對如何提高辦公室人員業務能力的幾點思考

張秀英

摘 要：本文就針對辦公室人員在管理中的一些技巧和方法進行探討。

關鍵詞：辦公室；業務能力

辦公室作為單位的綜合管理部門，工作業務綜合性很強，具有三大特點：一是接觸面廣。既要承上，又要啟下，還有橫向聯系。二是工作范圍廣，既要參與政務，又要管理事務。三是服務面寬。上下左右、大大小小的事都會匯集到辦公室來，工作內容極其繁雜。由此可以看出，面對如此寬廣的業務工作，辦公室工作人員必須有較強的辦事能力、較高的工作效率和良好的工作作風

一、靈活辦公室管理中的人事方法。

成功的辦公室管理者要博得下屬的尊敬和忠心以確保部門的最高工作效率，必須具有一定的個人品質。那就是把下屬作為朋友對待、使自己成為單位一員而又絲毫無損于管理職位的尊嚴。管理者對人不能過于親近，因為過于親近往往導致過于寬厚，而過于寬厚又會導致失去尊重和信任。當然冷淡和采取過分嚴格的紀律同樣也是不成功的。因為這樣管理者要求服從以犧牲合作為代價。一種能使管理員成為一個領導人而不是一個工頭的態度應是介于這兩個極端之間，這種態度能贏得最大的合作。辦公室管理者在處理有時會破壞其部門工作高效運行的日常問題時，必須做到公正、坦率。必須要有思想準備，樂于了解問題的雙方，并公平合理地解決問題。

二、制定辦公室工作行之有效的運行計劃。

辦公管理不當，沒有計劃的人經常被日常的文書工作搞得暈頭轉向。如果努力使辦公室有一個良好的秩序，就要建立起一套切實可行的制度并堅持下去。辦公室工作中的通病就是事必躬親。適當的委派，把某項任務還同完成任務的權力交給別人，讓別人和你一起為實現某一目標而共同努力，既可以節省時間，又可以使下屬得到充分得鍛煉。作為管理人員，一定要讓別人來分擔你的工作。想成為一個有效的時間管理者，就一定精通委派的藝術。

三、合理有效地安排辦公室時間。

用盡可能少的時間辦盡可能多的事。具體方法是對遇到的事情提出三個問題：一是能不能取消它？首先找出有哪些事根本不必做，有哪做事做了也全然是浪費時間，沒有效果。如果有些事不能，也不會有任何影響，那么，這件事便該立刻停止。二是能不能與別的事合并？把能夠合并起來的事盡理合并起來辦。三是能不能代替它？用費時少的辦法代替費時多的辦法而同樣能達到目的，自然是最佳方案了。

四、實現辦公室工作量化管理。

辦公室工作的量化管理需應用定性與定量相結合的原理和方法。衡量腦力勞動和體力勞動勞動兩者的比重，定性、定量相結合的分析方法可以避免機構臃腫、“人浮于事”、浪費時間的現象。定性，就是對人與事的特性進行鑒別和確定。定性分析帶有較強的主觀性。定量是通過一種數字符號顯示人的功能特性或人的效率特性。同時，辦公室工作量化管理也需進行測量與評定工作效率。對于辦公室工作時間及業績和貢獻的都需要全面確定行為價值。再其次，就是掌握好動靜結合的原則。具體可通過制定工作標準，制訂工作定額的要求，辦公室工作分類。

五、做到辦公室管理權責相稱，適當授權。

授權就是把工作委托給勝任工作職責的那些人。必須授予足夠的權力才能保證工作的完成，工作要出成果就必須互相了解。從上到下，權責關系必須清楚，這樣才能貫徹全部職能，有交進行管理，盡可能減少任務的重復和交錯現象。有些從來就不去學習授權，卻堅持要自己去處理瑣碎的工作。有些是把許多職責交給下級，卻很少給予或根本不給權力。然而，辦公室要想管理好，就非適當的授權不可，至少給予足夠的權力，使工作完成，得以讓骨干工作人員發揮主動性，并保證工作能夠正常的進行。當然，這得看被授權力和職責的人必須愿意承擔義務，必須勝任所負責的工作的情況下。但不幸的是，許多管理者不會授權，因為他們不能充分理解自己的作用，或者說他們不相信下屬的工作才能，以為工作非他們自己是不能做好的。也還有一些管理員，對工作只喜歡自己動手做，而不愿讓別人碰一下。管理員也有由于心理上的動機而不肯授權于人的，他們怕競爭，怕失去信譽和賞識，怕自己的短處會暴露出來。這種懼怕心理往往會導致工作不好、生產率低下，并使部門中工作人員的士氣嚴重低落。

六、確保有效的辦公室人際溝通。

溝通是一種高度個人的、感情的過程。單位的辦公室，如同在其中工作的個人一樣，都有自己的個性。在改進溝通上，一個辦公室內行之有效的辦法會產生事半功倍的效果。溝通者不但應關心選擇合適的溝通手段，而且，要關心接受信息者的情感反應、態度和感覺。但是，除非發出信息者已得到某種確認信息已被收到和內容已被準確理解，就不能肯定溝通已經完。

人際溝通有助于激勵工作人員以盡可能有效的方式完成他的工作。建立辦公室管理者與下屬之間的有效溝通是單位面臨的人際關系中最重要與亟需解決的問題之一。溝通不是一種由管理者到下屬到管理者的單向通道。溝通要能有效，必須是雙向的---上下于管理者與下屬之間，而且在管理者的之間和下屬之間還有“便道”。雙向溝通是許多單位成功的一個重要因素。在有效的雙向溝通中起助手作用的是辦公室管理者，他起著“連接拴”的作用，是上、下溝通的主要渠道。作為“連接拴”，管理員在一個群體他的下屬中是上級，而在另一個群體管理員要對其中層管理者負責，他是下屬。作為一個“夾在中間”的人，辦公室管理者必須小心地選擇用于雙向溝通的合適媒介，這種媒介能清楚地向接收者傳輸信息，而后者通過反饋將表明他們對信息內容有明確的理解并將采取預定的行動。endprint