常州盟陽塑膠制品有限公司采購管理分析調研

摘要：本文調查研究了常州盟陽塑膠制品有限公司物流特性，分析和探討了當前公司采購管理的發展現狀、存在風險及公司現有應對風險措施，在此基礎上提出了一系列切實可行的完善措施和對策，對同類企業有著良好的借鑒意義。

關鍵詞：物流 采購管理 風險

1 概述

隨著我國社會主義市場經濟的建立和逐步完善，企業經營日趨專業化和規范化，企業對采購的認識也發生了根本性的變化。采購管理不僅僅是企業的成本中心，更是企業核心競爭力的要素之一。企業通過建立規范、有序、良好的采購制度，選擇合適的人員執行采購任務，實現從供應商、經銷商、零售商之間的物流、信息流和資金流的一體化管理，建立新型的供需關系，確保整個供應鏈低成本、高效率地運作。在未來全球化經濟體系中，卓越的企業采購供應管理將在激烈市場競爭中起到決定性的作用。企業采購部門也將從一個職能部門上升到一個戰略部門，從單一的被動型采購轉向主動采購，與供應商建立戰略合作關系。

常州盟陽塑膠制品有限公司成立于2005年，位于中國江蘇常州市武進區鳴凰工業集中園區小廟。該公司長年和一些獨資外企合作，屬于生產型企業，主要生產塑料輪子，加工和一些塑料機械部件，如：割草機、割灌機、綠籬機、空壓機等塑料機械輪子。目前常州盟陽塑膠制品有限公司在采購方面存在著諸多問題，嚴重妨礙了企業的發展，因此分析問題產生的原因并實施一系列可行的對策至關重要。

2 常州盟陽塑膠制品有限公司采購管理的現狀

2.1 ERP Enterprise Resource Planning（企業資源計劃）的簡稱就是ERP，它是上個世紀90年代美國一家IT公司根據當時計算機信息、IT技術發展及企業對供應鏈管理的需求，預測在今后信息時代企業管理信息系統的發展趨勢和即將發生變革，而提出了這個概念。

ERP是針對物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財務資源管理（財流）、信息資源管理（信息流）集成一體化的企業管理軟件。它將包含客戶/服務架構，使用圖形用戶接口，應用開放系統制作。除了已有的標準功能，它還包括品質、過程運作管理等一些其它特性。尤其是，ERP采用的基礎技術將同時給用戶軟件和硬件兩方面的獨立性從而更加容易升級。ERP的關鍵在于所有用戶能夠裁剪其應用，因而具有天然的易用性。

2.2 采購管理現狀 常州盟陽塑膠制品有限公司采購管理主要采用的是ERP管理，ERP系統下的采購管理要素是在基本規范和COSO報告的基礎上，結合了企業資源全部使用ERP系統進行統籌規劃，這一特殊環境下的特殊做法在實際操作時更加地具體，有針對性。

①業務部門請購。采購請購是指企業內部各部門向采購部門提出采購申請，是采購與付款流程的初始環節。盟陽塑膠企業如大多數企業一樣對正常經營所需的物資的購買作一般授權。一般情況下倉庫負責對已列入存貨清單的項目進行購買，其他部門負責對未列入企業存貨清單的項目進行購買。在ERP環境下，各業務部門請購物品時需在ERP系統中填制請購單后，經填制人員簽字、相關部門領導按權限進行審批后傳遞到采購部門。隨后采購部門對企業內部采購需求列出采購清單進行匯總歸集、合理制定采購計劃并進行任務分配。

②采購部門訂購。采購部門在收到傳遞來的請購單后，開始比較各個供應商之間的價格，與各個供應商議價，以確定最佳的供應來源。并與供應商簽訂采購合同或采購協議，確認要貨的基本要求，制定出相應的訂購單。訂購單中必須列明所需要的商品品名、數量、有效價格、廠商名稱和地址等，并預先定好編號并經過被授權的采購人員簽名。由財務人員將合同資料、訂購單一起錄入ERP系統，并將訂購單由ERP系統中的電子采購平臺傳送給供應商，如果供應商發現信息有誤，須及時通知修正；另外，一并傳送至企業內部的保管部門和企業內部的會計部門。

③庫存部門入庫。庫存部門的倉庫保管員應首先比較所收商品與訂購單上的要求是否相符，如商品的名稱、數量、規格及到貨時間等，然后再盤點商品并檢查商品有無損壞，質檢人員驗貨后會出具相應的產品質檢報告。

驗收后，庫存部門應對已收貨的每張訂購單編制一式多聯的入庫單，作為驗收和商品入庫的依據，驗收人員和保管人員在確保檢驗無誤的情況下在入庫單上簽字后，傳遞給會計部門和存貨核算系統，自動生成采購入庫的轉賬憑證。同時向采購部門反饋到貨信息。于是由采購部門統計匯總需要開票的入庫單，向供應商索要發票，然后將入庫單和供應商提供的發票或是系統內部的自動生成的電子發票提交給會計部門。

④會計部門審核單據。會計部門收到傳遞過來的訂購單、入庫單及供應商開具的發票后，確定供應商發票的內容是否與相關的訂購單、入庫單一致，和供應商發票的計算是否正確。在確認了所有信息的正確性之后，在財務系統中相對應的訂購單中輸入電子發票，并由被授權人員審核發票后簽章，核對無誤后，可按發票要求付款。

⑤存貨核算。負責存貨核算的會計，在存貨核算系統中，根據已接收到的入庫單信息，編制記賬憑證并傳遞到總賬。

⑥付款處理。會計部門查看了部門預算并審核單據無誤后，根據慣例或業務發生時的具體情況，財務會計決定進行轉賬付款或是現金付款，并編制相應的現付或應付憑證傳遞到總賬。

⑦系統生成的會計憑證會自動傳遞到總賬。

3 常州盟陽塑膠制品有限公司采購管理存在風險分析及應對措施

在前文中已經闡述了盟陽塑膠制品有限公司采購管理現狀，盟陽塑膠企業現在所有有效信息都完全電子化，企業的管理人員也能夠通過該ERP系統全局地了解各個業務活動的進行動態。即使如此，盡管該采購與付款流程在很大程度上給企業提高了付款流程的運行效率，但要保證流程運行的結果符合企業管理的最終要求，我們還必須了解各個內部控制環節中可能存在的風險。

①請購風險。它是采購的第一個環節。ERP能夠實現銷售計劃到生產計劃再到物資計劃的分解，但是它的準確性非常依賴于源頭數據的真實準確性。然而由于多變的市場環境、科研情況、資金供應等都會影響采購計劃，所以企業的采購計劃并不能完全的依賴于ERP系統的計劃，一些特殊情況還是需要高層領導和財務人員的參與，因為基礎數據不準確或領導信息不對稱造成的請購不合理是這一環節的風險。因此盟陽塑膠企業在請購單到達采購部之前需要經過請購部門領導的授權批準，在一定程度上緩解了這一風險。

②訂購風險。訂購環節是采購與付款系統中非常重要的環節。該環節是采購部門對請購部門提交的請購單進行歸集、并合理安排采購計劃的過程。因此采購部門是否合理訂購，關系到企業資金的有效使用及生產過程的正常進行。

③驗收入庫風險。驗貨入庫后相關的采購單在SAP內部也會進行自動檢查，一旦發現跟預設的交貨日期和數量不一致時，會被拒收。盡管ERP系統能夠保證入庫單與訂單的一致性，但它的真實性不能保證，使風險大大提高，如果實現了收貨員、驗貨員與記賬員的不相容職責分離，它的風險會大大減少。因此企業應該注意職責的相互分析和信息的及時反饋。所以盟陽塑膠公司規定，采購人員與驗收人員不得為同一人，以減少入庫信息反饋舞弊的風險。

④審核單據風險。一般由財務人員保管供應商開具的發票，這是企業付款最主要的依據。ERP系統會自動進行相關的訂購單、入庫單及電子發票一致性的校對。但僅僅是系統的校對并不能完全保證信息的正確性，還需要財務人員在系統外將相關單據與供應商開具的發票相匹配，從而輸入系統。只有當發票與訂單等相關單據一致時才能過賬。這一環節需要財務人員耐心、細致，否則可能會審核不正確而導致付款錯誤。對于此情況，盟陽塑膠公司要求會計人員必須重點注意訂購單的審批情況、到貨情況以及訂購單的余額。并設立了專門檢查輸入供應商發票與原始憑證是否匹配的人員進行審批。并且在付款前，付款組還會對其進行二次檢查，重重把關將風險降至最低。

⑤付款風險。只有付款前確保銀行票據系統與ERP系統的賬號數據同步更新并保持一致，經過了請款部門經辦人填制請款單，財務人員審批后，銀行出納才能通過銀行票據系統開轉賬支票付款。因此，審批手續的不齊全、賬戶信息的錯誤將會直接導致付款的不合理。所以供應商銀行賬號信息的維護必須成為企業需要關注的重點。所以盟陽塑膠企業設置了一個專門的小組專門管理供應商信息，對于那些實質性的更改，如供應商名稱、稅務代碼、銀行帳號等同時變更，采購部應立刻要求供應商提供相關變更的證明文件，并填寫《供方情況變更申請表》，經采購部領導審批后，一起提供給供應商信息維護小組的成員，以確保供應商賬戶信息的正確性，從而減少付款風險。

4 常州盟陽塑膠制品有限公司采購管理方法改進的建議

4.1 建立完善的授權審批體系 對各類不同的物資請購，企業應建立完善的責任授權體系。部門資產負責人負責該部門的物資需求；特殊請購計劃的制定必須由各相關部門綜合商議決定，與戰略相關的大型支出還必須得到高層領導的同意，責任到人。

4.2 建立供應商定期考核制度 采購部門建立供應商定期考核制度，可以保證供應商信息的真實準確。考核以各項指標分析表和質檢分析報告為主要依據，配合和供應商之間交易的可信、可靠程度為輔，設定評分標準對供應商進行相應的評分，并將該評分表格作為采購時選擇供應商的一個重要標準。

4.3 建立職責分離制度 公司通過采購部門、物資管理部門的組織設置基本可以實現各崗位的職責分離。注意同一部門內部不相容職責的分離問題，最好不要讓供應商的選擇人員同時負責供應商的考核工作，所以在采購部門內部這兩項工作應分派不同的人完成。收貨員、驗貨員與記賬員也同樣應該分別設崗、各施其責。通過這樣的職務的分離制度，可以有效地防止收貨環節的舞弊發生。

4.4 建立財務部的合同審核制度 建立財務部的合同審核制度，并嚴格遵守該制度。在與供應商簽訂合同時，需要審查文件里的各項因素，確認無疑后才能支付預付款；如果是采購結束后才支付款項，那么采購會計必須參與采購計劃的審核和付款計劃的簽訂。此外，采購會計還應將合同信息與采購部門采購信息核對一致后錄入ERP系統，并負責分類與保管原始的合同資料。

4.5 建立供應商賬戶信息的定期維護制度 為了防止無效的、錯誤的付款致使企業資產流失，企業還應派專人負責供應商、客戶類的賬號信息的同步維護，建立供應商賬戶信息的定期維護制度，并嚴格執行該制度。

4.6 建立信息的安全控制與維護制度 在ERP環境下許多傳統的會計控制點由機算機外部轉移到了計算機內部，程序控制取代了制度控制。同時，企業的管理和決策也更加依賴系統提供的信息。因此企業更應該注意信息系統內基礎信息的正確性控制和人員接觸控制，建立完善的信息系統使用與維護制度。

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