淺談設備檔案的規范化管理

周仕博　孫小婷　張旭利

摘 要：隨著經濟的發展，企業也不斷壯大，所擁有的設備不僅數量與日俱增，質量上高科技、現代化程度也越來越高。而與此相對應的是我國設備檔案的管理情況存在一些問題，管理跟不上設備更新的步伐，管理手段落后等。因此要加強設備檔案的管理，提高設備檔案管理水平。

關鍵詞：設備檔案；規范化；科學化

1 設備檔案的重要性

設備是企業生產活動的主體，作為一項重要的物質基礎，任何企業現代化生產都離不開設備的運行。設備檔案是對企業設備使用全過程進行監督管理，包括設備的購置、調試安裝、使用、故障處理、報廢等。通過對設備情況做詳細的記錄可以了解設備運行狀態，對于提高企業的生產監督管理水平、提高設備的使用效率十分重要。

1、保障設備購置的合理性。設備購置關系到企業的成本控制和生產經營，企業如果不重視購入設備時的詳細檔案 ，就可能造成付出較高的成本購入已經過時的或質量較低的產品，也極可能造成企業采購人員的貪污腐化。如果加強設備購入時的原始檔案記錄管理，則對于設備的性能、質量、價格等有一個全面的了解，最大程度上避免了買賣雙方的不公平交易和權利的腐敗，也對企業以后的資產管理提供了保障。

2、有利于設備的安裝、維護。設備檔案中關于設備安裝使用說明、圖紙介紹等方面的資料可以保障設備的順利安裝和規范使用，如果缺少相應的檔案資料，對于設備的安裝就很可能耗費大量的人力物力，企業的正常生產經營也會因為設備使用的不合理受到影響。而設備檔案中關于運行情況、維修記錄方面可以更明確地幫助企業了解設備維護保養情況，及早消除故障隱患。

3、對設備的更新、轉讓、報廢提供依據。隨著企業生產活動進入到一個更高的水平，當前的設備已不能滿足生產的需要，企業就應該對當前的設備做一個處置，選擇更新、轉讓或對老化的設備進行報廢，而這種處置的依據就在于企業的設備檔案。通過對設備檔案進行分析，可以了解如何對設備進行更新改造以及轉讓和報廢成本收益。

4、促進企業管理和經營。企業通過對設備檔案管理不斷積累管理經驗，可以提高檔案的管理水平，而檔案的規范化管理更有效的結合了技術和管理兩個方面，因此檔案管理水平的提高對于企業技術水平和管理水平的提高具有重要的意義。另一方面，通過檔案規范化的管理節省大量的物力、人力，節省了企業生產經營過程的成本，有助于企業利潤最大化的實現，從而最大的實現企業的效益。

2 設備檔案管理存在的主要問題

1、不重視設備檔案管理，管理不規范。設備檔案管理本應該是企業日常管理的重要內容，但在實際操作中往往被忽視，企業往往缺乏相關的規章制度，沒有一個比較完善的系統體系來規范設備檔案管理工作，同時管理不規范也造成了專門的管理部門和管理人才的缺失，企業設備檔案管理不健全會帶來一系列問題，諸如資料收集不夠全面、查詢不方便等，影響設備檔案應有的作用。

2、設備檔案管理人員素質較低。隨著市場化的進一步深化，企業為了生存以及取得更高的利潤往往會進一步壓縮單位的編制，正是由于對設備檔案管理的認識程度不夠和出于成本控制的角度，設備檔案管理部門人員缺乏專門的系統培訓，這就使得設備檔案管理只是根據管理人員的經驗進行管理，缺乏科學性和系統性。同時由于管理人員素質偏低，單位人事的變動也會對管理產生影響，交接不清、檔案丟失等現象也時有存在[1]，這就大大影響了企業的生產效率，尤其是一些重要的機器設備的檔案資料沒有及時歸檔，當進行人員更替時新的管理者無法了解該設備的具體使用情況，萬一出現問題就會嚴重拖累企業的生產。

3、設備檔案信息利用率較低。作為記錄設備狀況的最原始的資料，設備檔案不僅要注重保管工作，更要注重其運用。設備檔案管理的最初目的就是能夠通過對其合理的應用來更科學課管理設備，因而企業應當加強對其應用。但是出于各方面原因，使得企業設備檔案利用率較低，僅僅用于為核查、少量的資料查詢服務。

4、設備檔案管理現代化程度較低。對于大部分企業的設備檔案管理，仍然采用較為傳統的模式，因而存在檔案存放擁擠、檔案利用不方便等問題，影響了檔案使用的效率。有些企業雖然實行了信息化的管理模式，但這種信息化水平仍然比較低，缺乏更為專業有效的指導。例如陜西省監測站的實驗室信息管理系統，集成了儀器、人員、文件等要素，在軟件設計時考慮了儀器維護、保養、核查等一系列因素[2]，大大提高了設備檔案的管理水平，促進了設備更好地發揮起效能。這種管理方式可以為企業的設備檔案管理提供借鑒。

3 加強設備檔案的規范化管理

為了更加科學規范的進行檔案設備管理，企業單位要積極做好以下幾個方面：

1、加強設備檔案重視程度。企業長期以來都比較重視生產工作，而設備檔案相對來說利用率低，企業對這方面重視不夠。但設備檔案管理仍然是企業管理的重要組成部分，管理的好壞能接關系到能否發揮設備的高效能，能否促進企業生產和質量水平的提高從而實現企業的經濟效益。隨著經濟的不斷發展和科技水平的不斷提高，設備檔案不再停留在傳統的模式上，因此檔案管理方法也要與時俱進，管理工作者要與設備操作者緊密聯系，確保設備在設計、生產、改進等方面檔案的全面完整。

2、確保設備檔案的完整性、準確性、科學性。準確性是進一步管理設備檔案的基礎，因此設備檔案記錄所記錄各項數據的來源必須根據設備的實際情況如是建立檔案，不能憑空捏造、猜測。這就要求管理人員認真收集各項數據并且及時歸檔。同時設備檔案對于設備從購入到變賣各個過程的情況，如購置計劃、購置合同、使用說明、維修記錄等應做完整的記錄，用以為設備的管理提供完整的依據。在完整性與準確性的前提下，要進一步加強檔案的科學性管理，在建立檔案時，要對設備檔案進行合理的分類、排列，對于檔案中存在的問題要及時糾正彌補偏差，在檔案使用過程中要充分發揮設備檔案的第一實用價值。

3、提高設備檔案利用效率。設備檔案的建立目的就在于對其合理的利用，在當今信息化時代，檔案作為企業的一項重要的資源，更應該對其進行更為有效的利用來確保設備的良好運行和企業的正常生產。因此要不斷加強檔案信息資源的建設，通過數字化的管理提高資源的質量，更好地為企業的生產服務。

4 結語

企業運行過程中應當注重生產和管理并行，提高對設備檔案管理的重視程度、提高設備檔案的利用率，加大對設備檔案的重視程度，努力提高管理人員的素質并且不斷根據實際情況改善管理方法，更加規范科學的管理設備檔案，以便更好的在企業的生產和效益中發揮作用。

參考文獻

[1].魏梅霞，張鐵錚，曹滇霞.設備檔案管理存在的問題及對策. 機電兵船檔案.2007（5）

[2]趙曉峰. 加強儀器設備管理提高項目建設質量. 中國現代教育裝備， 2008， （ 4）