農業事業單位檔案管理工作措施的探討

李想

檔案管理工作是農業事業單位的管理工作之一，在新時期檔案管理工作的管理理念、業務水平也要不斷完善，才能發揮農業事業單位檔案管理工作的作用，為農村經濟的發展出力。下面筆者將檔案管理工作存在的問題及加強管理工作的措施介紹如下。

一、當前農業事業單位檔案管理的問題

1、農業事業單位檔案管理意識與操作規范

我省農業事業單位的檔案管理意識薄弱，操作規范不健全。這主要源于農業事業單位的領導觀念，他們認為農業事業單位檔案管理與經濟工作無關，在檔案管理工作上投入不足，導致農業事業單位檔案的完整性受到威脅，也制約了農業檔案的有效利用。在農業事業單位的工作人員，大都也認為農業檔案管理工作無所謂。但實際上農業事業單位檔案管理工作也很重要，在農村經濟發展中，農業事業單位的檔案管理部門需要做重要的記錄和歸檔，例如農業經濟的發展大事記，對農業的調研情況等的記錄和收集，都需要由檔案管理工作來完成。但在實際執行過程中，由于各方面的因素，相關檔案難以移交到檔案室，影響了檔案管理資料的連續性、完整性和可靠性。

2、檔案管理人員的流動性與檔案員工的素質

由于有些農業事業單位不重視檔案管理工作，許多單位至今還沒有設立專職的農業檔案管理人員，由于兼職人員流動性大，不僅檔案交接帶來麻煩，還會給給農業檔案管理工作帶來隱患，這主要因為有些兼職人員的專業素質不高，不能滿足新時期檔案管理的需要。同時，有些農業事業單位的檔案管理人員身兼多職，使他們沒有時間開展農業檔案管理；有些人員原本也不是檔案管理專業的，這也在一定程度上造成農業檔案管理人員的文化程度和理論水平參差不齊。

3、農業檔案管理制度滯后與現代化管理手段

有些農業事業單位的檔案管理制度形同虛設，例如，有的農業事業單位，只有在上級管理部門檢查時，才匆忙制定檔案管理的規章制度，其檔案管理制度根本形同虛設，前者造成的后果是可操作性不強，后者則造成針對性不強。隨著科學技術的發展和進步，計算機網絡技術已經運用于檔案管理工作中，電子檔案的管理方法也應運而生。然而，目前農業事業單位的檔案管理工作還存在差距，基本沒有實現電子檔案存貯管理的應對能力。計算機和網絡技術，在農業事業單位檔案管理中的開發和利用程度，與其他部門的業務領域相比還有較大的差距，在一些農業事業單位在檔案管理中，只是把計算機用做搜索的工具，計算機的諸多功能都未被開發和利用，例如靈敏的識別能力、快捷的運算速度、極大的數據存儲量等。

二、加強新時期農業事業單位檔案管理的措施

1、要重視農業事業單位檔案開發與利用的措施

要重視農業事業單位檔案的開發與利用包括兩個方面。一方面，要將計算機的功能和特點充分開發和利用起來，適用農業事業單位的檔案管理系統軟件，改變僅僅將計算機作為檢索工具來使用的尷尬局面。另一方面，要充分重視農業事業單位檔案管理本身的開發和利用。首先，農業事業單位要牢牢樹立服務意識，將檔案管理工作緊緊圍繞農業經濟的發展中心來實施，積極參與農業經濟發展的各項重大活動，要靈活運用多種載體做好檔案管理工作。還要積極拓展檔案工作的服務領域，使檔案管理部門可以為農村經濟發展提供專項服務。提高檔案管理在農業經濟發展中的地位。要讓農業事業單位負責一部分檔案收集和整理工作人員，主動通過辦公室，將資料辦公室業務集中到檔案室，促進檔案管理工作的規范化和連續性。

2、建立高素質管理團隊與實現管理全員化措施

農業事業單位檔案管理工作需要專業化的檔案人員，他們是檔案管理活動的實施者和行為者，因此要提高農業事業單位檔案管理水平，必須培養高素質的檔案管理團隊。其一，要利用專業人員擔任檔案管理職位，以確保檔案管理人員專注檔案管理工作，同時，應當建立一套科學的檔案管理體系。一方面要對已人職的職員進行專業化培訓，提高他們的計算機能力和獨立應對能力，確保檔案信息的真實、準確、可靠、有效。其二，要實現檔案管理全員化，農業事業單位的領導應當對檔案管理工作予以足夠重視和大力支持，加大檔案管理的人力、物力和財力投入；其他部門也要積極配合檔案管理部門的工作，為檔案管理工作提供便利；使農業事業單位全員參與檔案管理的文化氛圍，將農業事業單位檔案的價值能夠實現最大化。

3、創新管理理念與方法與完成管理現代化措施

農業事業單位檔案管理工作，必須創新管理理念與管理方法。在檔案管理工作中強化競爭意識，樹立檔案管理的效率觀。要充分利用計算機技術，改變傳統的紙質檔案管理模式，利用統一的電子檔案管理系統，使農業事業單位的檔案實現電子化，建立不同種類的全文數據庫，設置科學合理的管理權限，并將全文數據庫檔案按照需要，對各基層單位分層次開放，以提高農業事業單位檔案管理工作的應用價值。