《項目管理》在實際項目中的應用

徐瑞君 李麗

摘 要：在項目管理中我們按照項目管理的方法和管理手段貫穿于項目實施的全過程，讓我們深刻認識到項目計劃的總體戰略計劃和計劃的細化程度，是項目能否保質保量成功完成的基礎，而項目管理的主要內容是進度、費用和質量的相互協調、相互制約、相互適應，同時項目管理的風險意識、項目管理的策略、項目內容的變更與控制、項目管理的組織與領導又是項目成敗的關鍵。

關鍵詞：項目管理；項目應用；研究

1 從事項目管理遇到的問題

在從事項目管理的過程中，總是無法滿足多方面的需求，客戶滿意度提高了，公司的成本卻大大的增加，安排好的項目進度卻因為客戶無限制的變更超期，項目組成員加班加點工作熱情無法提高，項目質量得不到有效的保障等等，有時會造成項目的失敗。下面就項目管理中存在的主要問題分別加以闡述。

1.1 項目目標太大超過了自身能力卻又要及時完成，是造成項目失敗的一個重要原因。

1.2 項目方法論的缺乏，方法論也和項目大小有關。

1.3 很多項目的失敗，往往是由于收集了一系列模糊不清的需求信息，這些信息可能僅僅是手頭繪制或口頭傳送的。

1.4 離開了公司中高層管理者的支持，幾乎沒有任何一個項目能夠成功。

1.5 人的因素對項目的影響是易于理解的，但卻常常被人們所忽略。

1.6 項目變更也就是合同變更，是指對合同中的工作內容作出修改，或者追加或取消某一項工作。

2 項目管理的計劃

將項目的預期目標進行籌劃安排，對項目的全過程、全部目標和全部活動統統納入計劃的軌道，用一個動態的可分解的計劃系統來協調控制整個項目，以便提前揭露矛盾，使項目在合理的工期內以較低的造價高質量地協調有序地達到預期目標，因此將項目的計劃作為龍頭，具有頭等重要的作用，同時計劃也是管理。

2.1 通過收集整理和分析所掌握的各種信息資料，為項目的決策人提供項目需不需要進行、有沒有可能進行、如何進行、以及可能達到的目標等一系列決策依據，因此計劃過程實際上也是一個決策過程。

項目的計劃可按需要編制代表客戶意愿的切實可行的總指導性控制計劃，并在此基礎上分解出如下若干分計劃，由相應的職能部門分頭去執行。

（1）項目前期工作計劃；（2）臨時設施計劃；（3）設計工作安排計劃；（4）項目內部招標計劃；（5）施工作業計劃；（6）設備及主要材料采購供應計劃；（7）資金使用計劃；（8）竣工驗收安排計劃。

2.2 項目的各項工作的開展都是以計劃為依據，使項目實施各階段、各環節都做到有法可依、有據可查、有章可循，以此來協調項目的各項活動，因此項目計劃是項目實施的指導性文件。

2.3 計劃使人力、物力和資金等各種資源都能得到合理的充分有效的運用，并在實施過程中可以及時地對各階段各環節的活動進行協調，以達到質量優良、時間和費用合理的理想目標，因此項目計劃是實現項目目標的一種必要的手段。

不難想像，沒有計劃的管理，想在預期內實現預定的目標將是一句空話。

3 項目管理的工作內容

3.1 項目定義

清晰的項目描述決定了項目控制能力，因為接下來所有工作都在描述范疇之內。不管如何進行描述，要對項目進行書面定義，讓項目各方和項目組隨時參考。

項目定義的形式和名稱各式各樣，包括：項目章程、提案、項目數據表、工作報告書、項目細則。這些名稱的共同點在于，項目主管方和其他相關各方面從上而下地傳達了他們對項目的期待。清晰的項目定義還包括以下方面：項目目標陳述；項目回報；使用中的信息或客戶需求；對項目范圍進行定義，列出所有預期的項目成果；成本和時間預算目標；重大困難和假設；描述該項目對其他項目的依賴；高風險、所需的新技術、項目中的重大問題；努力將盡可能多的具體信息，囊括在項目描述中，并使其在項目主管方和相關方面獲得認可，進而生效。

3.2 合同與采購管理

外包關系的建立并不是說建立就可以建立的，這需要前期花必要的時間和精力來做好鋪墊工作，需要使所有細節工作都能到位，所有合同都要及時進行簽訂，對于需要外包的項目交付成果，則需要以此進行細化，從而確保項目控制能夠以此為著手點進行實施。同時還要將細化的內容、評估、接收標準、相關要求及時間規劃進行詳細的記錄，然后與供應商對這些問題進行討論分析，從而使項目各方的關系做到明晰化。

3.3 項目規劃、執行、跟蹤

要想全面的實現對項目的控制，則需要項目領導通過制定項目規劃、跟蹤及執行流程來爭取各方面的支持，并以此為項目控制的基礎，從而在項目內部進行全面的落實和推廣。

作為項目領導，在項目規劃和跟蹤活動中，需要對成員進行鼓勵，在得到項目組成部支持下，從而提高項目組成員參與的積極性，這樣通過大家的共同參與和努力，可以更好實現對項目的控制。這樣項目組成員的工作成果能夠得到肯定，所以會有效的提高其參于的積極性，將項目當作自己的項目去做，這樣就很容易實現項目控制，而且項目管理成功的幾率也有所增加。

3.4 變化管理

技術性項目中問題最集中的方面就是缺少對具體變化的管理控制。要解決這個問題，需要在項目的各方面啟用有效的變化管理流程。

解決方法可以很簡單，例如被項目團隊、項目主辦方、相關方認可的流程圖。這提醒了項目人員，變化在被接受之前會進行細致地考察，并且提高了變化提案的門檻。

審查變化提案的時候，要注意該提案是否對變化有清晰到位的描述。如果變化提案的動因描述得不清不楚，該提案就要打回去，并且要求對變化所帶來的益處進行定量評估。對于那些僅局限于技術解決方案的變化提案，要多打幾個問號，因為提案人也許不能全面地判斷問題。如果變化提案過多地關注問題的解決，而不注重實際問題，打回去并要求關注具體的業務形勢。

最后，如果不接受某變化提案，一定要做到有理有據。而且，對項目時間、成本、精力等其他相關因素所受的影響，進行合理的估計。

3.5 風險管理

項目實施過程中，風險管理是必不可少的，所以需要制定規范、全面的風險管理流程，制定出風險管理規劃，從而在執行過程中能夠及時發現風險隱患，對其進行有效的解決，避免風險的發生。風險管理需要與項目規劃同時進行，所以在進行項目工作分解時，需要在分配項目任務的同時進行評估工作的開展，及時進行風險的尋找。項目實施過程中，需要對項目工作過程中可能會遇到的困難進行了解，從而在進行規劃時，將最壞的情況設想到，對其可能發生的潛在風險進行充分的了解，以便于在實施過程中能夠做到靈活應對各類風險的發生。

3.6 質量管理

質量管理提供了另一套搭建項目結構的流程，保證項目領導提出的工作要求一個不落地執行到位。項目質量的標準分兩類：行業內實行的全球質量標準，公司或項目獨有的質量標準。

如果公司實行或接受了質量標準，要注意該標準對你和你的團隊有何要求。具體而言，這些標準會包括ISO 9000標準或六西格瑪。進而確定質檢清單、質控流程及相關要求，并將其與項目規劃進行整合。項目必須遵守的書面步驟、報告、評估，對團隊成員是強有力的推動，讓大家步調一致。標準比臨時要求更有效。

質量管理流程在制定過程中需要充分的考慮到客戶的要求，對于客戶的要求進行調查、分析，或是約客戶進行訪談，從而對項目要求做到更好。

3.7 問題管理

問題管理是為了更好的應對項目實施過程中出現的問題，所以需要在項目的各個階段及各個環節制定項目問題管理流程，這樣就能夠及時發現存在的問題，并進行跟蹤解決。同時還需要對跟蹤流程中發現的問題進行詳細記錄，從而確保問題的更好解決。

處理待解決問題的流程很簡單，包括列出新問題的流程、定期復查待解決的問題、處理老問題的方法。對于沒有太多組織管理權的項目領導而言，問題跟蹤流程的力量在于讓其把握了問題狀態和進度的實時信息。一旦問題責任人承諾了問題解決的時限，我們可以任意公布問題解決過程中的變數。不管問題責任人是本項目成員，還是其他項目或部門的成員，誰都不樂意隨時將自己的大名置于人們質疑的目光中。問題清單的公開使得掌握該清單的人獲得一定的影響力和控制力。

3.8 決策

項目管理時時有決策，快速得當的決策對于項目控制至關重要。即使項目領導掌握了控制權，完善的集體決策流程仍然裨益頗多，因為共同決策能獲得更多內部支持，效果自然會更好。

項目工作中的決策絕非易事，項目組內紛繁復雜的觀點讓決策更加困難。項目各方認同的問題解決流程可以簡化決策的過程，照顧各方要求。

盡早和項目組一起設立決策流程，或采用現有流程，或對現有流程做適當的修改。好的決策流程能為你的項目控制提供強有力的支持。該流程應該包括以下步驟：（1）清楚地陳述必須解決的問題；（2）吸納所有需要參與決策或將會受該決策影響的成員參與決策過程，這樣可以爭取團隊支持；（3）與項目組一道重審項目陳述，必要時進行修正，讓每位成員獲得一致認識；（4）針對決策標準（如：成本、時間、有效性、完整性、可行性），開展頭腦風暴或討論。選擇那些與計劃目標關聯的、可執行、可供項目各方參考供決策之用的標準；（5）與項目組一道確定各標準的權重；設定決策的時限，規定用于調查、分析、討論、最終決策的時間；開展頭腦風暴，在規定時間內盡可能多地產生決策想法。多方發展整個項目組都能接受的想法；（6）通過集體投票的方法進行篩選，至多確定六個考慮項進行具體分析。分析其與決策標準的契合度；（7）理性對待討論中出現的異議。有必要的話，可增加決策標準；（8）根據評估和權重標準，將這些選項進行排序；（9）考慮采用首位選項的結果。如果沒有異議，則結束討論并開始實施決策；（10）將決策寫入文件，并與團隊成員及項目相關方面溝通決策結果。

3.9 信息管理

項目信息是非常關鍵的資源，如何管理值得仔細思考。有的項目使用網站和網絡服務器，或信息管理系統，進行項目重要信息的存儲。有的項目則使用群件來維護項目文件，并提供電子郵件等服務。

不管用何種方式存儲項目數據，要保證所有項目成員能隨時獲得所需信息。將最新的項目文件存儲在方便查找的位置，進行清楚地標記，及時刪除過時信息。

4 項目管理的持續改進

越來越多的組織開始認識了項目管理。項目管理實施中的持續改進是其中至關重要的一環。當企業在項目管理上走向成熟，并達到了一定程度的成功時，就獲得了可持續性競爭優勢。

5 結束語

文章就項目管理的方法，提出一些思路，解決了長期以來困饒項目管理方面的諸多問題和具體操作方法，為項目管理的科學化、規范化和流程化打開了一扇希望之門，充分感受到項目管理存在的問題不是沒有辦法解決，而是看公司內部治理結構的優化程度和項目經理對項目戰略的計劃的充分考慮，來避免問題的出現和規范化的解決問題，只要我們根據具體項目的實際情況，合理的計劃和細化項目，把影響項目實施過程中的有關原則性、關鍵性等問題提前預想清楚，制定解決辦法或解決流程，就一定會實現和諧項目管理的雙贏和多贏。

參考文獻

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