授人以漁 我這樣用好Office

作為別人眼中的電腦高手，我經常會幫好友同事解決不少Office應用難題，其中不乏有人問我，你是怎樣精通Office的？這看似簡單的問題，遠比技術類問題難回答。我也時常思索，我是怎樣從一個Office菜鳥成長為所謂的大俠的。本文就想授人以漁，將我的一些Office學習心得與大家分享，希望能給您帶來幫助。

一、換種心態看待Office

戰略上藐視，戰術上重視，Office本質上就是一個工具，是為我們辦公服務的，因此我們沒有必要將其看得太高深太神秘。居高臨下看待Office，我們就能把他“踩在腳下”（如圖1）。

1.積極

樂于學習的人通常都有一顆積極上進的心，主動積極學習Office，全面了解Office的各項功能，以備不時之需。在遇到相關需要時，則可以為己所用。面對繁雜的任務，不少人寧可加班加點，也不愿提升自身技能，這無疑是不積極的。如果能想有一種積極的心態，保持對Office的興趣，多掌握實用技能，讓“積極”產生效益，讓我們享受到積極的好處。

2.專一

可以這樣說，在辦公軟件領域Office2013沒有對手，它已經成為行業標準，很多辦公軟件都在模仿Office，在操作上也非常相似，因此我們只要有一顆專一的心，全面掌握了Office，那么其它相關辦公軟件就不在話下。

3.高效

據說80%的用戶只用了Office 20%的功能，特別是Office中的Excel更是被低用了，因為很多人習慣于做重復勞動，而不去挖掘高效的操作方法。比如，Word中可以用郵件合并批量打印通知書或成績單，但很多人寧可手動一張張打印，而不使用批量打印，這樣雖然完成任務，但是非常低效。筆者的原則是：寧可花3小時研究技術，不花半小時重復勞動，追求高效，受益終生。

4.求新

大多數人墨守陳規，不肯接受新鮮事物，其實Office的每一次更新升級，都是為了提高辦公效率，但是很多人不愿意接受新版Office。時至今日，筆者看到Office2003仍然占據辦公軟件的大半壁江山，而Office2003在十多年前就已經推出了，其功能遠遜于Office2013，特別是其中的Powerpoint，新舊版本的差距更加明顯，使用Powerpoint2013無疑更高效更便捷。

二、實用的Office學習法

挑戰習慣，遇到問題，先嘗試自己解決。我們應該抱著“用”的心態對待Office，而不是以“學”的心態對待，在“用中學”無疑是較好的一種選擇。作為一名被別人稱為電腦高手的Office用戶，我基本上都是在使用中進行學習，循序漸進，用好Office自帶的幫助文件，有時還可以準備一本系統全面的好書，供需要時查閱。

1、循序漸進

曾在一篇網文中看到，Office用戶從操作上分為“新手、初級、中級、高級、專家”（如圖2）。一口吃不成一個胖子，循序漸進地提升是Office新手的必由之路，我們通常會閱讀入門教程，大致了解Office的基本操作和常用功能，如，新建保存文件、輸入文字、設置格式、查找替換等。成為中級用戶通常需要掌握所有菜單命令，而成為一名高手則需要全面掌握Office的功能，能夠解決遇到的問題。專家級Office用戶，不僅僅是掌握了所有功能，更關鍵的是靈活深入運用，能夠答疑解難，屬于Office高手中的高手。

2、用好幫助

一位微軟的MVP說過：Office自帶的幫助是最好的Office學習寶典，需要時可以隨手查詢。打開Office中的任一組件（如，Word2013），單擊標題欄上的“？”按鈕，即可打開幫助文件（如圖3），在這里列舉出一些常用功能的用法。

如果找不到所需項目，可在搜索框中輸入關鍵字，比如我們要了解Word域方面的知識，則可以輸入“域”，搜索后可以得到很多相關信息，有些是Office幫助中的，有些則來自一些經過驗證的在線資料（如圖4）。

3、選本好書

工作閑暇之余，我們還可以買幾本系統全面的或深入應用類的圖書，比如，已經達到了中級水平，可以找一些技巧類圖書，以備需要時可以查閱，已經達到高級水平的，可以買一些深入應用類圖書。在市面上，一些頂級Office專家都有不少個人專著，還是值得一讀的。

三、用碎片時間充電加油

快節奏的工作，讓很多人沒有完整的時間來學習，而很多碎片時間卻被白白浪費，我們應該充分利用這些時間，把刷微博、聊微信的功夫花在學習上，用碎片時間加油充電。

1、手機上的電子書

手機上的電子書閱讀軟件中，就有不少Office技術類資料或電子書供我們下載，比如，在手機上安裝QQ閱讀，然后以Word、Powerpoint為關鍵字進行搜索，這樣就能獲得相關的電子書（如圖5）。

手機上安裝“百度文庫”，搜集Office技術類資料，則更加便捷（如圖6），并且這些資料可以收藏保存在文庫中，可以隨時隨地進行學習。

2、微信Office訂閱號

微信上有不少Office公眾號可供我們選擇，關注這些公眾號，就能經常獲得訂閱號推送的資料。打開微信后，選擇“通訊錄”，在“公眾號”中選擇“服務號”，再選擇右上角的“+”按鈕，用關鍵字進行搜索，這樣就能獲得一些相關的公眾號，關注后就能獲得大量的資料（如圖7）。

四、網絡是最耐心的“老師”

求人不如求己，網絡上就有不少“視頻老師”，請教別人之前先到網絡上搜索，不少問題是共性的，說不定別人早就提問并有了解決方法。

1、借助視頻網站學習

現在有不少網站提供了視頻教程，通過手把手演示，我們跟著操作即可學習，這些教程通過搜索就可以找到。網易的云課堂也提供了不少精品Office課程（如圖8），網址http：//url.cn/NjtLLX，有興趣的朋友可以去看看。

2、善用網絡答疑解難

不少人遇到問題的第一反應就是請教別人，筆者就經常接到求教電話，其中不少問題都很簡單，有些甚至我曾經解答過。其實大多數問題是共性的，在網絡上可以找到答案。通常我們可以通過百度搜索、論壇發帖、加QQ群等方法從網絡中獲取營養。

3、分享是提高的途徑

幫別人解決問題是提高的好途徑之一。很多高手就是在摸索解決問題中提高的，其實學習就應該帶著問題，這樣才能提高學習效率，漫無目的的學習容易乏味疲倦，而且低效費時。閑暇之余，可以逛逛論壇、百度貼吧、新浪愛問等，幫別人解決問題，這樣既提高了自己，也幫助了別人，一舉兩得，何樂而不為呢。