檔案數字化是檔案管理的未來趨勢

摘 要:隨著科學技術的不斷發展和深化，檔案工作發生了翻天覆地的變化。目前，信息的種類和形式在不斷發生著變化， 傳統檔案管理模式已不能滿足信息時代的需求和發展。因此，人們提出了檔案管理數字化建設的構想。本文通過了解檔案數字化管理的內涵，對我館檔案數字化進行闡述。

關鍵詞:數字化；檔案管理；未來趨勢

一、檔案管理數字化概念

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影（錄音、錄像）技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態。它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，以網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，實現了資源共享。

要實現檔案管理的數字化，關鍵在于將紙質的檔案轉入電子文檔，如將各種文字、圖表、聲像等通過掃描、錄入等方式存儲到計算機數據庫中，實現檔案管理數字化。

二、加快檔案信息資源開發，推進檔案數字化進程

1.優化館藏結構。首先，從優化館藏結構著手，數字檔案館需要做好檔案的收集、整理、鑒定、保管等傳統基礎工作，構建豐富的館藏體系，為檔案信息資源服務奠定良好的基礎。其次，數字檔案館需要加大對檔案信息資源開發工作的投入，加快檔案信息資源的開發進程。通過對檔案信息資源價值的深層挖掘，為社會公眾提供日益豐富的檔案信息集成品。再次，加大數字檔案信息資源建設力度。數字檔案館要有大量可利用的檔案信息資源，以便讀者在網絡上查閱、參考，這就要確保電子文件及時歸檔，采用通用標準和先進技術，為檔案信息資源服務建立完整的數字信息資源體系。

2.擴大檔案信息資源的開放范圍。傳統檔案信息資源開放范圍難以適應檔案信息資源用戶日益增長的信息需求。這就要求對現有的檔案開放范圍做出相應的調整，以滿足社會公眾對檔案信息的需求。堅持在控制中開放的原則，盡量擴大檔案開放的范圍，擴大社會檔案信息知情權。同時，還要切實做好檔案的保密工作，正確處理好開放與保密的關系，以保障社會檔案信息資源正常、有效地開放。

3.構建特色館藏數據庫。結合館內檔案數字化實際情況，在條件允許的情況下，著力構建特色館藏數據庫，如名人信息數據庫、畢業生查詢數據庫、全校教職工科研成果數據庫等，為檔案信息資源用戶提供特色信息服務。

三、制訂和修改相關規章制度，為館藏檔案數字化打下良好基礎

為了實現檔案信息數字化，檔案館下發了《檔案管理暫行辦法》，修訂了各項檔案管理辦法和制度，編寫了《檔案管理手冊》并發送到各學院及職能部門，使基層單位檔案工作有章可循、有法可依。為加快檔案信息化建設，加速館藏檔案數字化步伐，檔案館從2006年開始引進南大之星檔案管理軟件，建立檔案管理系統基礎數據庫，從2010年9月開始，完成了從1953年到2007年的館藏1608卷檔案文件目錄錄入及部分文件全文的上傳工作，完成了聲像檔案的數字化，初步實現了檔案管理的信息化，使學校檔案工作提升了一個層次。

現階段我們著手對館藏檔案進行分類，重點選擇有長遠利用價值、考查率高、社會效益廣泛的先進行全文掃描的數字化工作，此項工作分為三個階段完成。即：利用率較高部分、利用率較低部分、很少利用部分。首先，對檔案管理人員進行合理分工，抽調業務骨干對館藏檔案進行優選。其次，核對檔案目錄與內容，對破損的檔案進行技術修裱。再次，核對準確無誤后再進行掃描，全文錄入檔案管理系統數據庫，實行檔案管理數字化。目前，已完成了從1953年到2007年檔案錄入文件級目錄56156萬條，聲像檔案2017條。完成了2008年至2011年文件全文的上傳工作，對破損檔案組織人員進行修復工作。在2012年完成第一階段的掃描建庫工作，2013年完成第二階段的掃描建庫工作，計劃在2014年完成第三階段的掃描建庫工作。

對于數字化的掃描工作，我們學習和借鑒了兄弟院校的成功經驗，學校領導非常重視，配備了最新型號的掃描儀和有關技術人員，對場地的準備和掃描加工進行了安全控制，對數據的轉換和有關數據的備份制訂了具體方案，明確了我館檔案數字化的相關技術標準，使我館檔案數字化工作穩步推進?，F已完成了1/3檔案掃描工作，檔案掃描的數據轉換、備份、存儲等后期工作也在順利進行中。

四、我館檔案數字化工作面臨的困難

1.檔案館經費不足。檔案館各種設備配置需要很大的資金支持，由于經費不足，許多設備無法適應工作需求。應積極與學校領導溝通，盡早增加資金，配備相關設備，提高檔案管理水平，早日實現檔案數字化。

2.工作人員操作水平有待提高。要想保質保量地完成檔案數據庫的建設工作，還應提高檔案工作者的整體業務素質，掌握掃描儀的操作方法以及數據轉換、上傳和備份等工作，同時，還應鼓勵檔案工作人員參加業務學習班，提高檔案管理操作技能，提高檔案管理能力。

3.檔案館缺乏計算機專業人才。這使得工作人員在工作中遇到的很多問題解決不了，給檔案信息化帶來一定的困難。因此，要爭取學校的高度重視，配備計算機專業人員，及時解決在工作中遇到的難題，使檔案工作有條不紊地開展。

總之，實現檔案管理信息化是檔案工作的首要任務。要加快館藏檔案數字化進程，擴大館藏檔案在網上的檢索和利用，方便、快捷、準確地為使用者服務，提高檔案利用率。只有這樣才能緊跟時代的步伐，真正發揮檔案的作用。

參考文獻：

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