電子文件及電子檔案管理中存在的問題及對策

【摘 要】電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁盤、光盤、硬盤等載體，依賴計算機等設備閱讀、處理并可以在通信網絡上傳遞的文件。本文就針對電子文件的特點，電子檔案管理工作中存在的問題以及怎樣做好電子檔案管理工作進行簡單的探討。

【關鍵詞】電子文件；電子檔案；檔案管理

0 引言

隨著社會信息化程度的不斷加快，電子文件如雨后春筍，電子文件在檔案管理工作中的地位越來越重要。本文針對筆者在工作中對電子文件的認識和了解，從電子文件的特點和在工作中遇到的問題以及怎么做進行思考和簡單的探討。

1 電子文件的特點

1.1 電子文件對設備有很強的依賴性

電子文件從形成、傳輸到存儲都是通過計算機實現的。特定的電子文件是依賴特定的設備和特定的軟件而存在的。因此離開了相應的計算機或軟件，電子文件就無法識別和傳遞，那么電子文件的有效信息便成為無效信息，也就失去了它本身的價值。

1.2 電子文件的共享性

電子文件與紙質文件不同，它可以不受時間和距離的限制。人們可以通過網絡把同一份文件傳送給不用的接收者，達成資源的共享。局域網內也可以在電腦上創建共享文件夾，公司內部工作人員可以直接在自己電腦上分享共享資源，提高工作效率。

1.3 電子文件的不安全性和易改性

電子文件是在計算機內傳遞的，容易被操作者修改或者復制，修改之后沒有痕跡，很難發現這就是原件。所以電子檔案的原始性、真實性和憑證性就很難保證。

1.4 電子文件的存儲容量大，節約存儲空間

電子文件依賴的載體，無論是磁盤、光盤還是硬盤，其存儲量都高于過去的各種信息介質，像傳統的紙質檔案，需要龐大的裝具和庫房進行存放和保管，而電子文件所存儲的載體的信息容量是和紙質檔案無法比較的。用極小的空間就可以存儲大量的信息，大大節省了存儲空間。

2 電子文件管理工作中存在的問題

2.1 電子文件的技術問題

電子文件的形成和各種處理都是在計算機等設備上完成的，離開計算機等設備，電子文件既看不見也摸不著。但是由于計算機技術的不斷發展，特別是電子計算機更新換代很快，對于需要長期歸檔保存的電子文件來說，數年后，很可能會出現即使保管很好的電子文件載體也找不到讀取設備的問題。所以電子文件對設備的依賴性也就成了現在工作中急需要解決的一個技術問題。

2.2 電子文件的保存問題

影響電子文件安全的因素有很多。電子文件除了對保存的溫度和濕度、磁性材料等環境因素都有極高的要求。人為因素操作錯誤、破壞性病毒的入侵、電子文件運行的硬件設備故障、電子文件運行的軟件系統的不穩定、自然災害或社會動亂都可能導致電子文件數據內容和電子文件存儲材料的損壞或丟失。

2.3 電子文件的管理問題

很多企事業單位等沒有建立相應的電子文件管理制度，或者即使有相應的規章制度，但管理部門對電子文件管理意識淡薄，或疏于管理，加上很多工作人員因為沒有經過專業的培訓，缺乏電子文件管理知識，不愿按照制度的規定辦理，這就造成很多電子文件隨機存放、雜亂無章。還有就是檔案工作人員由于離職原因，疏于交接或交接不全，導致很多電子文件無法找到。

3 加強電子檔案管理的策略

3.1 保障電子文件長期的可讀性

電子文件只有識讀出來，才可以發揮它應有的價值。為保障它的可讀性，可以設計功能齊全并且安全可靠的文件信息管理系統，盡可能的把電子文件生命周期的各個階段的管理要求都融入到電子文件生成系統之中；對電子文件的存儲格式進行嚴格管理，盡量采用已經標準化或通用化的格式；實時加強電子文件的技術鑒定，根據軟硬件升級換代的情況在適當的時候對電子文件進行及時的遷移操作等；還可以利用電子文件的仿真技術，使原來的數據、設備及系統能夠運行在現行的軟、硬件系統上。

3.2 解決好電子文件檔案的保管和長期保存問題

電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。傳統紙質檔案保管的重點一般是溫濕度控制、防霉、防蛀、修裱加固、字跡恢復等方面，而電子文件的保護重點是電子文件的可讀性。這就需要控制好電子文件保存的溫濕度，還要采取嚴密的防灰塵措施。為了防止其它外來風險對電子文件造成的損失，電子文件備份是不可缺少的。要將電子文件記錄信息、電子文件的元數據和電子文件管理系統以磁盤、光盤、硬盤或網絡的方式分別備份。除此之外還要定期對電子文件檔案的載體材料和讀取方式進行更新，確保電子文件可以有效利用。

3.3 提高電子文件歸檔管理水平

加強歸檔電子文件的管理是關系到國家、單位及個人的利益。首先，各級主管部門必須高度重視、大力支持，只有領導重視，檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量才會得到提高。其次，檔案人員自身的綜合素質也需要不斷提高。因為電子檔案的管理，涉及到電子計算機軟硬件及網絡技術、信息技術和檔案管理的基礎知識，所以絕不是只懂得電子計算機技術或只懂得紙質等載體檔案管理知識的人所能勝任的。因此檔案人員必須從制度入手，嚴把電子文件歸檔和電子檔案管理的各個環節，確保重要電子文件從產生之初到作為檔案保存的整個過程真實、完整與安全。最后，檔案人員還要大膽創新，拓展領域，實現信息服務的多樣化、社會化。

4 小結

總之，隨著我國信息技術的快速發展，計算機技術被運用到人類社會的各個方面，產生的電子文件也是越來越多。電子文件的傳輸速度很快，且操作方便，大大提高了檔案人員的工作效率；電子存儲設備容量大，也節約了庫存的存儲空間，降低了保管成本；電子文件檢索快捷，提高了檔案的利用率。但由于現實工作中受到知識和技術方面的限制，勢必會給電子文件的管理和利用帶來新的困難和問題，這就需要檔案工作者與時俱進，不斷創新，努力使電子文件管理和檔案管理工作更加科學化、高效化。

[責任編輯：丁艷]