中小型企業定制ERP的幾個問題及其解決方案

劉鷹

摘 要： 中小型企業上馬ERP系統成功率不高是阻礙ERP在我國企業中推廣的重要因素。對于特殊行業的企業，通用ERP系統可能并不合適，這就需要由專門的開發隊伍為其定制ERP系統。定制ERP系統的開發和實施中可能遇到的問題有業務流程重新規劃導致業務人員的不適應、定制化用戶接口與通用用戶接口的平衡設計、系統靈活性和預留可擴展接口之間的平衡等。結合非標準機械設備生產企業的ERP系統的實踐，討論了在中小型企業定制ERP系統開發實施中可能遇到的一些實際問題及其解決策略。

關鍵詞： ERP； 中小型企業； 定制軟件； 非標準設備生產

中圖分類號： TN911?34； TP391 文獻標識碼： A 文章編號： 1004?373X（2014）12?0096?03

Abstract：High failure ratio of running and performing ERP system within medium and small?sized enterprises is the negative impact of ERP development in Chinese market. The custom?built ERP systems developed by large?scale ERP providers are better for some special enterprises to which the general?purpose systems are not suitable. The common problems occurred in building and performing the custom?built ERP systems， including misfit brought out by re?building business processing， balance design of custom?built UI and general UI， and balance between agility character of system and allowance of expansion interface. Some problems and the solutions encountered in the developing and executing process of custom?built ERP system for medium and small?sized enterprises are discussed in combination with ERP system application of non?standard equipment production enterprises.

Keywords： ERP； medium and small?sized enterprise； custom?built software； non?standard equipment production

目前中小型企業上馬ERP（Enterprise Resources Planning，簡稱企業資源計劃）系統，多采用直接購買商品ERP軟件，如SAP（Solution Manager）和一些國產商品ERP系統。成熟的商品ERP軟件的優勢很明顯：其開發隊伍經驗豐富，產品一般經過多年的研發、升級，通過大量用戶多年應用的檢驗，性能穩定可靠。成熟的軟件產品一般會提供許多先進的管理模型，也有助于企業打破陳舊管理框架，提升管理水平[1?2]。然而商品ERP軟件也有一些問題。一般來說，軟件供應商追求軟件的通用性，這樣即可以降低軟件重復開發的成本，且在軟件培訓、升級方面都有很多好處。但因此也會造成其產品過于龐大，反而很難提供針對某個行業特點的支持。然而用戶行業各有特點，各企業管理隊伍、管理方法也是千差萬別，如果選擇通用ERP軟件，可能一方面對需要大幅度改變本企業的管理制度和流程，另一方面二次開發的工作量也很大。特別是第一點，往往會在運行ERP系統時遇到很大阻力，甚至流產。有統計說，我國中小企業實施ERP的成功率不高，這是一個重要原因[3]。另外，大型ERP系統軟件的實施費用很高，也是一些中小型企業所難以負擔的[4?5]。因此，對于一些行業具有特殊性的中小型企業，采用定制ERP系統就成為一種比較現實的解決方案[6]。本文就某非標準機械設備生產企業的定制ERP系統開發與實施中遇到的幾個問題及其解決方法進行探討。

1 系統設計時的平衡問題

ERP系統最先從西方興起，因此體現了西方管理思想，即重視科學管理思想，重視規則建設，提倡事先規劃、事中控制的管理流程。而目標企業往往在其建成后的數年乃致數十年里已經形成了自己的一套管理規則、管理方法和經驗。以往在推廣ERP系統時，過多地強調了企業管理思想和管理流程的改造，使之向ERP系統預裝的西式管理規則和管理流程靠攏。

然而，一個企業的既有的管理思想和管理流程牽涉面非常廣泛，驟然改變阻力很大。即使以行政方式強行推廣隨新的ERP系統而來的新的管理思想和流程，也會嚴重降低企業的行政管理效率。更何況，通用的ERP管理思想并非放之四海而皆準，在遇到行業和企業的特殊情況時會使具體部門無所適從。如果因此產生的矛盾在較長的時期內不能很好地解決，勢必使有關的部門人員繞過新的ERP系統，重新回到原有的處理流程去。時間一長，整個新的ERP系統就會被擱置一邊，其實施歸于流產。這種情況，在盲目上馬大型商品ERP軟件的中小型企業中屢見不鮮[7]。

因此，設計人員在設計定制ERP系統時，要充分了解企業現有的管理理念、管理規則和管理流程，將之與ERP的新的管理思想進行比較，在規范管理體系時充分考慮歷史的影響。對管理體制的設計方案要和企業的各級領導和重要應用部門進行充分的協商之后再定下來，切忌那種“搞定”領導就完事大吉的偷懶思想。事實上，以后ERP系統實施成敗的關鍵還是整個管理隊伍對新系統的認可和認同。當然，一味遷就原有的管理思想和流程也不可取，畢竟上馬ERP系統的一個重要目標是改進企業的管理效益，過分遷就原有的管理流程會使新開發的系統淪為現有進?銷?存、財務部門的業務電算化，失去上馬ERP系統的對改進企業管理效益、提高企業競爭力的初衷。為了兼顧這兩方面的要求，在ERP系統設計的初始階段就要展開對企業管理人員的ERP概念方面的培訓，向他們展示ERP實施后的效果。對現有管理流程所作的調整措施一定要與相應的管理人員進行充分的溝通，以減少將來在實施新ERP系統時的阻力。

2 平衡定制化用戶接口和通用用戶接口的設計

在進行定制ERP軟件設計階段，用戶接口部分十分重要。企業管理人員往往缺乏ERP功能方面的知識，而更為普遍的問題是不愿意改變業務流程以適應“在ERP設計的時候就已經嵌入到系統里面去的企業的最佳實踐”，導致企業管理人員誤入定制化報表和用戶接口的歧途。一般來說，管理人員對他們正在使用的各類報表數據格式總是比較留戀的，而新的報表和用戶界面會給他們帶來額外的培訓負擔。然而，過分定制化的報表和用戶界面會使得將來的系統更新代價非常高昂，而且很費時間。對于大多數業務用戶來說，這是說著容易做著難的事。

如果企業是第一次實施ERP系統，這個問題還比較容易解決，管理人員對從手工報表到計算機報表的形式改變的心理接受程度還是比較高的，抵觸心理不大。但當前絕大多數企業在實施ERP系統之前都已經配備有各種計算機管理軟件，如進?銷?存系統、財務會計軟件和人事管理軟件等。企業管理人員早已經習慣了這些系統的現有報表和用戶接口，要說服他們放棄已經習慣的現有的高度定制化的報表和用戶界面再適應新的ERP系統，阻力會很大。這時用戶通常都會提出要求系統提供與舊系統一樣或者基本相似的報表和用戶界面。然而，過分遷就用戶原有系統的界面和報表，會使新的ERP背離新的管理思想，也會給以后的系統升級帶來困難。實施ERP系統的一個主要目的是提高企業競爭能力，這就需要在管理層面上，包括報表和用戶界面的規范化。因此，要在充分溝通的基礎上說服用戶利用標準的ERP功能和界面，遠離定制化的系統。當然，對體現企業行業特點和管理特色的一些關鍵報表，應在仔細審核的基礎上予以保留。

3 預留可擴展接口以提高系統靈活性

一個成功的ERP軟件系統應該具有一定的可擴展性，因為客戶的需要是隨著時間的流逝、企業的發展而變化的。例如在開發ERP時設計定制好的報表可能隨著時間的變化要增加項目或者變動格式，甚至可能需要一個全新的報表，又或者已有的計算公式要進行修訂。在設計定制ERP系統時要充分考慮到這種情況，為系統留出足夠的可擴展接口，如通用的報表格式編輯軟件，甚至數據庫格式編輯軟件、計算公式的設定接口等。有擴展性的ERP軟件允許客戶根據自己的需要來擴充單據、報表，且能即時建立與原來數據的關系。實際上，在系統中提供一定的可擴展性對開發方是非常有利的，可以減少開發周期結束后的系統修補和更新升級工作，更可以避免與客戶在系統實施后期的糾紛。畢竟對客戶來說，上馬ERP系統的目的是要用它為企業的管理服務，而不是讓ERP系統限制企業的發展。在這種情況下，系統的靈活性和可擴展性就顯得更為重要，因為未來客戶的發展和對系統的要求是無法預測的。例如，一個沒有彈性的ERP系統在交付使用后，如果需要做些不大的改動，如增加新的報表、修改統計數據的格式或者改變薪資計算公式等，這時企業就必須聯系開發方，而開發方對一個已經結束的項目重新修改源碼也不是一件容易的事，可以預見各種矛盾甚至糾紛都可能的產生。因此，一個實用的、有靈活性的、可擴展的ERP軟件是實施成功的技術基礎。

4 非標準機械設備生產對ERP系統的要求

非標準機械設備生產的主要特點是產品批次小，大多數產品批次僅一、兩件。從設計方面來說，非標準機械設備的設計會產生大量的技術文檔，且各設計文檔之間存在大量引用參考和修訂關系。在設計定制ERP系統時，這些技術文檔的管理應納入其技術檔案管理模塊[8]。造價計算問題是非標準機械設備生產的另一個特點，雖然也有行業通行標準，但涉及具體產品時通用估算公式的誤差可能很大以致失去參考意義，所以不同的非標準設備生產企業都有其自己的造價估算公式[9]。在設計定制ERP系統時，將這些造價估算公式以適當的形式并入系統，對提高產品競爭力有重大意義。當然，由于相應計算的復雜性，任何這類公式在加入系統軟件時應有相應的靈活性，即允許用戶對計算公式本身或其計算過程進行修改和控制。此外，非標準機械設備制造企業特有的問題還包括產品質量控制[10]。由于非標準機械設備制造的特殊性，無法為單件產品產品準備生產線，因此其生產都是使用通用設備加工出各零部件，而總裝由人工完成。因此，與大批量生產相比，其生產流程控制、工時核算、產品檢測等環節都有所不同，這在ERP軟件設計時應予以充分考慮。

5 系統的培訓、維護和升級問題

在ERP系統的實施中，企業往往喜歡依賴外部顧問來提供新的管理觀念的方法。然而當ERP系統已經上線，開發方和技術管理顧問撤離后，由于項目文檔資料和知識轉移不夠完善、技術培訓不到位、企業方管理人員變動等各種因素都可能導致系統運行方面出現問題。企業的領導者們往往認為ERP系統的實施是一次性的投資和建設，沒能認識到系統生命周期管理的重要性。其實，隨著業務的進化，ERP系統需要持續的升級和更新。對于企業的持續發展來說，重要的是要保證ERP產品的持續更新換代，與企業的發展同步。如果可能的話，也應定期進行系統硬件、操作系統、數據庫等的更新換代。實際上，現在許多國家的這類ERP軟件都是采用維護合同的營銷方式，用戶購買ERP系統時不僅購買了全套軟件、對應的培訓，甚至還有升級維護合同，客戶交年費以得到開發廠商的即時客戶服務。在國內，對中小型企業實施ERP系統的定制ERP系統的開發來說這種經營模式比較少見，一方面相當多的企業對定期繳納系統維護費用的購買模式不適應，另一方面開發方的客服隊伍并不負責對售出的軟件進行持續性開發，僅限于對售出系統運行中出現的問題的解答，而就軟件本身功能的開發支持只到系統驗收即結束，最多規定一段時間系統磨合調試期。而且大部分這類開發都沒有規定要將系統源碼交給客戶，以致于客戶自行或另找人進行系統升級都無法進行。因此，如果有條件，開發方還是應該建立一支有效的客服隊伍、軟件升級開發隊伍和軟件維護制度，在這個基礎上與企業簽訂終身維護協議，這種合作模式是保證ERP系統實施成功的重要因素。用臨時組建的開發隊伍進行一次性開發的模式，對ERP系統這樣的復雜軟件實施而言，失敗的可能性較大。就企業方來說，軟件二次開發的綜合成本可能遠遠超過有償軟件維護升級服務的成本，選擇具有持續開發升級能力的開發商是保證ERP系統成功的重要措施。

6 結 論

任何一個ERP系統的成功，從來不是開發方單方面所能控制的。特別是針對中小型企業的定制ERP系統，其前期業務調研、業務流程重新規劃、客戶培訓、以及系統維護升級都是保證系統實施成功的重要因素。在系統設計開發中，賦予系統以適當的可擴展性和靈活性至關重要，是保證ERP系統能夠適應企業管理變化的重要措施。

參考文獻

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