縣（區）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理規范化探討

[摘要]規范縣（區）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理是適應部門和單位發展、滿足社會需求的必然選擇，要從加強人才培訓，加強文書檔案規范化管理設施建設，制定規范化管理制度等方面推動規范化管理落到實處。

[關鍵詞]人力資源和社會保障部門；文書檔案；規范化

文書檔案是人力資源和社會保障部門重要的資料，文書檔案保管的好不好，規不規范，不僅事關單位內部管理水平，而且會影響到其他單位人事、職稱等的管理，因而必須高度重視人力資源和社會保障部門文書檔案管理的工作，不斷提高其管理水平。

一、規范縣（區）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理的意義

縣（區）級人力資源和社會保障部門不僅要負責單位內部的人事管理工作，而且要負責（參與）全縣（區）行政事業單位、學校、醫院、國有企業等單位的人事管理，因而其文書檔案管理必須規范化、科學化，這樣才能達到服務單位、服務全縣（區）的目標。

1、人力資源和社會保障部門的發展要求規范文書檔案管理。文書檔案管理是人力資源和社會保障部門重要工作，規范這一工作，首先，可以為人力資源和社會保障部門決策提供參考，人力資源與社會保障部門的工作特別是決策性的工作需要參閱大量的歷史資料，而詳實、規范的文書檔案管理工作，可以幫助決策主體盡快的獲取相關信息，科學的做出決策。其次，可以降低單位管理成本，提高工作效率。規范的文書檔案管理工作使得人力資源和社會保障部門在撰寫各種文件等行為有模式可以參考，這就避免另起爐灶等增加了工作難度。

2、其他主體的需求要求規范文書檔案管理。人力資源和社會保障部門要負責指導、參與全縣的人事工作，特別是，縣、區一級要出臺諸多的文件、政策，如人才引進政策、職稱評審政策、工資定級政策等，所轄區域內部各單位都需要參閱這些資料，如果文書檔案管理不規范，則在其他單位需要借閱這種資料時容易出現信息獲取難、資料借閱手續復雜等問題，相反，如果文書檔案管理規范，則可以為其他單位提供高效優質的服務。

3、文書檔案工作本身的發展要求推行規范化管理。當前，文書檔案工作正遭受信息化等帶來的挑戰，這種挑戰要求文書檔案的內容信息化，并積極利用信息化管理工具規范文書檔案管理，如開發出文書檔案信息化管理軟件等，這些工作的開展都要求規范文書檔案管理工作。

二、縣（區）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理存在的問題

雖然我國縣（區）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理工作取得了一定成績，在分類歸檔、存儲借閱等方面出臺了一些制度，但從實踐來看也還存在一定的問題，表現在制度體系不完備、管理方法相對滯后，管理人員素質有待提升等方面。

1、文書檔案管理制度體系不完備。制度是規范化管理的基礎，只有制度完備才能做到管理規范。首先，制度細化不夠，人力資源和社會保障部門制定的文書檔案管理制度多為一些宏觀性的、指導性的文件，如明確崗位職責等，但對于具體如何管理、如何規范缺乏細化的、可操作的制度支持。其次，制度量化不夠，現有的制度多為定性的、描述性的管理制度，在定量管理方面支持不夠邁入沒有定量化的考核制度等。再次，制度實化不夠，現行的制度宏觀性較強，但缺乏具體的、針對崗位特征的規定，導致文書檔案管理中缺乏指導實踐的制度。

2、管理方法相對滯后。管理方法是規范化管理的有效工具，只有方法先進才能真正實現規范化管理。首先，從文書檔案管理本身來看，部分區縣人力資源和社會保障部門沒有按照國家檔案管理的相關規定科學的對文書檔案進行分類，并形成分類保管體系，導致管理不規范。其次，信息化手段的利用來看，部分區縣人力資源和社會保障沒有充分利用編碼技術等管理帶來的便利，沒有開發相應的軟件模塊完善管理，仍然依靠傳統的人工管理，導致規范中規范化難度大。

3、管理人員素質有待提升。管理人員素質的高低直接關系到規范化的難易程度，首先，部分文書檔案管理人員專業素養不高，他們多為兼職的檔案管理人員，本身并沒有接受過專門的檔案管理教育，導致其在文書檔案管理中面臨很多專業性的困難。其次，部分文書檔案人員繼續教育缺乏，由于這一崗位工作創新需求少，人力資源和社會保障部門內部對這一崗位的培訓投入相對不足，難易為規范化管理提供支持。

三、促進縣（區）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理規范化的思考

文書檔案管理規范化是必然的趨勢，也是一種必然的要求，縣（區）級人力資源和社會保障部門必須高度重視，加強人才培訓，加強文書檔案規范化管理設施建設，并制定規范化管理制度，確實推動規范化管理落到實處。

1、加強文書檔案管理人才培訓。首先，要根據人力資源和社會保障部門文書檔案管理的要求制定繼續教育方案，一方面，要明確文書檔案管理崗位所需要具備的崗位技能，包括檔案管理技能、信息化操作方面的技能等，另一方，要明確崗位職責，即文書檔案需要完成哪些工作，以此指導整個培訓工作，避免培訓虛化、表面化。其次，要加大投入積極開展培訓工作，通過與高校、檔案管理部門等單位合作，積極幫助文書檔案管理人員獲取最新的專業知識，如利用信息化手段進行管理等。

2、加強文書檔案規范化管理設施建設。首先，要積極購買文書檔案編碼、掃描等所需要的設備，人力資源和社會保障部門要充分發揮編碼技術的作用，通過購買相應的設備對裝訂成冊的文書檔案進行編碼，以便于規范化管理。此外，如果還需要推進檔案管理的“數字化”，則還要購買掃描等相關的設備，以便將各種文書檔案轉變為計算機系統能夠識別、存儲的文件。其次，要積極開發文書檔案信息化管理系統，人力資源和社會保障部門要通過與軟件開發商合作開發相應的管理系統，對文書檔案進行存儲，以提高管理能力和水平，達到規范化管理的目標。

3、制定規范化管理制度。首先，要制定文書檔案分類管理制度，要明確分類的原則、標準等內容，做到分類規范合理。其次，要制定文書檔案調閱制度，要制定規范化的調閱流程，明確簽章的責任主體，并保存調閱記錄。再次，要制定文書檔案銷毀制度，要明確銷毀前的審批流程，銷毀過程中的監督管理制度。此外，還要制定其他相關管理制度，如文書檔案電子化安全管理制度等。通過這些制度的細化推動管理的規范化。

參考文獻

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