化腐朽為神奇

“至繁歸于至簡”，曾是蘋果公司在第一套營銷手冊所提出的理念。對于電腦或智能手機來說，這理念頗有道理。就如同蘋果硬件盡量避免多余插件和裝飾一般，如果你能清除計算機中的非必要程序且只保留核心部分，那么你將受益匪淺。

本著這一理念，本文將教您如何簡化計算機：管理文件和應用程序，處理電子郵件和社交媒體，合理安排存儲空間。簡化即意味著消除冗余，使效率最大化。也就是說，您硬盤里所存在每個程序和文件都是必需的；您不必再為管理郵件，tweeter和Facebook帖子而浪費時間。當然，簡化不等同于清除一切，它意味著只保留必要部分。

簡化文件：清理多余程序和文件

不出所料，你的Mac上必積累了大量文件，其數量甚至已超百萬。雖然其中一小部分（幾十萬）可能來自于OS X本身，或安裝軟件，但大部分還是來自于用戶使用過程，其文件數量著實令人驚訝。

多數情況下，這些文件還算是安分守己，各司其職。但有些時候，如，進行焦點搜索時，成千上萬的潛在匹配文檔將一涌而出，干擾用戶的操作過程，此時我們就急需進行文件簡化了。

在這種情況下，簡化約等于刪除，但也不全等。某個文件，我們可能幾年才用一次，但這并不意味著我們可以將其安全刪除。根據情況不同，簡化還意味著重組文件，創建文檔，將文件轉移至外部磁盤等。

當然，某些人容易執著，沒完沒了的花時間來尋找方法簡化文件，這樣做反而會適得其反。相反，我們建議您把精力集中在最簡單且最有成效的簡化策略上。

省時省力

大多數文件容易找尋，但這并不是文件簡化的唯一原因。首先，在電腦上聚集大量文件會使一些，諸如系統備份，文件同步，磁盤修復、 OS X升級等，操作更加費時。其次，冗余文件將擠占大量磁盤空間，對于那些硬盤容量較小的電腦用戶來說，文件簡化極具意義。

簡化文件和程序將優化協作過程（兩用戶或多用戶之間），不論是使用云同步服務（Dropbox（dropbox. com）），還是使用OS X內置文件共享，甚至是依靠文件服務器，你都將受益匪淺。文檔越容易找到，同步和存儲過程就越簡單，麻煩越少，大家就越愉快。

但是，你該簡化哪些文件呢？在此過程中，用戶必須自主判斷哪些文件重要，哪些冗余。但本文將給你一些指導，指出那些高居簡化名單榜首的文件類型。

同一文檔的不同版本：在書或文章的創作過程中，作者、編輯、評論家和出版商都將對進行反復修改，該過程將產生大量副本。因此在最終定稿時，我們會有幾十個不同版本的手稿。但通常，只有終極版才是有用的，但有時，我們又需將該文件保留，以便核對，看哪部分在何時做了修改。此時，首選策略是將舊版本打包壓縮成一個zip文件保存（在Finder中選擇File → Compress X Items），然后將其他刪除。

大文件：視頻、音樂文件和應用程序（如VMware虛擬機）會擠占大量磁盤空間，有時用戶不免奇怪，這樣小東西怎么能占據如此大的空間呢。

比如，有人喜歡用Call Recorder（$29.95 [￡18]， tinyurl. com/euc2f）為Skype通話錄音。然而，如果其處于自動錄音狀態，手機中就會出現一個含幾個G文件的文件夾。此時，你需調整設置，令其只在需要時錄音。之后，刪除冗余錄音，并將有用錄音壓縮。

安裝包：下載軟件時，我們通常會保留安裝包，以免再次安裝時重新下載的麻煩。將安裝包存儲在某些網絡設備，如Connected Data’s Transporter Sync （￡89， tinyurl.com/pmtjpem） 或Apple’s AirPort Time Capsule （￡249， tinyurl.com/pcq5xpn）有雙重益處---釋放磁盤空間，方便其他系統使用。

下載媒體：我們從iTunes商店購買了大量的音樂、電視節目和電影，但我們卻不必將其全部保存。因為我們可以在需要時隨時下載。確實，有時iTunes商店會刪除部分內容，這樣一來，即使你付錢，也不能再下載了。考慮到這個因素，我們建議您將這些媒體文件保存在外部磁盤。

借助軟件

某些冗余文件會擠占磁盤空間，但卻很難識別，如，緩存，日志文件，卸載程序的支持文件。通常這些文件是可以安全刪除的。但不加選擇地刪除文件并不可取，因為某些文件可能有用，而且，一般情況下，用戶也很難找到該類文件，即使找到，也很難區分哪些是有用的，哪些是多余的。此時，一個軟件就可幫你解決所有問題。

多年來，我嘗試過各種磁盤整理程序，包括卸載工具，重復查找器以及通用軟件。CleanMyMac （￡34， tinyurl.com/ avw8ghl）是我最喜歡的。該軟件功能強大，識別大型舊文件，刪除緩存和日志文件，卸載應用程序，管理系統擴展，甚至削減照片庫。但是，不要選擇其默認設置（“刪除一切”選項），因為有時它可能會刪除一些看似無用但實際卻很重要的文件。所以在進行刪除操作前，務必瀏覽一下刪除條目。

簡化應用程序：只保留真正需要的軟件

每當我們發現新Mac或iOS軟件，我們便認為：“奧，太好了——這軟件一定省時又省力”，于是我們就迫不及待將它下載下來，安裝使用。但很快我們便意識到，其實我們之前方式很好，于是新軟件就被擱置了。從此以后，每看到它，我們都會莫名不爽，但仍然會去積累越來越多的新軟件，如此循環往復。

千萬不要再這樣了。現在的任務就是簡化應用程序，只保留必需且性能極佳的軟件，刪除冗余軟件。

減且簡決策過程

為什么不能安裝過多軟件？確實，他們會擠占磁盤空間，但用戶可以將其刪除。同樣，花費是一個因素，但我們可以停止購買，且不再為無用升級掏腰包。最重要的是，頻繁安裝軟件的心理成本。

例如，在編輯照片時，我們會想：“我是應該使用幾個月前買的那兩款新軟件，Pixelmator （￡20， tinyurl.com/mn22fo8） 或Acorn （￡34， tinyurl.com/lpyolu6），還是我一直用的Adobe Photoshop Elements （￡78， tinyurl.com/pb4bbuw）呢？新軟件也許會有更好的效果，但對舊軟件，我已經使用純熟。”事實上，通常情況下，我們還是會選擇熟悉的方式。

喬布斯總是挑選他喜歡的衣服，然后每天穿，以節省時間和精力。軟件也是一樣：挑選性能最佳的軟件，花一定時間去研究其使用方法，然后就不再更換。

擴展深度非深度

一些應用程序類，如那些可支持Markdown （tinyurl.com/ys2y6） 和Dropbox（dropbox.com）的iOS純文本編輯器，通常含有幾十款類似軟件。如，Editorial （￡2.99， tinyurl.com/oux7byj）， Nebulous Notes（￡2.99， tinyurl.com/op3rp9v）， Textastic（￡5.99， tinyurl.com/l9wtova） 和Writing Kit（￡2.99， tinyurl.com/ppyrmhr）。

拋開哪款軟件性能最佳不講，我們先來看一下其處理效率。通常情況下，使用一個軟件越頻繁，我們的操作就越熟練，工作效率也就越高。此時，一旦我們更換軟件，我們就不再具有某些優勢，如肌肉記憶和使用習慣。

如果有時間，我們可以花一兩個星期去學習一款新軟件，形成使用習慣，以驗證工作效率是否提高。然而，我并不贊成用戶僅基于已有認知就盲目選擇一款軟件，學習之后便執著于此，即使該軟件麻煩重重且功能不足，也不愿更換。

莫頻繁更換軟件

這并不是說，我支持用戶選定一個軟件后便執著于此，不再更換。技術在進步，軟件在更新，用戶需不時評估自身需求以找到最佳軟件（比如，（每一兩年）當你意識到某軟件的使用代價遠超過其益處時）。你所安裝的軟件都應該是經過深思熟慮后選定的，而不是在各個新軟件間毫無目的的轉換。

在很長一段時間內，我們使用Microsoft Word （from ￡79 as part of Office， tinyurl.com/kmaqkec）來進行文字處理工作。也許我們并不喜歡它，但我們卻毫無選擇，因為當時它是唯一可以完成此類任務的工具。

后來，Apple’s Pages （￡13， tinyurl.com/b4j26ls）出現了，于是我們投入了大量時間和精力來學習其使用方法。幾年后，由于引入新功能，我們的舊時最愛Nisus Writer Pro （￡54， tinyurl.com/plgej3q）占了上風，于是我們又轉投于此。不過，請注意，更換軟件需耗費大量時間來學習并適應其使用方式，同時新軟件也需一段時間才可充分展示其性能。

選擇最適合軟件

如果你看好該簡化程序技巧，請銘記于心。然后自定義：擴展，插件和宏都可優化計算機性能。例如，盡管如今市面上存在許多優秀的郵件客戶端，但我們仍然堅持使用Apple Mail，因為至今我們都未能發現一款可像Apple Mail那樣將各種第三方擴展處理地如此精妙的郵件客戶端。（插件列表請查看tinyurl.com/qje7po9）。

使用多功能軟件：配備多項功能并不意味該軟件就一定性能優越，但某些情況下，一個多功能軟件可取代諸多小的單功能軟件。比如，BusyCal （busymac.com） 就可同時替代Calendar 和 Reminders。

有時你需要兩個甚至更多軟件：不要因為擔心增加軟件數量，就放棄某個真正實用的程序。某些軟件的功能可完美解決你的問題。

刪除冗余：一旦你選定了某個軟件，就將多余的同類軟件刪除。

簡化郵件：尋找最合適軟件

如果你的電子郵件處于可控范圍---收件箱是空的，收發郵件輕而易舉，你不必為每天收到的郵件數量或多年來存儲的郵件數量而擔憂——那么，現在你就不用再往下看了。而對其他人，本文有幾個簡化郵件的建議。

減少賬戶數量

多數郵件客戶端，如Apple’s Mail 和Microsoft Outlook，可處理多賬戶，當然，用戶最好是將工作賬戶和個人賬戶分開。但老實說，你真的需要iCloud， Gmail， Yahoo， AOL， ISP等如此多個帳戶嗎？為簡化郵件，你可通過設置將其他郵箱的郵件全部轉發到選定郵箱中。（這樣，你就不必向每個人都發一個郵件地址變更通知了。）

這樣一來，即使是通過web瀏覽器，你也可以同一郵箱查看所有郵件。同時郵件客戶端的工作量得以減少，其反應便更加靈敏，此外，移動設備也將減少耗電量，甚至節省網絡寬帶。

為郵箱大瘦身

我們曾申請過百個郵箱以保存郵件。然后我們將其減至幾十個。現在我們要減到個位數。盡管使用分立郵箱（或Gmail標簽）是個不錯的組織方式，但通過保存檢索，或搜索與智能郵箱的結合，我們同樣可達到目的。另外，通過這種方式，我們再也不必為某些問題費神，如，該把某特殊郵件放在哪個位置，到底該去哪搜索某郵件，這也就極大地節省時間和精力。

有人提倡使用歸檔郵箱來存儲已讀郵件和已刪郵件。但我們并不建議，因為將特定郵件與大眾郵件分開可簡化尋找過程。郵箱越少，郵件處理就越簡單，該道理尤其適用于iOS設備。

我們的目標是通過保留必要郵箱以優化郵件尋找過程。例如，經過篩選，我們保留一個叫Travel和一個叫Money的郵箱。僅通過一個iPhone，我們便可在Travel中找到一切與旅行有關的信息，如航班行程和酒店信息。而Money則保存著所有收據和與稅收相關的文件。我們不必為朋友或家人單設郵箱，因為那些郵件可通過搜索或智能郵箱輕易找到。

頻繁查看郵件

有時，某些人可能會建議你不要太頻繁地查收郵件，一天一兩次就夠了，其他時候就將客戶端關閉，以避免干擾。對特定性格的人來說，這可能是個不錯的選擇。此外，如果你不需要接收大量與時間密切相關的信息，該方式也絕對值得一試。

然而，對大對數人來說，相反策略更為合適，更頻繁地查看郵件。如果一天只查看一兩次郵箱，那么每次查收你都需處理大量郵件。因此，在工作時盡量保持客戶端開啟，在休息時就定期查收郵件。通過對郵件的即時處理，收件箱不會積聚大量郵件，減輕了用戶的精神負擔。

調整管理模式

雖然當前的收件箱管理方式還不錯，但它也只是諸多管理方式中一個，而你也可能會發現其它更適合你的管理方式。

首先，你要明白失控的郵件管理既不是郵件本身也不是郵件客戶端的錯。在找到合理的解決方案之前，你需要去不斷反思到底是哪里出了差錯。針對該問題，某些軟件可能會有所幫助，如SpamSieve （￡24， tinyurl.com/ovzunm8）或SaneBox （from $7 [￡4.20] per month， sanebox.com）。當然，更換客戶端也可能會起到一定作用。然而，沒有一款軟件可代替用戶回復郵件，或完全省去查收郵件的麻煩。收件箱的某些功能總需借助手動實現。

某些實用技巧

服務器端過濾：許多供應商，如Gmail（tinyurl.com/d52gwjo）和iCloud（tinyurl.com/oo5zjq8）都允許用戶在服務器上自行設置規則或過濾器以整理，刪除及回復某些符合特定條件的郵件。雖然電腦郵件客戶端也可能具有該功能，但通過設立服務器端規則，用戶在使用移動設備時也可受益。

愛上<刪除>鍵：長期以來，我們習慣于保留所有郵件，但這些文件占據了大量空間且使某些操作，如備份，磁盤修復等，變得更費時。此外，即使是再強大的搜索工具，面對如此浩如煙海的文件，其搜索過程也會變得異常困難。因此，我們建議您盡量養成這樣的習慣---在本能地保存郵件之前，花半秒考慮你是否會再次用到該郵件，如果不會，請將其刪除。每刪除一封郵件，信噪比（有用/無用）就提高一點。

讓過去成為往事：你真的需要耗費大量時間來整理成千上萬的累積郵件嗎？當然不用，逐一篩選郵件將耗費大量時間。除非，你可一次性刪除數百郵件，比如，某個已在web中存檔的郵件列表，否則逐一篩選絕不是一個省時省力的方式。

本地存檔：捫心自問，是不是所有郵件都有必要保存在郵件客戶端或IMAP服務器中呢？答案必然是否定的。通過某些軟件，如MailSteward Pro （$99 [￡60]， mailsteward.com），$50 MailSteward（$49， ￡30） 或MailSteward Lite （$24，￡15），你可以為郵件進行本地存檔。這樣一來，你不僅可以恢復服務器存儲空間，還可減少郵件客戶端與服務器的同步時間。

簡化社交媒體：用挑剔的眼光審視社交媒體軟件

社交媒體網站，如Facebook、Twitter等，不論是關于個人還是專業，都有許多用途。然而，他們也是一個時間坑。一方面，分散時間和精力；另一方面，其所呈現的極端帖子，下流言論及普遍瘋狂也將在心理上拖垮用戶。

當然，我不是建議你完全放棄社交媒體，但我希望你可以采取措施以增加信噪比（有用信息，如有價值的觀點與評論，與無用信息的比例）。此外，該原則同樣適用于單向媒體，如RSS和網絡新聞播報。

簡化Twitter

通常，我們會謹慎挑選Twitter好友以控制好友數量，這樣我們就有足夠時間去閱讀其推文。但如果一開始你對其言論不感興趣，那么你就不必關注他們了。如果你的好友人數超過幾百，那么想要完全掌握每個人的動態是不可能。因此，我建議你認真篩選好友列表。

然后，對那些頻繁發送我們不感興趣話題的人取消關注。

有時，為避免情感傷害或出于禮貌，我們希望在保留關注的情況下屏蔽推文。因為，當你在Twitter上對某人取消關注后，許多網站或軟件，如Unfollowers.me [unfollowers. me]， Fllwrs [fllwrs.com] and Find Unfollowers on Twitter [tinyurl.com/mlq66xb]，都會對該人進行提醒。而且，這些網站和軟件并不小眾，許多人都在使用。

一個行之有效的方法就是利用列表來過濾推文。靜音（也稱消聲）是一個只能做在Twitter客戶端進行的操作（注意，Twitter網站不行）。通過它，你可在保留關注的情況下屏蔽某人推文。比如，如果你想在Tweetbot（￡13， tinyurl.com/p84rwj9）屏蔽某人推文，點擊該人頭像，然后在彈出菜單中選擇靜音就可以了，在此過程中，你還可選擇消聲時長，一天或永遠。其他軟件，如Twitterrific （tinyurl. com/ks6rlqs），也具有該功能。

簡化Facebook

你可以與那些你不感興趣的人解除好友關系。一般，當某人總是發表一些充滿負面或極端言論的帖子時，我們就會這么做。但被解除好友關系在Facebook里是一件恥辱的事情，另外，考慮到社會傳統 ，與親戚和同事解除好友關系通常是一件困難的事情。（與Twitter類似，Facebook在解除好友關系時并不會通知用戶，但通過借助某些應用，如Unfriend Finder [tinyurl.com/pvmu35g]，用戶可輕松找到解約好友，不必再去查看好友列表。）

Facebook也有一項相當于靜音的功能，在保留好友關系的情況下屏蔽動態。將鼠標放在解約人名字的頂部，單擊Following button，等到該按鈕變成Follow button就大功告成了。別人不會洞悉該操作，且列表中再也不會出現該人動態了。

最后，如果你是一個Google +用戶，請訪問visit tinyurl.com/n9de7ga以了解如何屏蔽某人或某網絡的頁面或文章。

簡化新聞推送

雖然如今已不是RSS全盛期，但仍有許多人使用它，他們大多數通過某些應用，如Vienna （free， vienna-rss.org），來瀏覽新聞網站、博客以及其他定期更新內容。由于某些網站不支持或不能很好支持RSS，于是我們便在Safari建立書簽文件夾，這樣一經點擊，我們便可打開不同標簽的網站。雖然退訂RSS提要或放棄瀏覽新聞不會傷害任何人的感情，但是我們保留了太多，太久，以至于，一旦將其擱置會讓我們產生焦慮和內疚感。因此，我們要縮減其數量，直到極限。（注意，如果你在Twitter上關注的人總是推送其博客文章鏈接，那么相應的RSS提要就是多余的，你就可取消訂閱。）

我們仍然密切關注科技新聞，但我們深知避免其他新聞有助心理健康（不論是網絡、電視或其他媒體）。我們仍然會得知很多二手新聞，但我們不會再為其整日悲傷，也不會再為世界上那些我們無能為力的糟糕事而憤慨萬分。

簡化辦公室：調整布局，清除冗余

辦公室的衣柜、書架和抽屜里充滿了舊設備，包括舊的Mac、iPhone、鍵盤、數據線、以及適配器。我們這一生都在積累辦公用品。

無用（或不常用的）物品通常以某種方式橫在你和有用物品之間，干擾使用過程。因此，你需要清理家和辦公室---不僅包括丟棄無用物品，還包括有序整理家具和電子產品，以減少那些本應投入到工作卻被你浪費在尋找物品上的時間。如果你的辦公室真的可做些簡化，接下來的建議能給你一個正確的引導。

優化布局

考慮到大物件，如桌子和書架的存在，辦公室布局可能不會有太大的靈活性。但花時間找到最佳擺放方式將令你受益匪淺。

丟棄回收

大多數人都很難舍棄某些他們認為在未來可能會大有用處的物品。盡管2002年的PowerBook G4已經幾年沒打開過了，而且如今它也已經沒有市場價值，但某些感情和僥幸心理（覺得它還可以好好利用）讓我們不愿舍棄它。于是它就在那里放置了一年又一年。這場景是不是熟悉??？

我們的建議：一定要狠。如果一個物品在一兩年內從未被使用過，那么就意味著你的生活不需要它。如果它不值錢，將其回收吧。如果你有所顧慮，請客觀評估其再次使用的可能性。如果其概率是不足10%，請果斷回收。

接下來，我將向你介紹一個能讓我們對丟棄物品有所寬慰的技巧---用一個多功能物品去替換三、四單功能物品。例如，你可以用一個多功能設備來同時取代舊的打印機，掃描儀和傳真機?；蛘哂靡粋€配有USB 3.0或Thunderbolt接口的快速大容量新硬盤去替換幾個緩慢的舊硬盤。

整理物品

大多數人習慣于將所有的數據線和適配器都混裝在一個大帆布袋中?，F在我們需要將其分類放入帶標簽小抽屜中：一個放與USB相關的物件；一個放與音頻相關的東西；還有一個放iOS配件，等等。這個簡單的技巧將節省大量時間和精力。

一旦你簡化并優化了辦公室，就請每年評估一次效率，尤其是當你意識到混亂再次占了上風時。