者簡介：張林波（1977，9-），男，云南省曲靖市（籍貫），現(xiàn)職稱：工程師，學(xué)歷：本科，研究方向：工程項(xiàng)目管理。