如何開好任務導向會議

與事先規劃好的會議不同，任務導向會議隨時召開，而且必須產生決策。任務導向會議成功與否的關鍵在于會議主席，但通常沒有人掛這個頭銜。

無論如何，總會有個人最在乎這場會議的結果。事實上，通常是這個主席負責召集會議，他應該在會議舉行之前就開始忙了。但他在會議中通常會表現得和其他列席人員一樣，并期望會議結果能如他所愿。如果會議無法達成預定的目的，這個主席要負全責。

因此，這個主席對會議該如何進行事有哪些決策需要制定，必須了如指掌。如果你不知道你想得到什么，你就什么也得不到。所以，在召開會議之前，先問問你自己：我有什么任務要通過這場會議達成？是不是有開會的必要？如果你還有一點遲疑，或還有其他辦法可以協助你達成任務，就先別動開會的念頭。

據我的估計，一個經理人的時間成本（包括任何費用），大約是每小時100美元。所以，如果一場會議長達兩小時，并且有10個經理人參加，這場會議的成本便高達2000美元。

即使身為集團總裁，如果我的支出達到2000美元——不管是買臺復印機還是商務旅行，都還得事先征求財務主管的同意，而經理人卻常因一時興起就開場價值2000美元的會。所以，即便你只是受邀列席，你也應該先問問自己：這場會是不是該開？我是不是該列席？如果你覺得沒必要開或你不一定要列席，趕快告訴這次會議的主席。

在你還沒投入大量時間及公司的資源之前，你就應該確定會議的目的。沒必要的會在其附加價值尚低時就及早取消，然后找其他的替代方案（一對一會議、打電話或是留紙條）幫助你達成任務。

現在假設有一場會是非開不可的，那么這場會議的主席馬上就面臨了必須要辦的一連串事情。首先就是決定誰應該出席，然后趕快通知。但絕對不是發了會議通知或打電話問問就了事，你必須要確定這個人能否出席。如果他正巧有其他要事，你就應該請他找個能代表他說話的人來。

這種要作決策的會，如果與會人員超過6個或7個，就會有點兒推不動，而8個人絕對是上限。

決策會議不容有人“隔山觀虎斗”，這種旁觀者只會阻礙決策進行。另外主席也必須維持會場的紀律，他絕不能允許有人遲到而浪費大家的時間。記得這種會的成本是每小時100美元乘上參與會議的人數，浪費時間就等于浪費公司的錢。對遲到的人絕對不要客氣，就像你逮到一個人從公司偷走價值2000美元的設備，你不會給他好臉色看一樣。

當主席終于可以把重心擺上議程時，他必須要確定所有視聽器材都已在會議室里待命，他還必須確定每個與會人員都已拿到了議程。從議程中，大家能知道會議的目的，以及每個人所要扮演的角色。以下便是一個議程的范例：

致：遠東廠廠長、制造部經理、集團施工經理、總裁

發件人：遠東區施工經理

主題：菲律賓工廠地點決定案

時間：10月1日星期五 上午11時至下午1時

地點：圣克拉拉會議廳（212室），并同時與菲尼克斯會議廳（四室）聯機進行電話會議

會議目的：決定菲律賓工廠的建立地點

11：00-11：30 制造上的考慮（遠東廠廠長）

11：30-12：00 施工上的考慮（遠東區施工經理）

12：00-12：45 總結可行方案并決定最佳方案（遠東區施工經理）

12：45-13：00 討論（全體與會人員）

這整件事看來也許有些煩瑣，但到底是“有紀律”還是“太細枝末節”，全在你怎么看。如果主席要你會前一定要準備，而且一定要準備，你可能會覺得他嚴苛；但換個角度想，如果你準備齊全又準時到達，而另一個與會人員遲到又沒準備，你恐怕會在心里埋怨半天。我猜想醫院的手術室也許與此類似：在場醫護人員的操作有時也許并不百分之百精確，但身為一個病人，我總希望手術室里越有紀律越好。

會議一旦結束，主席便應以送發會議記錄的方式確定決策的內容，以及即將采用的方案。會議記錄送發的時效很重要，越快越好，最慢也要在與會人員忘記開會內容之前送到他們手上。會議記錄應該盡可能詳細，讓看的人知道有什么事該做、誰負責去做以及什么時候做。這看來似乎很麻煩，但如果這是一場值得開的會，作會議記錄就不過是一點小小的投資（高杠桿率的活動），但卻能有極大的回報。

理想狀態中，經理人應該從來不需要開這種應變式的任務導向會議，因為所有的事都應該在例行性的過程導向會議中處理好。

但在現實情況中，過程導向會議大約只能處理80%的事情或是問題，剩下的20%還是得靠任務導向會議來解決。德魯克說，如果經理人將超過25%的時間用在開會上，這個組織就可能出了問題；我覺得這句話必須改成：“如果經理人將超過25%的時間用在應急的任務導向會議上，這個組織就一定有了毛病。”