挖掘Word“替換”潛能

一、刪除文本

當你使用“替換”命令時，如果保持“替換為”框中的內容為空，則Word將會把在文檔中找到的與“查找內容”框中的文本相同的部分全部刪除。利用這一功能，我們可以快速而干凈地刪除文檔中不再需要的文本。比如，現在你要刪除當前文檔中全部的空格，操作步驟如下：

1.在“編輯”菜單中，單擊“替換”命令，打開“查找和替換”對話框；

2.單擊“查找內容”框，并鍵入一個空格鍵；單擊“替換為”框，并確認框中內容為空；單擊“全部替換”按鈕（如圖1）；

3.單擊“關閉”按鈕，關閉“查找和替換”對話框。

現在，再看看你的文檔，不會發現一個空格鍵了吧。

二、刪除多余空段落

你從網上“復制”了一些文本，然后“粘貼”到了Word文檔中，卻發文本中有不少的無謂回車鍵，該怎樣快速刪除回車鍵呢？操作步驟如下：

1.打開“查找和替換”對話框；

2.單擊“查找內容”框，然后單擊“特殊格式”按鈕（如果看不到“特殊格式”按鈕，請先單擊“更多”按鈕），再單擊“段落標記”，這時“^P”出現在“查找內容”框中，它代表了段落標記即回車鍵。再次單擊“特殊格式”按鈕，并單擊“段落標記”（如圖2）。在“查找內容”框中輸入兩個段落標記，即是通知Word要查找的內容為只有回車鍵的相臨的兩個空段落。單擊“替換為”框，然后單擊“特殊格式”，再單擊“段落標記”。單擊“替換為”框，輸入一個段落標記，就是告訴Word把找到的兩個空段落，替換為一個空段落；

3.連續單擊“全部替換”按鈕，當系統提示“Word已完成對文檔的搜索并已完成0處替換”時，關閉“查找和替換”對話框。

從網上復制來的文字除了空段落外，可能還存在一些空白區域，它們可能是常規空格（包括半角和全角空格）、不間斷空格以及制表符的任意組合。大家可以使用鍵盤上的Tab鍵將制表符輸入到文檔中，那么該如何輸入不間斷空格呢？不間斷空格有什么作用呢？實際上，在文檔中如果不希望某兩個字符比如人名或破折號等被分斷在兩行，則可以在這兩個字符間插入不間斷空格，插入的方法是：將插入點移動到這兩個字符中間，然后按下Ctrl+Shift+空格鍵。要一次性地刪除文檔中的所有空白區域，具體方法是：在“查找內容”框中輸入“特殊格式”中的“空白區域”；在“替換”框中不輸入任何內容；單擊“全部替換”按鈕。

三、使用“查找內容”替換

在電視節目中介紹出場人物時，通常主持人都會加上“著名的”這三個字。這不，在你編輯完成一篇Word文檔后，突然感到十分必要在文檔中所有的“錢學士”前冠以“著名的”三字，并在“著名的錢學士”下加上著重號。以下就是快速而準確地完成該項任務的好方法：

1.打開“查找和替換”對話框；

2.單擊“查找內容”框，鍵入“錢學士”；單擊“替換為”框，鍵入“著名的^”（^代表查找到的內容）；選中“使用通配符”復選框。如果看不到“使用通配符”按鈕，請先單擊“更多”按鈕；

3.單擊“格式”按鈕（如果看不到“格式”按鈕，請先單擊“更多”按鈕），然后單擊“字體”（如圖3）；

4.單擊“字體”選項卡，在“著重號”框中，單擊著重號“·”（如圖4），單擊“確定”按鈕；

5.單擊“全部替換”按鈕，然后關閉“查找和替換”對話框。

現在，文檔中所有的“錢學士”就搖身一變成為“著名的錢學士”并被加上著重號啦。

四、使用“剪貼板”輸入“查找內容”

對于某些在“查找內容”框中難于輸入的內容，比如“☆”什么的，你就需要借助“剪貼板”的力量了。比如，你要把文檔中的“☆”替換為“五角星”三字，操作步驟如下：

1.選中文檔中的一個“☆”字符，然后按下Ctrl+C鍵（也可以單擊“開始”選項卡“剪貼板”組的“復制”）將其復制到“剪貼板”中；

2.打開“查找和替換”對話框，單擊“查找內容”框，然后按下Ctrl+V鍵，或者右鍵單擊“查找內容”后的方框，在彈出的快捷菜單中，單擊“粘貼”（如圖5）把“剪貼板”中的內容即“☆”粘貼到“查找內容”框中。單擊“替換為”框，鍵入“五角星”三字；

3.單擊“全部替換”按鈕，然后關閉“查找和替換”對話框。

五、在“替換”時使用“剪貼板”

如果你要把文檔中所有的“五星紅旗”這四個字替換為一幅有五星紅旗的圖畫，請首先把這張需要的圖畫“復制”到“剪貼板”中備用，然后在Word中按下述步驟操作：

1.打開“查找和替換”對話框；

2.單擊“查找內容”框，鍵入“五星紅旗”四個字；單擊“替換為”框，然后單擊“特殊格式”按鈕，再單擊“‘剪貼板’內容”（如圖6），這時“^c”出現單擊“替換為”框中，它即是通知Word需要以“剪貼板”中的內容替換查找到的內容；單擊“全部替換”按鈕；

3.關閉“查找和替換”對話框。

現在，再看一看你的文檔，一定是五星紅旗四處飄揚了吧。

六、借力雙重查找

你使用Word寫成了一篇文學作品，現在感覺應該給作品中的人物“蔡翠花”起個小名，所以眼下你需要把作品中的人物對話內容中的所有“蔡翠花”更改為“小翠”，快捷的操作步驟如下：

1.打開“查找和替換”對話框；

2.單擊“查找”選項卡，在“查找內容”框中，鍵入““*””；選中“使用通配符”復選框；單擊“在以下項中查找”，然后單擊“主文檔”（如圖7）；

3.將“查找內容”框中的內容更改為“蔡翠花”；單擊“在以下項中查找”，在彈出的菜單中，單擊“當前所選內容”；

4.單擊“替換”選項卡，確認“查找內容”框中是“蔡翠花”，單擊“替換為”框，鍵入“小翠”，單擊“全部替換”按鈕；

5.當出現“Word已完成對所選內容的搜索，共替換×××處。是否搜索文檔的其余部分？”的詢問時，請單擊“否”按鈕。

經過兩次查找和一次替換操作后，文檔中所有對話中的“蔡翠花”都被替換為“小翠”，而對話之外的“蔡翠花”不受任何影響。

七、“替換”通配符

在一篇Word文檔中有許多形如“99*6”這樣的式子，同時有一些“*”并不位于這樣的算式中，它們處于文本中間。現在，要將形如“99*6”這樣的式子中的“*”替換為“×”，而其他位于文本中的“*”不被替換。該怎么辦呢？好辦，操作步驟如下：

1.打開“查找和替換”對話框；

2.單擊“查找內容”框，鍵入“（[0-9]）（＼*）（[0-9]）”；單擊“替換為”框，鍵入“＼1×＼3”；選中“使用通配符”復選框；單擊“全部替換”按鈕；

3.關閉“查找和替換”對話框。

八、Tips

在Windows系統中，通配符是可用于表示一個或多個字符的鍵盤字符，最常用的通配符有兩個，即問號“？”代表單個字符，星號“*”代表一個或多個字符。除此之外，Word“替換”命令把以下字符也視作通配符：

1.（）：在進行替換操作時，在“查找內容”框中，可使用括號對通配符和文本進行分組，以指明處理順序。

2.＼n：在進行替換操作時，在“替換為”框中可使用＼n通配符搜索表達式，