高校二級學院教學檔案管理規范化研究

邵雪梅

摘要：新建本科院校二級學院教學檔案管理工作是學院教學管理工作的組成部分，是維護學院教學歷史真實面貌的一項重要工作，也是提高學院教學質量和效率的必要條件之一。隨著我國高等教育事業的不斷發展和教育教學改革的不斷深化，教學檔案工作的重要性逐漸顯現出來。本文擬結合高校二級學院教學管理工作實際，來談談教學檔案的含義和作用、教學檔案管理工作的任務及內容、教學檔案管理的規范化措施及體會等問題，這對于進一步搞好高校二級學院教學管理工作，是十分必要的。

關鍵詞：教學檔案管理 二級學院 教學文檔（資料）

1 教學檔案的定義

高校二級學院教學檔案是指學院在教學、科研、學生管理以及其它各項活動中形成的、對學校和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式和載體的原始記錄。二級學院檔案是隨著學校發展不斷積累起來的，記錄了學院發展的真實歷史過程。

2 教學檔案的重要作用

隨著本科院校內部管理體制改革的深入，院系二級管理制度也開始進一步深化，高校二級學院辦學自主權、行政管理權也相應的加大，作為教學管理工作的重要組成部分，教學檔案的收集、整理、保存和利用等管理的要求也隨之提高，任務隨之加大，原本由學校教務部門管理的一些教學文件都下移至二級學院管理，許多教學文件的制定、實施等都由學校二級學院完成，因此二級學院的教學檔案管理隨之發生了實質性變化，高校二級學院教學檔案管理面臨著許多亟需解決的現實的問題。目前本科院校二級學院是整個學校的最重要組成部分，他的檔案是學校綜合檔案室不可或缺的組成部分。教學檔案具有憑證作用、參考作用，是總結經驗、開展系統研究、進行教學評估和評獎評優等活動的重要依據。加強教學檔案管理工作，搞好教學檔案建設，能夠為教學活動提供準確、完整的教學信息，能夠有效地提高和保證教學質量。

因此，應在高校二級學院教學管理工作中加強自身的資料積累，使各學院自身的資料貯存和學校總體的信息貯存有機結合起來，構成完整的貯存網絡，形成完整的教學檔案體系。加快推進教學管理正規化，建立一個好的二級學院檔案室是非常重要的。

3 教學檔案的內容

3.1 學院管理類文檔

包括學院教學、學位和專業委員會相關文檔（資料）；學院管理制度與學院文件；院、室兩級工作計劃與總結；學院組織的各類會議記錄（紀要）；學院教學專項建設工作過程性材料；校外專家檢查指導鑒定相關材料等。

3.2 教學改革與科研類文檔

包括教師教學研究與改革、科學研究申報、立項、結題等過程性材料；教學研究與改革、科學研究取得的成果證書、文件及論文復印件材料；教學技能競賽材料；市級及以上專業學科帶頭人或拔尖人才稱號相關材料等。

3.3 教學日常運行管理類文檔

包括教師課程狀態記錄本；教師課程教案；培養計劃修訂、教學計劃調整、教師調課變動審批；教學事故處理等相關材料；學科專業建設材料；教學質量與教學秩序管理材料；教材建設材料；課程建設材料；實踐教學材料等。

3.4 學生學籍、課程考核、畢業設計類文檔

包括學生學籍、課程考核原始材料（含監考記錄、成績單、試卷分析、樣卷、評分標準、學生答卷）；畢業設計材料；學生的獎懲材料。

4 教學檔案管理的規范化的措施

4.1 領導高度重視，配備齊全的人員與庫房設備

本科教學文檔（資料）庫建設，是一項長期性的常規教學管理工作，又是一項龐雜、細致的工作。二級學院須在分管教學院長領導下，制定管理條例，成立由專門的管理人員或教師組成的資料庫建設與管理小組，指定專職檔案員負責管理，明確任務分工，落實工作任務，責任到人，定期檢查、持之以恒。

為更好的管理二級學院本科教學管理，加強本科基本教學文檔的收集、整理與建設工作還需建立專用的本科教學文檔檔案室。方便教學文檔（資料）的整理、保管與調閱。檔案室的庫房用房面積應能滿足文檔（資料）的存放要求，還必須考慮一定的發展空間。檔案室應防日光直射，并均應消除紫外線對檔案、資料的危害。不論氣候條件如何，都應設置長年的溫控裝置，溫度和相對濕度的要求：溫度范圍為不小于14℃不大于24℃，如有溫度調節設備的，溫度的日變化幅度不得超±2℃。相對濕度應不小于45%RH不大于60%RH，有濕度調節設備的，相對濕度的日變化幅度不得超過±5%。還要注意溫、濕度的測量點，它一般是指在距離地板以上1.5m和書架柜前0.4m處測量的數值。地面、墻面、頂棚面采用不起塵的材料。開向室外的門窗宜設置紗門、紗窗，外窗應具有較好的防塵功能。定期打掃室內衛生，清洗防塵網。

4.2 建立健全二級學院教學檔案工作的管理制度

二級學院的教學檔案工作作為教學管理工作的重要組成部分，需要在高校二級管理制度進一步深化，二級學院的自主權相應的增大，各方面的制度也相應的完善，但教學檔案管理的制度還相對比較滯后，許多二級學院檔案管理還存在著制度不完善的問題，還需要進一步建立健全完整的檔案工作規章制度才能與學校二級院系整體發展相適應。

具體表現為目前許多高校二級學院在檔案室或資料室建設上，在專兼職的檔案員配備上，在教學檔案管理收集、整理、保存和利用的程序上，還缺少相應的規章制度。歸檔立卷時臨時安排人員搞突擊，沒有指定專人負責文件材料的收集歸檔工作，職責不明確，教學檔案的收集及整理存在不及時、不完整及流失現象。建立健全教學檔案管理工作的各項規章制度是教學檔案管理工作走向系統化、規范化和科學化的基礎。二級學院應該在進一步加大辦學自主權的背景下，根據國家的有關檔案法規，把教學檔案管理工作納入到日常管理工作中，結合學校二級學院檔案業務管理的要求，制定和完善教學檔案管理的組織機構、人員配置、歸檔范圍、案卷整理、編訂工作等各項規章制度，使檔案工作有章可循，使檔案管理充分體現專業性、科學性和權威性。endprint

4.3 嚴把檔案內容，確立教學檔案收集保存檢查的幾個時間點

本科教學基本文檔（資料）庫的建設首先必須確定歸存內容，并建立本單位的“本科教學基本原始文檔（資料）庫”目錄。二級學院本科教學基本原始文檔（資料）庫的資料收集整理起始學期應從各學院有第一屆本科生教學任務學期起，各類文檔（資料）保存時長根據文檔的屬性而不同：對于反映與記錄專業建設與發展軌跡的文檔應長期保存；對于優秀畢業設計（論文）類文檔應長期保存；對于考試試卷類文檔和非優秀畢業設計（論文）類文檔保存到學生畢業后四年；對于學生實驗（實習）報告、課程設計（綜合訓練）論文類文檔保存到學生畢業后二年；其它文檔保留五年。

各類教學文檔的歸檔時間原則上是事件結束后，相關文檔資料應隨即歸存，以免造成丟失。各類文檔最遲歸存時間應在學期末完成（不含跨學期事件文檔）。

學校在每學年第一學期開學初將對各學院本科教學文檔（資料）庫進行全面檢查和評價，同時根據各學期教學管理運行情況，將在每學期期中教學檢查時，對某類教學文檔建設與歸檔進行重點抽查。本科教學基本原始文檔（資料）庫的建設狀況，將作為二級教學單位年度目標考核依據之一。這樣有利于做到檔案工作人時刻保持良好的工作狀態，不會導致檔案長期無人監管狀態。

5 結束語

新建本科院校二級學院教學檔案是教育教學運行和管理的歷史記載，是高校評估教學管理水平和教育質量的重要依據，是高校檔案的主體和核心，是教學管理工作的重要組成部分，是高校目前工作和未來發展的基礎。它能夠完整、準確、真實地反映教學管理的全過程，直接為教學活動服務，因此，研究高校二級學院教學檔案的管理的內容、作用、歸檔范圍等，遵守教學檔案工作的基本原則，構建高校二級學院教學檔案管理體系，逐步實現教學檔案工作的標準化、規范化和現代化，才能更好地發揮其在學校教育管理、教學活動、教學研究等各項工作中的作用。

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