淺議如何進行質量保證體系的內部審核

【摘 要】 本文論述了建立、實施、保持和改進質量保證體系，實施內部審核，建立自我完善機制和持續改進機制，確保質量保證體系符合性、適宜性和有效性。

【關鍵詞】 質量保證體系 內部審核

【DOI編碼】 10.3969/j.issn.1674-4977.2014.15.002

內部審核是自我完善機制和持續改進機制中的重要環節，是自我檢查、自我糾錯和自我改進的有效管理工具，是自我評價的方法之一。

《特種設備制造、安裝、改造、維修質量保證體系基本要求》規定，特種設備制造、安裝、改造、維修單位應建立并實施質量保證體系，每年至少進行一次完整的內部審核，對審核中發現的問題分析原因、采取糾正措施并跟蹤驗證其有效性。

1 與內部審核有關的基本概念

1.1 審核

為獲得審核證據并對其進行客觀地評價，以確定滿足審核準則的程度所進行的系統的、獨立的并形成文件的過程。

1.2 審核證據

與審核準則有關的并且能夠證實的記錄、事實陳述或其他信息。

1.3 審核準則

用作依據的一組方針、程序或要求。

1.4 審核發現

將收集的審核證據對照審核準則進行評價的結果。審核發現可分為符合項或不符合項。

2 內部審核的基本程序

2.1 內部審核的策劃

制定年度審核計劃，明確審核方式，授權審核組長，成立內審組，編制檢查表，通知與審核有關的部門。審核計劃包括審核目的、范圍、準則、內審員及分工、主要審核活動安排及首、末次會議時間等。

2.2 內部審核的實施

（1）首次會議

首次會議是現場審核的起始點，由內審員及受審核部門有關人員參加，主要內容包括簽到、介紹內審員及分工、確認審核目的和范圍、明確審核現場或崗位、強調公正性、確定末次會議的時間、地點及人員等。

（2）現場審核

首次會議結束后，內審員按計劃進入現場審核，運用各種審核方法和技巧，收集審核證據，得到審核發現，對照審核準則，進行分析判斷，必要時開具不符合報告。

現場審核時，內審員應忠于審核目的，嚴格按計劃和檢查表進行，不要因各種干擾而輕易轉移審核視線，偏離審核目的，保持審核節奏，控制審核進度。

（3）末次會議

末次會議是現場審核的終止點，由內審員及受審核部門有關人員參加，主要內容包括簽到、強調審核的局限性和抽樣風險性、確認不符合報告、提出糾正措施要求和驗證方法、宣布內部審核結論。

2.3 內部審核報告

內部審核報告是一份重要的書面文件。審核報告包括審核目的、范圍、依據、審核組長及內審員、不符合項的統計分析、糾正措施實施要求、審核結論和審核報告批準等內容。

2.4 跟蹤審核

跟蹤審核是審核活動的一部分，是內部審核的延伸，是對內部審核中發現的不符合項的糾正情況進行驗證，實現內部審核閉環管理，持續不斷地推動質量改進。

3 現場審核的技巧

3.1 溝通的技巧

溝通技巧包括面談、提問和聆聽等方式，內部審核的過程就是一個正式的雙向溝通過程，充分流暢的溝通是審核成功的關鍵。成功的面談，有利于建立融洽關系，爭取受審核方人員的合作。提問是審核中運用最多的方法，提問應該是敞開式的，有利于收集更多的信息。但是謙虛和認真的聆聽態度更為重要，形成雙方平等的氣氛，可以獲得有價值的信息，有助于得出客觀的審核發現。

3.2 驗證的技巧

內審員與受審核對象溝通過程中，需要正確理解和辨別真偽，明確有沒有、做沒做、做得怎樣，是否符合要求。

3.3 不符合項的判定技巧

在判斷不符合項時切忌望文生義，應堅持最貼近、最有效、最關鍵、最密切和同類項合并的原則。

4 內部審核時應注意的問題

（1）加強對內審員的培訓，重視內部審核過程，提高內部審核的效率，使內審員既是質量管理體系的建設者，更是優秀的完善者。

（2）對于持有多項證書的單位，應充分了解各準則的差異性和特殊性，明確對應與互補關系，在一個內部審核周期內盡可能全部覆蓋。

（3）制定審核計劃時，應覆蓋所有部門和過程，并突出關鍵部門和關鍵過程，以確保審核的有效性。

（4）編制檢查表時，應依據實際工作情況，不要千篇一律，注意抽樣的合理性。正確使用檢查表，保持審核內容的周密和完整，減少內審員的偏見和隨意性。

（5）不符合項報告是對審核發現進行評審的書面文件，包括不符合現象的描述、性質和結論。

（6）未次會議是內部審核結束時的一個重要會議，對不符合項提出糾正措施及改進要求，是不能省略的。

參考文獻

[1] TSG Z0004-2007《特種設備制造、安裝、改造、維修質量保證體系基本要求》

[2] GB/T19001-2008《質量管理體系要求》

作者簡介

鐘海悅，畢業于大連理工大學化學工程與工藝專業，碩士研究生，從事特種設備制造和安裝質量管理工作。

李鴻雁，畢業于沈陽化工學院化工機械專業，教授級高級工程師。

（責任編輯：張曉明）