對(duì)做好機(jī)關(guān)辦公室工作的幾點(diǎn)思考

摘 要：辦公室是一個(gè)綜合管理服務(wù)部門，承擔(dān)著上情下達(dá)、下情上報(bào)、綜合管理、溝通協(xié)調(diào)、對(duì)外聯(lián)系和服務(wù)保障等重要工作，具有重要的地位，是保證機(jī)關(guān)正常運(yùn)行的樞紐。要做好機(jī)關(guān)辦公室工作就要具備一專多能的素質(zhì)，能夠處理好兩種關(guān)系，具有三種意識(shí)，具備四種能力。

關(guān)鍵詞：辦公室工作；職能；思考

中圖分類號(hào)：G471 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2014）3-0142-02

辦公室是一個(gè)綜合性的管理機(jī)構(gòu)，是一個(gè)機(jī)關(guān)正常運(yùn)行的樞紐，承擔(dān)著為領(lǐng)導(dǎo)提供決策，為部門服務(wù)的職責(zé)，是對(duì)外交流的窗口。辦公室工作的水平和效率往往是一個(gè)機(jī)關(guān)整體外在形象的體現(xiàn)。隨著科技的發(fā)展，以及黨的群眾路線實(shí)踐教育活動(dòng)的深入開展，辦公室的重要性也更加凸顯，同時(shí)對(duì)辦公室工作也提出了更高的要求。辦公室如何來適應(yīng)新的形勢(shì)，不斷地改進(jìn)工作方式，創(chuàng)新性地開展工作是當(dāng)前辦公室工作人員值得思考的一個(gè)課題。

1 辦公室的職能

辦公室是一個(gè)機(jī)關(guān)承擔(dān)“辦公、辦會(huì)、辦文”為主要工作的綜合機(jī)關(guān)，在機(jī)關(guān)的運(yùn)行中發(fā)揮著中樞神經(jīng)的重要作用。

首先，辦公室是領(lǐng)導(dǎo)決策的智囊團(tuán)。在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的時(shí)候，能夠充分發(fā)揮參謀的作用，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策提供建議策略。

其次，辦公室是綜合協(xié)調(diào)、上傳下達(dá)的指揮部。承擔(dān)著上情下達(dá)，下情上報(bào)，對(duì)內(nèi)對(duì)外溝通協(xié)調(diào)的作用。

再次，辦公室是綜合服務(wù)部。服務(wù)是辦公室工作的一個(gè)重要職能，不僅要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為機(jī)關(guān)服務(wù)，還要為基層服務(wù)。

最后，辦公室還承擔(dān)著助手、督導(dǎo)督辦的職能。辦公室職能發(fā)揮的如何直接影響著機(jī)關(guān)的形象，影響機(jī)關(guān)事業(yè)的發(fā)展。

2 辦公室工作的特點(diǎn)

辦公室作為一個(gè)綜合的管理服務(wù)部門，它的職能特點(diǎn)決定了辦公室工作應(yīng)該具備兩個(gè)屬性，分別是服務(wù)性和從屬性。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，首先應(yīng)該以服從作為工作的基本原則，同時(shí)在工作中還要做到發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性。辦公室的職能特點(diǎn)決定了辦公室的工作比較瑣碎繁雜，具有以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)。

2.1 辦公室工作具有很強(qiáng)的服務(wù)性

服務(wù)性強(qiáng)是辦公室工作非常重要的一個(gè)特點(diǎn)，主要體現(xiàn)在：一方面要為領(lǐng)導(dǎo)提供決策服務(wù)，充分擔(dān)當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手。經(jīng)常性的開展一些調(diào)查研究活動(dòng)，為領(lǐng)導(dǎo)制定科學(xué)的決策提供有力的依據(jù)；另一方面為機(jī)關(guān)服務(wù)，擔(dān)當(dāng)好上傳下達(dá)的任務(wù)，綜合協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)的大小事務(wù)，同時(shí)會(huì)議多，辦公室要做好基本的保障服務(wù)的職能。

2.2 辦公室具有很強(qiáng)的綜合性

辦公室的綜合性主要體現(xiàn)在機(jī)關(guān)的大小事務(wù)都要參與，在工作上要有全局意識(shí)和大局觀念。尤其是要具備綜合處理問題、分析問題的能力，辦公室工作人員的綜合素質(zhì)要過硬，不僅要有過硬的文字功底，還需要良好的口才和遇事能辦的能力。另外，辦公室的工作涉及的面比較廣，可以說滲透到機(jī)關(guān)的方方面面，不僅包括文書處理、調(diào)查研究、會(huì)務(wù)接待、對(duì)外交流、檔案管理、機(jī)要保密，還包括信訪、后勤服務(wù)等工作。可以說，辦公室是一個(gè)綜合性很強(qiáng)的機(jī)構(gòu)。

2.3 辦公室工作具有很強(qiáng)的慎密性

辦公室在機(jī)關(guān)中發(fā)揮的事樞紐的作用，起著協(xié)調(diào)內(nèi)外，上傳下達(dá)的作用，在繁瑣中透著細(xì)致。尤其是細(xì)節(jié)決定成敗，辦公室工作稍有不慎出現(xiàn)一個(gè)小問題可能就會(huì)影響全局。因此，辦公室工作具有很強(qiáng)的縝密性。尤其是對(duì)于辦公室工作人員來說，不僅要具有細(xì)心的工作品質(zhì)，和很強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，還需要很好的縝密思維，在工作中不論是大小事務(wù)都不能出錯(cuò)，同時(shí)還需要作出亮點(diǎn)。

3 如何做好機(jī)關(guān)辦公室工作

辦公室的職能和工作特點(diǎn)決定了辦公室的工作具有很強(qiáng)的服務(wù)性，涉及面廣，事務(wù)瑣碎繁雜，綜合性強(qiáng)。因此，在新形勢(shì)下如何做好辦公室工作，結(jié)合辦公室工作的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個(gè)方面努力。

3.1 具備一專多能的素質(zhì)

辦公室是一個(gè)綜合的管理崗位，要求辦公室工作人員要具備較高的政治理論素質(zhì)和文化素養(yǎng)。不僅需要過硬的文字功底，調(diào)查研究和客觀分析事實(shí)的能力，而且還需要多種能力，尤其是組織溝通協(xié)調(diào)能力，應(yīng)變能力，還需要辦公室工作人員需要一個(gè)縝密的思維，做到考慮問題周全，任何事情都能夠先學(xué)一步，理解的深一層，執(zhí)行的更好一些。因此，辦公室工作人員應(yīng)該具備一專多能的素質(zhì)。在政治理論修養(yǎng)上不斷提高自己，在綜合能力的提升上不斷下功夫。

3.2 正確處理兩種關(guān)系

辦公室有一個(gè)重要的職能就是對(duì)上對(duì)下，溝通協(xié)調(diào)。因此，就要認(rèn)真處理好兩種關(guān)系。一種是工作的從屬性。主要體現(xiàn)在在工作中要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，不能越權(quán)，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)布置的督辦、電話、接待等任務(wù)不折不扣的完成，做到多請(qǐng)示，多匯報(bào)，及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，接受領(lǐng)導(dǎo)的工作安排，把從屬性的工作執(zhí)行好。另外一種是要具備積極主動(dòng)性。在工作中要做到多想一步，多理解一層，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)沒有想到的，辦公室要考慮到，慮事要周全，充分體現(xiàn)出主人翁的責(zé)任感，這樣才能給充分擔(dān)當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。要處理好這兩種關(guān)系，辦公室工作人員應(yīng)該把握好工作的從屬性和主動(dòng)性的度，在不越權(quán)的情況下，盡最大可能的發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性和主人翁的責(zé)任感。

3.3 具有三種意識(shí)

首先，具有服務(wù)意識(shí)。對(duì)于辦公室工作來說，一個(gè)核心的關(guān)鍵詞就是服務(wù)，所有的工作都是圍繞這個(gè)中心詞來開展的。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為機(jī)關(guān)服務(wù)，為職工服務(wù)是辦公室工作的基本職能。因此，辦公室工作離不開服務(wù)意識(shí)。辦公室工作人員要具備良好的服務(wù)意識(shí)就要做到一方面努力提高自己的服務(wù)水平，加強(qiáng)職業(yè)素質(zhì)的提高，另外一方面就要在工作中時(shí)時(shí)體現(xiàn)服務(wù)意識(shí)，以服務(wù)大家為宗旨，積極配合領(lǐng)導(dǎo)工作，積極熱情為職工解決問題。

其次，具有奉獻(xiàn)意識(shí)。辦公室工作是一個(gè)綜合的事務(wù)，有時(shí)比較瑣碎，有時(shí)工作任務(wù)比較緊急，需要加班加點(diǎn)完成，這就要求辦公室工作人員要具有良好的奉獻(xiàn)意識(shí)。在工作重，任務(wù)急的情況下，能夠全心的奉獻(xiàn)到工作中，保質(zhì)保量完成工作。

最后，具有合作意識(shí)。合作意識(shí)是任何工作中的工作人員都應(yīng)該具備的一種素質(zhì)。對(duì)于辦公室工作來說，作為一個(gè)綜合的管理部門，常常需要綜合協(xié)調(diào)，溝通傳達(dá)，左右交流，甚至有時(shí)候需要全力配合其他部門來完成一項(xiàng)工作。這就要求辦公室工作人員要具有良好的合作意識(shí)。只有通力合作，辦公室的整體效能才能充分顯現(xiàn)出來。辦公室人員要互通有無，及時(shí)溝通，在遇到大事面前，以工作為重，善于合作，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的作用。

3.4 具備四種能力

辦公室工作歸納起立主要包括三個(gè)方面，辦公、辦會(huì)、辦文。因此，要求辦公室工作人員要具備非常高的素質(zhì)和能力，能夠游刃有余的對(duì)待這三個(gè)方面的工作。

首先，要具備開口能講的能力。口才是一個(gè)辦公室工作人員綜合能力的一個(gè)重要的方面，由于辦公室承擔(dān)著對(duì)外交流，上傳下達(dá)，接待服務(wù)，承辦會(huì)議等工作任務(wù)，所以一個(gè)合格的辦公室工作人員能夠具有開口能講的能力，充分發(fā)揮辦公室的職能作用。

其次，要具備提筆能寫的能力。扎實(shí)的文字功底是一個(gè)辦公室工作人員必須要具備的重要能力。因?yàn)椋k公室承擔(dān)著調(diào)查研究的工作，要撰寫調(diào)研報(bào)告為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)，同時(shí)辦公室的工作總結(jié)、計(jì)劃、大事記、通知等文字材料的起草都需要有過硬的文字功底。

再次，要具備遇事能辦的能力。辦公室工作的一個(gè)最大的特點(diǎn)就是涉及的面非常的寬，工作具有不確定性。有時(shí)候會(huì)臨時(shí)遇到上級(jí)機(jī)關(guān)或者機(jī)關(guān)內(nèi)部的一些緊急事務(wù)需要處理，這就要求辦公室工作人員應(yīng)該具備遇事能辦的能力。在遇到各種緊急情況的時(shí)候，都能干保持一顆清醒的頭腦，做到處變不驚，有條不紊地完成工作。

最后，要具備問策能對(duì)的能力。辦公室的一個(gè)重要的職能就是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，領(lǐng)導(dǎo)的助手。要承擔(dān)好這個(gè)角色，就要求辦公室工作人員要具有問策能對(duì)的能力。在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的時(shí)候能夠提供一些有參考性的建議，在重大的或者緊急的事情面前能夠與領(lǐng)導(dǎo)一起討論研究，共同想對(duì)策，充分發(fā)揮好助手的作用。

總之，對(duì)于辦公室工作來說，職能多，責(zé)任大，任務(wù)重。尤其是作為一個(gè)綜合的管理服務(wù)機(jī)構(gòu)，涉及到方方面面的工作。因此，辦公室工作人員要增強(qiáng)對(duì)工作的責(zé)任心和使命感，從思想素質(zhì)上下功夫，從基本能力上不斷努力，切實(shí)的履行好辦公室的工作職責(zé)，以良好的服務(wù)意識(shí)和奉獻(xiàn)精神投入到工作中，創(chuàng)造性的開展各項(xiàng)工作，讓平凡的工作大放光彩。

參考文獻(xiàn)：

[1] 蘭達(dá)梅.關(guān)于做好學(xué)校辦公室工作的幾點(diǎn)思考[J].勝利油田黨校學(xué)報(bào)，2008，（6）.