運用現代信息技術有效促進高校學生檔案管理

梁萬全

摘 要：針對高校學生檔案管理的現狀，結合計算機與網絡技術發展，分析了充分利用現代信息技術有效促進高校學生檔案管理的必要性，提出了從管理手段、內容、理念、檔案應用方法及信息獲取方式等方面實現管理的現代化與網絡化。

關鍵詞：學生檔案；檔案管理；手段；內容；理念

學生檔案是指本校在學生管理活動中形成的，記錄和反映學生個人經歷、德才能績、學習和工作表現的、以學生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。[1]

1 學生檔案管理的重要性

學生檔案系統是一個教育單位必不可少的組成部分，它對于學校的管理來說至關重要。在這個科學技術的不斷提高，且講究高效率的社會，人工管理檔案的方式就顯得效率低、保密性差，另外時間一長，將產生大量的文件和數據，這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難，這已遠遠不能滿足學校和學生的需求。作為計算機應用的一部分，使用計算機對學生檔案信息進行管理，具有著手工管理所無法比擬的優點。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，這些優點能夠極大地提高學生檔案管理的效率。

對于高校學生檔案來說，一般應包括中學階段的學籍卡、中學畢業登記表、高考招生報名表、高考招生體檢表等，以及大學階段的學籍卡、成績單、體檢表、學年鑒定表、高校畢業生登記表、黨團材料、獎懲材料等。當然，還可以有其他內容，如學生心理檔案、學生活動的視頻檔案等各種形式與內容。

《高等學校檔案管理辦法》第二條指出：本辦法所稱的高等學校檔案（以下簡稱高校檔案），是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

由此可見，高校檔案管理過程中所產生的檔案不僅包括普通的文本文件，還包括大量的圖表、聲像等多媒體文件。在手工管理時代，對于此類多媒體檔案文件的保管主要是通過磁帶、照片、錄像等形式進行，此類載體存在壽命低，操作復雜等缺點，因此，許多高校都會將此類檔案信息束之高閣，長年都很少理會，造成了大量原始信息的缺損與遺失，更不用說對其進行合理、有效的利用了。

在計算機與網絡技術飛速發展的今天，存儲技術與檢索手段的多樣化，使得保存和利用各種多媒體信息變得簡單、易行，從而實現了有效保存和充分利用，最大限度的發揮了檔案信息的傳承與查閱功能。

2 管理手段變革的必要性分析

隨著社會的發展與技術的進步，傳統的手工檔案管理模式已完全不能適應，具體表現在如下幾點：

2.1 效率低

由于使用手工管理模式，使得大量的信息處于零散的狀態，系統化程度較低，同時，由于手工操作較多的依賴于管理人員的細心與經驗，因此，對于一些初期進行檔案管理的管理人員來說，容易在檔案整理、歸檔等過程中產生一定的差錯，在發現差錯的時候，如果要對這些差錯進行修正也是相當困難的，需要在大量的原始信息中進行搜索，如果原始信息缺失，則修復基本是無法完成的。這勢必造成了檔案管理的低效率與可能存在一定的錯誤率。

2.2 易損、毀或遺失

由于紙質文本天生存在的缺陷，使得其對保存環境的要求較高，如對溫度、溫度的要求，空間大小的要求等，一旦環境發生變化如自然災害或者人為疏忽，就極有可能造成檔案原始材料的損、毀或遺失，造成無法挽回的損失。

2.3 查閱與使用不便

由于傳統檔案管理是基于人工管理，或者雖然實現了計算機管理，但只是基于單機管理模式。當用戶需要對某一信息進行查詢或使用時，就不得不必須到現場，通過檔案管理人員從大量的信息中手工查閱，有時，只是一個小小的查閱要求，卻可能需要動用大量的人力、物力，還不能保證查閱成功，效率極低。

為了克服以上缺陷，在計算機網絡高度發展的當代，我們完全可以采用網絡化的管理模式，變手工管理為計算機、網絡管理，將各類檔案信息采用統一的技術標準，通過統一的技術規范，進行數字化處理，使之能夠適應計算機網絡管理的需要，同時，也便于保存與查閱，實現網絡查詢，完全不必親自到現場、不受時間和地點的限制，隨時隨地進行在授予的相應權限內進行查詢。

3 管理內容的變化

傳統管理模式下，管理的原件主要是一些文本文件，如各類表格、各種小結等，再輔以各種復印件，如各類證書的復印件等，還有就是一些磁帶、磁盤、錄像等原始資料。管理內容形式單一，并且管理內容很難全面，同時，對于其真實性的驗證存在一定的困難，如獲獎證書，由于原件必須交由學生本人保管，而復印件由于各種各樣的原因，可能存在造假的行為，這就要求管理人員必須具備相當的責任心與專業能力，能夠鑒別與剔除各種虛假信息。而到了網絡時代，所有的信息都進行數字化處理，由于數字存儲技術的發展，多媒體信息已完全能夠作為有效檔案信息同步存儲，而無需在查閱時從其他途徑進行多媒體信息的查詢。檔案信息由紙質媒體為主向多媒體方向的發展，必將有力的促進檔案信息管理內容的進一步豐富與完善，使得檔案的內容更加能夠全面的反映與展示學生在校期間的成長經歷，這一方面，許多的電子檔案都已經能夠完美的實現，使得檔案信息不光是學生成長過程的記錄，也成為學生成長的一個有效的添加劑，使得學生在與他人的交流與評價中促進自身的不斷反思，從而促進學生更加全面的發展。這一點在《條例》的第十五條中也反映出來了。

4 管理理念的變化

光有管理手段的變革，管理內容的變化，對于檔案管理而言是遠遠不夠的，檔案管理是人的管理，這就要求我們的檔案管理人員必須在管理理念上發生根本的變化。

傳統思想中，檔案信息是非常神秘的，檔案只是作為一種記錄手段，很難發揮其應有的教育功能，學生對自己檔案中的內容知之甚少甚至是一無所知的，因此，檔案對學生發展的促進作用也就發揮得極其有限。而在網絡時代，我們完全可以讓學生自已參與檔案的管理，檔案管理人員充當守門人的角色，這樣，既減輕了管理人員的工作量，也有效的發揮了學生的參與積極性，使得他們在管理自己檔案的過程中，不斷的進行反思，不斷的提高自己。檔案管理人員在充當守門人的角色時，其實也有著非常高的要求，如對檔案信息的真實性進行把關、建立檔案的索引機制，這就要求我們的檔案管理人員不光要精通檔案管理的相關專業知識，還要熟悉計算機、網絡技術等。

5 檔案應用方式的變革

前面提到，傳統的手工管理時代，檔案應用率很低，特別是大學生的檔案信息，基本都是無人問津的，這主要是由于手工管理本身的特征決定的，在手工管理時代，檔案查閱時，用戶需要直接接觸有關的原始文件，而一旦原始文件被惡意篡改，那將是災難性的，為了保證檔案文件的原始性，許多的高校對檔案信息的查閱都進行了極其嚴格的限制，使得不光學生等普通用戶無法接觸，有時課任老師甚至班主任都無法按需查詢相關學生的有關檔案信息，使得檔案的教育功能無法發揮。

應用了計算機網絡管理后，由于檔案信息中存在的只是原始信息的數字化形式，而對于計算機數據，可以通過多種途徑進行保護，從而確保了信息的完整性、原始性與真實性，同時，可以根據各類不同人群設置不同的查詢權限，使得用戶只能在自己規定的權限內查閱到相關檔案信息，從而保護了檔案信息的機密性。

6 學生檔案獲取方式的改進

運用計算機網絡進行學生檔案信息的管理，就需要對檔案信息進行數字化處理，使得學生檔案信息的獲取方式發生了一定的變化，由紙質信息向各種媒體信息發展。對于紙質信息，可以通過掃描、拍照等形式進行數字化處理，在接收檔案時，可以要求檔案提供者直接提供電子版的信息，同時，將其與原始的紙質版信息進行一一比對，確保其真實性。為了防止電子信息被惡意篡改，可以通過諸如數字水印、數字加密等方式對各種多媒體信息進行數據加密。總之，需要通過各種技術手段確保電子檔案信息的真實性。

當然，檔案管理的內涵還是內容即信息的管理，充分使用現代信息技術進行學生檔案的管理，只是為了最大限度的簡化管理和使用的復雜度，其最終目的仍然是檔案內容的管理，不能本末倒置。

[參考文獻]

[1]百度百科.學生檔案[EB/OL].[2013-12-26].http：//baike.baidu.com/link？url=rtu4ZYiidY26EsR7W5wNw8nVrxDUBQUVAkMnP1Ik9zU_oY-aPF9kn-es6XM2wk0nnV0_rTlmmcArjjygBc9Dvq.