加強高職院校檔案管理隊伍建設的思考

摘 要：檔案進行健康、有序的管理需要一直綜合素質高的隊伍，因此，高職院校應該著力培養一支專業化的檔案管理隊伍，這是當前檔案管理工作重要任務。加強檔案管理，這是進行高校教學不可缺少重要組成部分。文章從高校培養檔案管理隊伍進行分析。

關鍵字：高職院校；檔案管理；隊伍建設

1 檔案管理隊伍存在的問題

1.1 人員結構問題

我國高職院校建設時間不長，檔案管理起步時間比較短，檔案管理發展不均衡，職稱年齡偏小，隊伍專業知識不強，而且學歷水平不高等現象。這些都是檔案管理團隊綜合素質沒有提高，管理層析不清晰以及缺乏領導管理等等因素導致。檔案管理專業人員在分配上，出現分配比例不足等問題，而且人員流動性比較大，隊伍發展穩定性無法得到保障。

1.2 高職院校管理與檔案管理缺乏相融性

檔案管理是服務于組織機構的，記錄著高職院校的工作進展。檔案管理質量高低，對院校發展有著重要影響。這兩者密不可分，這是院校今后開展檔案管理重要依據。當前高職院校信息管理工作，更多的是信息收集，但是在收集過程中沒有將檔案管理和院校管理緊密結合在一起。有的院校只是簡單的應付檔案管理而組建的隊伍，這些隊伍在開展工作時，無法進行系統化的工作。使得檔案管理具備適用性，因此無法服務院校管理。

1.3 檔案管理人員素質不高，缺乏培訓機制與激

檔案管理工作在高校教學中，這是一項非技術之工種，專職檔案管理員工在高職院校中沒有引起足夠的重視。他們充當的角色往往是一個簡單的文件管理員，有的院校還劃分為后勤管理類工作范疇。因此，檔案管理無法得到重視，員工開展工作缺乏激情。思想長期被壓抑，工作內容單調而且乏味。尤其是學院進行享受評定時，沒有資格參與。學院的優秀評選，培訓以及學習交流等等機會都少，這樣的管理方式使得檔案管理人員流動性大，使得隊伍管理穩定性差。

2 建設高職院校檔案管理隊伍

2.1 建立健全激勵機制

建立起獎勵機制，可以充分調動管理人員的工作積極性以及創造性，因此，學院應該建立起激勵政策以及體制。首先，激勵的機制，需要員工基于當前實際院校發展狀況，根據員工需求。分析員工心理狀態和心理需求，從而建立起激勵機制，讓員工參與學院的考核評價，參與稱職評定。將該稱職評定融入各個環節中，基于物質鼓勵和精神激勵相互結合方式，充分激發員工在工作中的創造性。員工開展工作時，他們更能積極和主動，在工作中獲得一份使命感。員工明確在工作中的核心地位，能夠獲得成就感。另外，改革檔案人事管理制度，使用聘用制，使得團隊管理變得職業化和專業化。學院中一些檔案管理的硬件設備，應該得到優化更新，逐漸改善檔案管理工作環境，加入一定的資金，使得檔案管理工作得以有序進行。學院應該營造出文化管理氛圍，選擇不同的方式轉變檔案管理人員的工作方式，轉變檔案管理人員思想，激發員工工作積極性。

2.2 改革創新是建設高職院校檔案管理隊伍的新思路

學院要重視檔案管理工作重要性，將檔案管理和學院日常教學工作同步進行。在對隊伍管理時，應該堅持專兼職結合方式，在檔案管理中配備一些兼職類型的人才，專職人員是檔案管理的重心。這樣的管理方式才逐漸實現學院管理統一。檔案管理具備兩面性性質，需要符合學院的規章制度，又要符合檔案管理規范。因此，在開展檔案管理工作時，應該配備專業的檔案管理人才，應該配備高素質管理人才和技術管理人才。技術管理人才主要負責檔案管理技術指導環節。另外，還需要有一支綜合素質高的檔案管理人才，他們是導師。可以組織人員，可以進行技術指導，從而開啟檔案管理工作，使得檔案管理實現信息化建設。高職院校的職能是培養專業高技能人才，檔案管理的工作重心就是記錄記載人才培養的過程，因此檔案管理隊伍的管理必須與高職院校的管理完美結合，需要復合型的檔案管理專業人才為領頭軍，配備檔案管理崗位需要的各種專兼職人才，形成一支具有綜合實力的高級檔案管理團隊。

2.3 加強培訓工作

第一，需要改變思想。改變思想需要通過培訓進行改變，調整好心態。在開展工作時，基于學校發展為宗旨進行培訓，以服務檔案管理工作理念，在開展檔案管理時，可以基于責任心，良好心態中去開展，全身心的投入檔案管理事業中。第二，加強隊伍綜合素質建設。可以通過專業的培訓，使得檔案管理人員工作能力得到保障，他們在工作中具有組織能力，具有協調能力。這些能力使得員工在工作中，可以做到得心應手。第三，加強專業知識培訓。可以從檔案管理技術，檔案管理學以及檔案管理規章制度進行培訓，使得檔案管理人員管理意識加強，在工作中可以創新的開展工作，這樣才可以打造出一支技術過硬的高素質管理隊伍。隨著社會不斷發展，檔案管理信息化管理方式更加普及。這方式的獲得，需要革新傳統的管理方式，基于柔性和剛性相互結合的基礎上，使得傳統和現代方式可以緊密結合。對高校檔案進行管理，管理效率和水平都得到提高。

3 結束語

總而言之，進行檔案管理時，應該將學院檔案管理放置在首位，做哈隊伍建設工作。檔案管理隊伍建設，這是當前學院開展工作之首要任務。從當前隊伍建設現狀中發現，在人員結構、人員思想以及管理方式上等等，都存在問題。這些問題需要在今后的管理中得到改進，這樣才可以更好的改善這一現狀，從而使得檔案管理水平得到提高，實現現代化檔案管理。高校檔案管理存在的問題比較多，這些問題阻礙檔案管理工作革新。因此，高職院校領導要多加重視，應該從現狀入手，為檔案管理掃清障礙。

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作者簡介

王海英（1977—），女，漢，內蒙古，助館，本科，研究方向：高職檔案管理。