信息化條件下廣播電視臺(tái)文書(shū)檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化探討

[摘要]信息化給廣播電視臺(tái)文書(shū)檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化帶來(lái)了良好的發(fā)展機(jī)遇，但同時(shí)也使其面臨一定的挑戰(zhàn)，廣播電視臺(tái)要積極完善數(shù)字化設(shè)施設(shè)備，加強(qiáng)文書(shū)檔案人才管理，完善數(shù)字化管理制度，以此加快文書(shū)檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化進(jìn)程。

[關(guān)鍵詞]信息化；廣播電視臺(tái)；文書(shū)檔案業(yè)務(wù)；數(shù)字化

廣播電視臺(tái)文書(shū)檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化即要將文書(shū)檔案的內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)系統(tǒng)中以“0”、“1”表示的二進(jìn)制代碼，并通過(guò)辦公軟件、文書(shū)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，信息化既為文書(shū)檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化帶來(lái)了機(jī)遇，同時(shí)也帶來(lái)了挑戰(zhàn)，需要廣播電視臺(tái)積極應(yīng)對(duì)。

一、信息化條件下廣播電視臺(tái)文書(shū)檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化的發(fā)展機(jī)遇

信息化條件下不僅文書(shū)檔案數(shù)字化迎來(lái)了良好的政策機(jī)遇，而且也使得數(shù)字化工作的成本大幅度的降低，可行性大幅提高，從而對(duì)于廣播電視臺(tái)文書(shū)檔案數(shù)字化發(fā)展帶來(lái)了重要的機(jī)遇。

1、文書(shū)檔案信息化的政策機(jī)遇良好

為迎接信息化時(shí)代的到來(lái)，國(guó)家制定出臺(tái)了諸多的扶持政策，鼓勵(lì)包括文書(shū)檔案等業(yè)務(wù)在內(nèi)的產(chǎn)業(yè)數(shù)字化發(fā)展，如《國(guó)務(wù)院關(guān)于大力推進(jìn)信息化發(fā)展和切實(shí)保障信息安全的若干意見(jiàn)》（國(guó)發(fā)〔2012〕23號(hào)）就對(duì)各領(lǐng)域的信息化提出了指導(dǎo)意見(jiàn)。此外，《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等制度的出臺(tái)則為信息化條件下文書(shū)檔案數(shù)字化提供了政策支持。

2、文書(shū)檔案管理數(shù)字化便捷性大幅度提升

信息化條件下，首先，各種信息設(shè)備被大量的開(kāi)發(fā)出來(lái)，文書(shū)檔案數(shù)字化具有了可行的基礎(chǔ)，如文字掃描專(zhuān)用設(shè)備以及掃描后不同文檔格式轉(zhuǎn)換工具的開(kāi)發(fā)，使得各種歷史文書(shū)檔案可以便捷的轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案。其次，各種信息技術(shù)被廣泛的應(yīng)用，文書(shū)檔案數(shù)字化管理具有了可行性。由于信息化的推廣應(yīng)用，一般的文書(shū)檔案人員都具備計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，而各種軟件供應(yīng)商開(kāi)發(fā)出的文書(shū)檔案管理軟件界面簡(jiǎn)單、操作方便，降低了文書(shū)檔案管理的難度，提高了文書(shū)檔案數(shù)字化管理的可行性。

3、文書(shū)檔案數(shù)字化成本大幅度降低管理水平得到提升

隨著信息化的推廣應(yīng)用，無(wú)論是硬件設(shè)備還是軟件服務(wù)供應(yīng)商的產(chǎn)品價(jià)格都大幅度降低，這就使得文書(shū)檔案數(shù)字化的成本大幅度的降低，即使是縣及以下的單位，只要購(gòu)買(mǎi)了基本的軟件，并利用WORD、EXCEL等辦公軟件輔助就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理及應(yīng)用。此外，從管理來(lái)看，信息化條件下，文書(shū)檔案可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，從而提高了管理水平。

二、信息化條件下廣播電視臺(tái)文書(shū)檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化面臨的挑戰(zhàn)

信息化雖然為文書(shū)檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化帶來(lái)了機(jī)遇，但同時(shí)也帶來(lái)了諸多挑戰(zhàn)，表現(xiàn)在文書(shū)檔案業(yè)務(wù)流程需要重構(gòu)等方面，需要廣播電視臺(tái)組織力量積極應(yīng)對(duì)。

1、文書(shū)檔案業(yè)務(wù)流程需要重構(gòu)

廣播電視臺(tái)傳統(tǒng)模式下文書(shū)檔案的業(yè)務(wù)流程基本是各部門(mén)將文書(shū)檔案資料送交檔案室或者檔案管理人員，檔案管理人員審核后就按照一定的原則進(jìn)行分類(lèi)保存，直至最后銷(xiāo)毀，這一過(guò)程中如果需要調(diào)閱則只能到檔案室辦理相應(yīng)的手續(xù)。但在信息化條件下，這種業(yè)務(wù)流程需要重構(gòu)，如需要調(diào)閱文件則只需要到存放文書(shū)的檔案的計(jì)算機(jī)設(shè)備中進(jìn)行操作，而無(wú)需到檔案室調(diào)閱紙質(zhì)文檔，這就改變了傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程，但部分廣播電視臺(tái)尚未推進(jìn)流程重組，難以適應(yīng)信息化的需要。

2、文書(shū)檔案工作內(nèi)容需要?jiǎng)?chuàng)新

在傳統(tǒng)模式下，廣播電視臺(tái)文書(shū)檔案主要是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存，但在信息化條件下，文書(shū)檔案增加了電子檔案的內(nèi)容，這就需要廣播電視臺(tái)在工作內(nèi)容上進(jìn)行創(chuàng)新，一方面，要制定數(shù)字檔案的管理制度，即數(shù)字檔案如何保存、如何開(kāi)發(fā)利用等，這就必然需要對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新。另一方面，要對(duì)數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案的一致性進(jìn)行驗(yàn)證，即保證兩者在內(nèi)容上是相同的，特別是，由于數(shù)字檔案具有可修改性，在正式成文之前可能經(jīng)歷了不同領(lǐng)導(dǎo)者的修正，因此必須有效的進(jìn)行核對(duì)，確保數(shù)字檔案保存文稿為最終定稿的文書(shū)。

3、文書(shū)檔案的安全性遭遇威脅

在信息化條件下，特別是沒(méi)有開(kāi)發(fā)專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)的背景下，廣播電視臺(tái)的文書(shū)檔案都是簡(jiǎn)單的利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行保存，如建立一個(gè)文件夾將同類(lèi)型的文書(shū)檔案存放在里面，但由于這種存在只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的加密處理，部分文書(shū)檔案管理人員甚至沒(méi)有進(jìn)行加密處理，如果遭遇不法分子的攻擊容易導(dǎo)致信息泄露，給廣播電視臺(tái)帶來(lái)壓力。

三、信息化條件下促進(jìn)廣播電視臺(tái)文書(shū)檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化的思考

數(shù)字化是廣播電視臺(tái)文書(shū)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的必然趨勢(shì)，在數(shù)字化過(guò)程中，廣播電視臺(tái)必須把握機(jī)遇，積極完善數(shù)字化設(shè)施設(shè)備，加強(qiáng)文書(shū)檔案人才管理，完善數(shù)字化管理制度，以此加快文書(shū)檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化進(jìn)程。

1、積極完善數(shù)字化設(shè)施設(shè)備

首先，要積極完善硬件設(shè)備，廣播電視臺(tái)要加大投入，積極購(gòu)買(mǎi)包括計(jì)算機(jī)、掃描儀等在內(nèi)的信息化設(shè)備，并進(jìn)一步完善紙質(zhì)文書(shū)檔案管理設(shè)備，以促進(jìn)紙質(zhì)文書(shū)檔案與電子文書(shū)檔案同步升級(jí)。其次，要積極完善軟件設(shè)備，廣播電視臺(tái)要根據(jù)其文書(shū)檔案涉及的內(nèi)容多等特征，積極組織開(kāi)發(fā)文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，利用數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)能力強(qiáng)、管理方便、安全高效的特征，強(qiáng)化文書(shū)檔案管理。

2、加強(qiáng)文書(shū)檔案人才管理

首先，廣播電視臺(tái)要明確信息化條件下文書(shū)檔案管理人員需具備的基本素質(zhì)，即要明確這一崗位人員在檔案管理、計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備使用中所需要具備的基本能力，為文書(shū)檔案業(yè)務(wù)人才選拔、聘用和培訓(xùn)提供目標(biāo)指向。其次，廣播電視臺(tái)要根據(jù)文書(shū)檔案數(shù)字化發(fā)展的需要加強(qiáng)人才培訓(xùn)，制定完善的人才培養(yǎng)方案，對(duì)培訓(xùn)的內(nèi)容、培訓(xùn)的形式等進(jìn)行規(guī)劃，如在培訓(xùn)形式上可以采取“手把手”的教以幫助文書(shū)檔案管理人員掌握計(jì)算機(jī)軟件使用方式。

3、完善數(shù)字化管理制度

首先，要制定完善的業(yè)務(wù)管理制度，要根據(jù)信息化的需要，建立電子檔案、紙質(zhì)檔案文書(shū)檔案管理制度，電子檔案主要要對(duì)接收流程、電子檔案安全管理制度等進(jìn)行明確，紙質(zhì)檔案則主要在文書(shū)檔案格式規(guī)范等方面進(jìn)行明確，此外，還要建立文書(shū)檔案核對(duì)、借閱、銷(xiāo)毀管理制度，對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行核實(shí)，避免兩者不一致。其次，要建立責(zé)任落實(shí)與責(zé)任追究制度，對(duì)文書(shū)檔案管理過(guò)程中制度執(zhí)行不到位的責(zé)任人要進(jìn)行處罰，以此完善檔案管理。

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