降低彩色辦公的成本

回顧2013年的文印輸出市場，彩色數碼復合機繼續保持了良好的增長勢頭，彩色設備的快速增長成為拉動整體辦公文印市場增長的主要動力。同時，從當前市場上主流銷售的彩色數碼復合機機型來看，各個品牌的彩機產品線也都有了明顯擴充，中高低速都有充裕的選擇空間。彩色輸出可以大幅提高工作效率這一理念已經逐漸被用戶所接受。但是用戶還是擔心彩色輸出的成本是否可以接受。

控制總體擁有成本是關鍵

想要控制輸出成本，最先要做的就是要搞清楚成本的組成。值得一提的是，很多企業現在還停留在成本核算的初級階段——只看到初期采購辦公設備以及紙張硒鼓等耗材的支出。雖然這些成本在整個成本構成中占有很大的比例，但它們不是全部。

在實際工作中，很多企業的辦公成本增加是由于不合理的打印造成的時間和人員成本支出。所以，現在很多辦公設備廠商都在推廣一個新的理念——總體擁有成本（TCO，Total Cost of Ownership）概念，即在考慮設備、耗材采購支出的同時，同樣要兼顧設備維護、人力甚至信息安全等因素產生的隱形成本。TCO才是真正科學的辦公成本核算方法。

彩色輸出在辦公室普及最大的難點就在于彩色耗材的成本較高，雖然包括佳能、富士施樂、理光在內的諸多廠商，都在為降低用戶彩打成本而不懈努力，其中的一項有效方法便是通過權限設定來最合理地進行彩色打印。

很多公司由于辦公設備沒有打印權限設定能力，迫于無奈通常要部署多部打印機，為市場、設計等彩打需求高的部門單獨購買彩色打印機，而其他部門則配備黑白機。這種做法的弊端顯而易見：第一，導致辦公設備增加，采購成本上升；第二，為后期設備維護和管理帶來更大的負擔；第三，如產生一些臨時的彩打需求，經常要跨部門才能完成彩色打印，時間和人力成本也都不可忽視。而如果將設備精簡優化，并通過合理的權限部署來進行彩色打印的約束，這無疑會降低TCO。

文印解決方案便可以幫助企業IT及采購人員輕松實現打印權限的合理部署。無論是針對部門、小組還是員工個體，佳能都可以按照企業內的實際彩色打印需求以及自身在辦公領域的豐富經驗，為企業進行彩色打印權限的最優化部署。與此同時，在管理層面，文印解決方案也可以對每一次彩色打印作業進行追蹤和統計，并按月制作成統計分析報表，以幫助管理人員進行長期的成本監控和優化工作。

減少不必要的輸出

彩色打印成本居高不下的另一個重要原因，就是員工的打印行為無法被有效地控制。放眼望去，復印室那一疊疊打印文檔，或是無人認領，或是被丟棄在一旁，這樣的浪費有沒有辦法解決呢？

在文印解決方案的幫助下，如今越來越多的企業開始建立完善的綠色打印流程。通過文印解決方案，管理人員統一將員工的默認打印方式設為雙面打印、并通過刷卡方式來進行第二次確認打印。員工在電腦端點擊打印按鈕后，彩色打印作業會保留在服務器上，員工只有在彩色數碼復合機上端刷一下自己的電子認證卡，系統驗證身份后，文檔才會打印出來。如果是誤打印的文檔，員工便可以在刷卡后，在操作面板上將其取消，避免不必要的指著墨粉浪費。

文印解決方案對整個公司的打印量都會有實時統計。以實施佳能文印解決方案的騰訊公司為例，在實施之初，雙面打印量僅為13%，而如今已經達到49%，一年下來可以節約近百萬張打印紙，同時彩色打印成本也有了明顯下降。

從技術上減少成本

除了軟件上的全面保障外，優化硬件性能，也可以幫助用戶降低彩色輸出的成本。例如在佳能彩色智簡數碼復合機C5200/2200系列以及佳能5S彩色智能激光機上采用的佳能獨家純黑文本輸出技術，可自動識別文檔中的黑色文字部分，并僅使用黑色墨粉打印。而彩色部分，該技術也能智能判斷使用三色或四色打印，在保正一流輸出色彩的同時，最大程度減少墨粉用量。

富士施樂的專利，乳化聚合碳粉技術（EA，Emulsion Aggregation）也可以幫助用戶降低使用成本。EA碳粉直徑僅為5.8微米，碳粉顆粒比傳統彩色和黑白墨粉分別小12%和32%。同時，EA擁有更好的碳粉轉印能力和平滑的轉印功能也確保實現清晰銳利的文字和平滑的圖形及照片。

更重要的是，EA碳粉可提升碳粉的轉印效率，碳粉消耗相比之前的產品減少了37%，碳粉耗損率降低了68%，保證98%以上的墨粉被傳輸到介質上。由于轉印效率的提高，EA碳粉的使用還能將二氧化碳的排放降低35%，節約能源。

借助文印解決方案實現彩色打印成本有效把控，以便讓企業能放心從容地展開彩色打印部署，同時通過彩色文檔提升信息溝通的效率和企業的專業形象，為企業創造更多收益和價值。