淺析檔案數據庫建設

摘 要：檔案數據庫是檔案管理的根本，滿足數據庫設計以及發展需求，將檔案實體數據以及管理數據運用一定的管理模式形成數據庫，能夠為以后檔案的使用提供便利。檔案數據庫是檔案數據系統建設的重要組成部分，同時，也是檔案數據信息化發展的重要組成部分。

關鍵詞：檔案數據庫；檔案分類；全宗原則；電子文件

引言

長久以來，數據庫建設為人類社會的發展提供了很大的便利，同時，其也是經濟社會發展的重要體現。數據庫是信息構成以及管理方式的重要表現形式，能夠對數據進行很好的管理，同時，在數據完整性方面具有良好的優勢。對檔案數據庫建設進行重視，能夠為經濟社會以后的發展提供依據，同時也能更好的完善檔案信息化建設。

1 檔案分類理論對檔案數據庫的建設起著導向作用

從管理學方面來看，管理行為的目標性非常重要，因此，在檔案管理中，對檔案管理的目標問題也要進行重視。檔案管理中，對檔案本身的管理以及信息的管理都要進行重視，同時，對比較復雜的檔案進行管理時，要提高其管理的質量。很多的檔案在數量上非常多，同時，在種類上也非常多，因此，在檔案管理方面要對很多的細節問題進行重視。檔案管理中，對種類的劃分問題要進行重視。對檔案的種類進行劃分是為了實現檔案管理的條理性，在很多情況下，檔案的類型和級別都會存在問題，在這種情況下，按照其種類進行管理，能夠在使用時實現更高的效率。對檔案分類理論進行重視，能夠對檔案數據庫的建設起到很好的導向性。

將檔案種類劃分當做對檔案數據庫創建的根本原理，其對檔案資料庫的創建方向存在直接作用。在檔案種類劃分中邏輯以及歷史主義的劃分方式獲得廣泛認同。邏輯主義的劃分方式將檔案的普遍特性作為劃分規范以及根據，是按照嚴格的樣式邏輯開展區分的分類觀念，例如根據保管年限、保密等級開展區分。歷史主義的劃分思維是根據事物的現存狀況和邊界對事物開展劃分，著重按照事物的現實狀況開展劃分，盡量靠近事物最真實的樣貌，是客觀主義的劃分思維。歷史主義技術在檔案管理范疇的詳細表現是全宗準則，在種類劃分時先根據檔案歸屬的全宗開展劃分。邏輯主義劃分思維能夠協助某一詳細特點開展區分，方便對檔案開展多方位的靈活位置確定；歷史主義主要著重于檔案根源歸類這個基本特點，健全了檔案的實質，同時也是數據庫和別的資料庫區分的重要因素。在檔案管理的過程中，這兩類劃分思維相互輔助，但是，卻不能夠互相替代。

2 全宗原則及其理論發展對檔案數據庫建設發揮指導作用

檔案管理的根本原理是要對檔案的保護意義以及檔案的實質性進行重視，使用歷史主義的形式，按照全宗規則，在創建檔案數據庫時具有指導作用。

第一，全宗準則是檔案資料劃分的根本方式，是人類通過原理解析以及實際證據探索后獲得的珍貴經驗。按照全宗規則創建檔案數據庫，數據庫所體現的是現實存在的歷史記載，確保了檔案數據的可靠性，在按照邏輯思維進行種類劃分時無法實現這一目的。

第二，使用全宗準則指導創建檔案數據庫，可以更大程度的保護檔案的記載。由于全宗規則是獨立的形式，在進行檔案數據庫建設時不會出現分散合集混雜的情況，因此，能夠對檔案的實質性以及記載性進行保護。在檔案數據管理中，要在管理方面進行創新，其和圖書以及材料的管理存在著很大的不同。檔案數據庫是檔案信息管理的重要工具，因此，在建設過程中要對管理的宗旨進行提高。優秀的數據庫設計能夠把全宗準則的很多思維在檔案數據庫建設中進行體現，包含全宗內部管理條理等。例如文書卷宗處理中需要注意的是維持文件間的歷史前后關系、科學技術管理中的成套性準則等思維都能夠在數據庫的設計中表現出來。

第三，按照全宗思想開展檔案數據庫的建設，能夠協助數據庫的建設以及保護工作。根據這種思想開展數據庫建設，在很大程度上，可以確保數據庫的創建人、管理工作者、擁有人、保護工作者的一致性，數據庫建設每個部分的效益具有相同性，能夠提高檔案數據庫建設的影響程度。

3 電子文件管理理論為檔案數據庫的未來發展提供營養

電子文件管理是現在檔案信息化歷程中必經階段。電子文件是信息化環境中工作程序以及工作結果的實際記載，所以確保電子文件的真實性、完整性、使用性十分關鍵。電子文件形成過程中，其從生成到最后的管理經過了一個漫長的過程，因此，對電子文件的發展過程進行管理要在設計階段就對其進行重視，檔案數據庫建設過程中，電子文件的用途需要掂量文件管理提供依據。

和以往檔案事后管理不一樣，現在文件檔案管理對管理過程中的目的、需求、準則都進行了分析，對數據的性能進行了歸納和總結。對數據庫建設中的設計完整性進行要求，在數據管理中，要做到在前期對相關的數據信息進行收集，同時，保證電子文件的安全性、真實性以及使用性。檔案數據庫建設形式發生了很大的變化，在檔案數據收集、數據可靠性都有了新的要求，要根據原始數據進行檔案數據庫的建設，在建設結束以后對相關的數據要進行動態跟蹤，做到數據能夠得到充分的利用，形成一個完整的數據鏈，為以后的使用提供便利。

美國當代著名的電子文件管理專家戴維·比爾曼指出\"必須根據文件保管系統的功能需求、文件種類以及業務活動的證據性需求，提前界定著錄信息。在電子文件環境中，對元數據予以明確規定，有助于設計和實施在文件生成之際自動截獲元數據的系統，確保文件在轉載、傳輸過程中相伴產生的元數據的完整。\"緊接著的問題在于如何確定用于描述的元素，元數據理論為此提供了解決方案。元數據就是數據的數據，用于描述數據的內容（what）、覆蓋范圍（where， when）、質量、管理方式、數據的所有者（who）、數據的提供方式（how）等信息，是數據與數據用戶之間的橋梁。元數據通過描述信息資源的屬性，用于識別、評價、追蹤資源，從而實現對信息資源一體化的組織和有效管理。根據對電子資源管理的需要，元數據可以分為描述型、管理型、技術型和使用型、保存型。

電子文件是由很多不同種類數據構成，針對不同數據形式，其管理和存放方法都存在著很大的差別，在對元數據進行管理和存放時，要對其性能進行重視，同時，在數據庫建設中，要能夠使用可擴展語言對其進行體現，這樣能夠保證檔案數據庫得到充分的利用。

參考文獻

[1]張輯哲.維系之道——檔案與檔案管理[M].北京：中國檔案出版社，1995 .

[2]戴維·比爾曼.電子證據——當代機構文件管理戰略[M].王健，等譯.北京：中國人民大學出版社，1999 .