利用組合鍵巧妙縮小Excel文檔體積

同事傳來一份Excel工作簿文檔，不知是什么原因，文件的體積相當(dāng)之龐大，竟然達到了驚人的117.8MB，最要命的是文檔開啟速度相當(dāng)緩慢，打開后發(fā)現(xiàn)其中并沒有大數(shù)據(jù)，但即使另存之后，文件體積仍然沒有縮小。即檢查條件格式、文件背景、數(shù)據(jù)有效性，并沒有在這里發(fā)現(xiàn)什么可疑之處。

經(jīng)過仔細分析，終于發(fā)現(xiàn)這份文檔由于是從人事管理系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)，其中包含了許多的空數(shù)據(jù)，由此才導(dǎo)致文件體積的龐大。解決的辦法很簡單，選中數(shù)據(jù)下的那一行，同時按下“Ctrl”“Shift”“↓”組合鍵，此時會全部選中剩余的各行，按下“Ctrl”和小鍵盤上的“-”號，或者右擊選擇“刪除”，執(zhí)行另存操作；選中數(shù)據(jù)右側(cè)的那一列，同時按下“Ctrl”“Shift”“→”組合鍵，此時會全部選中剩余的各列，按下“Ctrl”和小鍵盤上的“-”號，或者右擊選擇“刪除”（如圖1），執(zhí)行另存操作，關(guān)閉工作簿文件，此時可以看到剛才龐大無比的工作簿文件的體積終于降至10.5KB。

或者，也可以右擊活動工作表標簽，從快捷菜單選擇“移動或復(fù)制”，打開“移動或復(fù)制工作表”對話框，在工作簿下拉列表框選擇“新工作簿”，勾選“建立副本”復(fù)選框（如圖2），這樣可以將當(dāng)前工作簿單獨另存為一個新的工作簿文件，文件體積也可以得到大幅減小。