淺談建筑工程檔案資料有效管理措施

摘 要：建筑工程檔案資料的管理是工程建設中的一部分，也是必不可缺的重要組成部分，建筑工程檔案資料是對建筑施工活動過程中形成的數據和狀況的真實記錄。因此，工程檔案資料的管理具有重要的意義。本文從建筑工程檔案資料管理的重要性、內容特點、存在的問題及其對策等方面出發，闡述了怎樣有效管理建筑工程的檔案資料。

關鍵詞：建筑工程；檔案資料；管理

1 引 言

建筑工程中，工程檔案資料的管理工作并非獨立的，它要多方面的緊密配合，各個建筑工程單位只有聯系起來，遵守規則、總結經驗、具體分析、實事求是，結合科學先進的管理工作辦法，系統全面的了解施工過程，才能將工程的真實施工情況反映出來。建筑工程檔案資料不僅是建設活動中形成的圖物相符、有保存價值的真實記錄和反映，其記載的內容包括：構筑物、建筑物、地下的敷設等等，建筑工程檔案資料還是建筑工程項目投資計劃、項目工程設計、施工管理、材料使用、維護維修等等活動中形成的文件資料。因此，作為建筑項目工程管理的一部分，建筑檔案資料的管理作用的重要性也就不言而喻了。

2 建筑工程檔案資料的特點

檔案的特點一般都有共性即真實性，工程資料的存檔是和工程建設同步進行的。工程的報批、施工、竣工整個過程中的所有活動都要真實的記錄下來，實體與記錄內容應高度保持一致，不能失之分毫。此外，建筑工程檔案資料具有實用性，當檔案通過時，就應對工程建設工作進行考核。還有就是，建筑工程檔案資料具有整體性，建筑施工檔案資料是整個施工的文字體現。是全面反映建筑施工成果的重要依據，對施工也起著指導性的作用。從另一方面來說，建筑工程檔案資料就是企業綜合管理水平的體現。

3 建筑工程檔案資料管理的重要性

3.1 工程檔案資料可以為工程信息的查詢提供來源

工程項目負責人可以通過對檔案資料的查詢做到對工程全程進行監管和控制，而不單單僅靠記憶力來應對。若在項目工程中發生一些意外、質量問題、數量問題等，也可以通過對檔案資料的搜集進行校驗并找出原因，如此便可方便了工程的管理以及減輕了負責人在工作中產生的壓力。

3.2 工程資料檔案可以為未來的工程施工起到參考與借鑒的作用

建筑工程檔案資料能將工程中所運用到的技術或者應對問題時采取的措施進行記錄，并且在以后需要的時候進行反饋。對將來的工程施工吸取了寶貴的經驗。工程檔案資料中，會提供出有關工程項目的很多數據信息以及此工程施工中能借鑒到的優點或者暴露出的缺點。如若在竣工后，仔細研究檔案資料可以得到較多的學習體會并得以借鑒，提高日后的工程施工效率。

4 建筑工程檔案資料存在的問題

（1）施工檔案在工程管理中沒有充分發揮有效工具、重要依據、有力武器、必要條件和生動素材的一般作用。

（2）施工檔案在工程管理中沒有充分發揮出參考憑證的特殊作用。

（3）施工記錄不夠真實、準確、規范，以致歸檔后缺少了利用的價值。

（4）施工檔案收集、整理、歸檔和移交過程不夠流暢，缺乏時效性。

（5）對工程發生的會議紀要、簽證資料不夠重視，導致在決算審計時得不到有效利用。

5 加強建筑工程檔案資料科學化管理

5.1 健全建筑工程檔案資料的管理制度

建立健全的檔案資料管理制度是有效管理檔案的基礎。建設單位在項目成立之初就應按照國家檔案的相關管理規定，結合工程實際，制定出一套相應的工程檔案管理規定。與此同時，要明確建設、施工、監理單位等各項負責人以及檔案在形成中所需要承擔的責任，規范工程檔案的搜集與整理，保證建筑工程與檔案管理同步進行。完整的資料可以給建設單位的合法權益提供保障性的重要依據。

5.2 保證建筑工程技術資料真實性、實用性

如今，國內大多數工程技術資料與工程并非同步進行，基本都是工程施工領先于技術資料整理，此類資料并不能真實反映出建筑工程施工的具體實況，喪失了工程檔案資料的本身作用。因此，項目負責人應嚴格執行抽樣調查制度，質監部門也應加強施工項目的檢查，保質保量保同步。

5.3 嚴格把好竣工驗收工程檔案資料質量關，使竣工驗收檔案可以發揮出憑證作用

建筑工程在竣工驗收時，工程檔案資料的管理人員要和工程項目管理人員一同，依照建筑工程檔案歸檔范圍規范的要求，對工程施工建設過程中形成的資料檔案進行全面審核、檢查，及早查出問題，并及時解決問題，務必使工程竣工的材料做到完整、真實，工程檔案的歸檔范圍符合規定的要求，認真切實地執行《建設工程質量管理條例》規定的相關條文，把好竣工驗收關，竣工驗收檔案的移交也是整個工程的重要環節。在移交出合格的工程檔案之后，由建設單位頒發出“建設工程檔案合格證”，反之，不滿足要求的則不發“建設工程檔案合格證”，建設單位有權按合同拒絕尾款的支付，以此確保工程檔案的準確性、完整性、系統性。

5.4 加強檔案管理人員的培訓

加強工程檔案資料管理人員的培訓工作是保證工程檔案質量的有效措施，檔案管理人員需要高素質、高責任心的職業素養。不斷提高業務素質，不斷認清工程檔案資料管理的作用和意義，充分利用現代化的專業技術知識和檔案管理方法，靈活運用檔案管理的新理念。與此同時，還要掌握相關法律法規以及與此相關部門的有關規定，通過高素質檔案資料管理人員，嚴把工程檔案質量關。

此外，作為一名工程檔案資料管理人員，必須具備一定的建筑工程專業的知識，所以在對檔案資料管理人員培訓的時候應加強建筑行業的基礎知識學習，并對其進行考核。只有在日常工作中多思考、多協調、多交流，并用認真的態度去學習、去落實，才能將檔案資料與工程施工同步起來，資料才能得以真實、實用。

5.5 實行獎懲激勵機制

激勵產生的效應遠遠要大于管理本身，工程項目的各單位、各部門都應重視工程檔案資料的形成，充分調動各方對資料管理的積極性，落實工程資料檔案管理的獎懲制度，并每周對檔案進行例行抽樣檢查，將工作做到位、做到實的單位給予經濟上的獎勵。反之，則對其進行管理整頓，甚至處罰。

5.6 充分利用現代化手段進行檔案信息的統計

如今是現代化進程飛速的高科技時代，計算機媒體在發展，數據的統計也隨之越來越方便、快捷，所以我們要利用這個優勢，多層次、多角度地開辟出建筑工程資料檔案的信息資源。在搜集的過程中不僅要考慮到目前建筑工程的需要，還要有大局觀，預知觀，要考慮到未來，也就是說竣工的驗收或者下一個項目在建筑工程時的需要。此外，還要主動搜集檔案資料：建設面積、項目名稱、資金來源、設計圖紙、設計來源、施工單位、合同工期、竣工日期、檔案移交情況、質量監理、工程造價等等。設計合理的報表，為上級領導的決策提供重要的依據，也為建筑工程項目的質量和管理提供有力保障。

6 結束語

綜上所述，建筑工程檔案資料的有效管理是整個建設項目工程中必不可缺的重要組成部分，對檔案資料的有效管理可以督促整個項目的每個單位，每個人都嚴格按照規定、標準進行工作。因此，建筑施工單位要對工程檔案資料的管理高度重視，進行嚴格控制。只有認真貫徹執行檔案資料的管理，才能更大程度上地提高企業施工的整體水平和安全質量的保障。才能提升企業在市場上的競爭力，才能提升企業在市場上的整體形象。

參考文獻

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