淺析計算機在現(xiàn)代檔案管理中的應用

劉蘭芳

【摘要】現(xiàn)階段，隨著科學技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機信息技術(shù)也獲得了巨大的突破及廣泛應用，現(xiàn)代檔案管理中以計算機技術(shù)為契機，促進了檔案信息管理的科學性和時效性。信息資源成為目前知識經(jīng)濟時代最寶貴的資源，所以，檔案電子化是信息時代檔案工作發(fā)展的必然趨勢，本文簡單分析了計算機技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理工作中的作用。

【關(guān)鍵詞】計算機;現(xiàn)代檔案管理;應用

1.前言

利用計算機技術(shù)進行對檔案的管理，跟傳統(tǒng)手工管理模式相比，具備許多無法比擬的優(yōu)勢。比如說，電子版檔案提高了檢索速度，使資料查找更加方便，大大增加了存儲容量，增強了檔案資料的保密性，延長了檔案資料的壽命，降低了檔案管理工作的成本，以上優(yōu)勢大大促進了檔案管理工作的效率提高和工作利用水平。

2.計算機在檔案管理工作中的應用情況和發(fā)展歷程

現(xiàn)階段，計算機技術(shù)飛速發(fā)展并被廣泛應用于社會經(jīng)濟的各個領(lǐng)域，這為檔案管理工作實現(xiàn)信息化和科技化提供了契機。現(xiàn)階段，信息已經(jīng)成為網(wǎng)絡時代最寶貴的資源，檔案工作的電子化是信息時代檔案工作面臨的必要轉(zhuǎn)型，這點已經(jīng)被人們廣泛接受并在具體的檔案工作實踐中取得了良好的成績。具體的說檔案工作的信息化包括：檔案文件資料的信息化，檔案管理工作流程的信息化，檔案工作管理模式的信息化，這就是以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案工作的數(shù)字化。在計算機網(wǎng)絡技術(shù)的支持下，用現(xiàn)代化的科技成果對傳統(tǒng)檔案管理工作的模式和工具等進行革新，從而實現(xiàn)檔案管理工作的信息化。例如，利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)和管理軟件實現(xiàn)對檔案管理工作的信息化管理，這樣不但進一步發(fā)揮了計算機技術(shù)在檔案工作宏觀管理上的作用，同時促進了計算機技術(shù)和檔案管理工作的融合，對于提高檔案工作人員現(xiàn)代化管理能力及推動檔案工作的信息化建設具有重大的積極意義。

21世紀是一個知識大爆炸、科技高度發(fā)達的新世紀，我們每天工作在高科技環(huán)境中，學習在高科技環(huán)境中，生活在高科技環(huán)境中，并在這個高科技的環(huán)境中求得生存、謀得發(fā)展。高科技不但向世人展示了它無比強大的能量及發(fā)展勢頭，同時也向世人提出了一個新的命題：要想成為時代的弄潮，不但要有掌握高科技的知識和技能，同時也要有對高科技的應用能力和創(chuàng)造能力，用發(fā)展創(chuàng)新的眼光順應新時代的要求。

3.現(xiàn)階段計算機在我國檔案管理工作中存在的缺陷

3.1 在實際的檔案管理工作中，存在著檔案信息發(fā)布及網(wǎng)絡基礎(chǔ)建設各行其道的現(xiàn)象，導致了網(wǎng)絡的層次不一、缺乏通用性、檔案信息發(fā)布及網(wǎng)絡建設不能有效結(jié)合，所以，需要進一步加強檔案工作的標準化流程和規(guī)范化操作。將計算機技術(shù)引入到檔案工作是以統(tǒng)一的工作規(guī)范和操作標準為前提的，在傳統(tǒng)模式的檔案管理工作中，存在著檔案文件的質(zhì)量良莠不齊、檔案著錄的標準不統(tǒng)一等現(xiàn)象，這對檔案管理工作的信息化進程有著很大的阻礙作用。

3.2 電子檔案信息的安全隱患。在全球化、信息化和網(wǎng)絡化的發(fā)展時代，因特網(wǎng)具有的開放性、共享性和動態(tài)性等特征，導致所有人可以自由出入Internet，這樣造成了嚴重的電子檔案信息的安全隱患。目前很多的政府公文都是通過政府電子政務系統(tǒng)直接在Interner上面發(fā)布和流轉(zhuǎn)的，在用網(wǎng)絡進行電子檔案的傳輸時容易遭到竊聽、泄密和篡改等破壞。另外，電子版的檔案在傳輸、保存和歸檔的過程中存在著容易被病毒入侵的危險。瑞星公司發(fā)布的《2006年度中國大陸地區(qū)電腦病毒疫情互聯(lián)網(wǎng)安全報告》證明：僅2006年被瑞星公司截獲的病毒就有231211個。建立在計算機網(wǎng)絡技術(shù)基礎(chǔ)上的檔案工作信息化面臨著這樣惡劣的網(wǎng)絡環(huán)境，一個小小的疏忽就很可能給檔案工作帶來不可挽回的損失。每日強行進入互聯(lián)網(wǎng)的非法訪問數(shù)量多到不計其數(shù)，我國既有的防火墻技術(shù)很難控制黑客中的高手，這嚴重威脅到了我國電子檔案資料的安全。

4.如何充分發(fā)揮計算機技術(shù)在檔案管理工作中的作用

4.1 加速計算機技術(shù)在檔案管理工作中的普及

要想真正實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，使人們更加方便的檢索、利用檔案信息資源，就需要盡快的、最大程度的實現(xiàn)檔案管理工作的信息化，這就要充分發(fā)揮計算技術(shù)在檔案管理中的作用。檔案管理工作中引入計算機技術(shù)，可以很好的實現(xiàn)檔案編目及檢索的自動化、檔案自動存儲和電子文檔管理等操作。所以盡快實現(xiàn)計算機技術(shù)在檔案工作中的推廣普及是各檔案部門面臨的重要課題。

4.2 檔案工作人員應提高檔案意識和業(yè)務素質(zhì)

在現(xiàn)代這個信息化時代，檔案作為一種寶貴的信息資源，已經(jīng)被廣泛關(guān)注及重視，各單位檔案管理工作人員應該順應時代要求努力提高自身素質(zhì)，提高業(yè)務素質(zhì)和工作能力，在進行檔案工作的過程中充分利用計算機科學技術(shù)，更新檔案管理設備，掌握好計算機辦公技術(shù)，例如，網(wǎng)絡技術(shù)和多媒體技術(shù)等等，以更好的運用在對檔案資料的搜集、管理和保存等工作中。提高對檔案信息資源的開發(fā)意識，以滿足社會各界對檔案資源需求的增長。

4.3 建立健全相應的法律法規(guī)

建立健全相應法律法規(guī)，賦予電子版檔案信息具有法律效力，使電子版檔案信息和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有同樣的證明能力，在既有法律（如《檔案法》）的基礎(chǔ)上，進一步強調(diào)電子版檔案的法律地位，同時頒布符合《檔案法》主旨的配套可行的電子檔案管理的法規(guī)和操作細則，以確保電子版檔案的互聯(lián)性、真實性和憑證作用。

5.結(jié)束語

現(xiàn)階段，雖然我國檔案管理工廣泛采用了計算機技術(shù)，計算機技術(shù)的引入也確實對我國的檔案管理工作起到了巨大的推動作用。但是就現(xiàn)今狀況看來，檔案工作中計算機的普及程度仍顯不夠，多數(shù)科研院校和金融行業(yè)完全實現(xiàn)了檔案管理的電子化和信息化，其他多數(shù)行業(yè)中檔案工作還處于傳統(tǒng)的人工管理或者部分計算機管理的狀態(tài)，這種情況阻礙了計算機技術(shù)在檔案管理工作中優(yōu)勢的的充分發(fā)揮。所以，下一步要繼續(xù)在檔案管理工作中進行計算機技術(shù)的推廣和普及，最終實現(xiàn)我國檔案管理工作的信息化和科技化。

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