如何提高基層檔案的管理和利用水平

楊仕賓

基層檔案工作的好壞不僅影響單位效能的發揮，也是體現服務民生、構建和諧社會的標志之一。筆者多年從事高速行業基層檔案管理工作，對如何提高基層檔案的管理和利用水平提出以下建議，僅供同行參考。

一、增強檔案的法制意識，不斷提高檔案人員素養

基層檔案工作長期以來不被單位所重視，原因之一是檔案法制觀念的淡漠。從領導層面來說，因為缺乏法制意識，導致對檔案工作認識上存在偏差，影響到檔案工作的重視程度，因此，要提高單位檔案工作水平，首先要提高檔案管理者對檔案的意識和法制觀念，認識到檔案的重要性和潛在價值，是重要的信息資源。在此基礎上要通過教育手段，提高檔案管理人員的素質，不僅要提高他們自身的業務素質和知識水平，更著眼于政治素質和實際本領的提高，加大教育培訓的力度，努力培養政治強、業務精、作風硬的檔案工作人員，提高適應崗位要求的實際本領，珍惜檔案工作崗位。要深入進行調查研究，提高新時期對檔案信息的認識和要求，不斷總結和探索，提高管理水平。

二、健全檔案信息一體化管理新模式

（一）實行信息一體化管理

由于基層單位檔案工作具有獨特性，因此建立符合自身實際情況的檔案管理模式——信息一體化的管理，就顯得更為重要。檔案、圖書資料等一體化管理是適應現代化管理的新模式。因此，單位建立檔案室，對單位檔案、圖書資料實行一體化管理，不但可以節省人力、財力、物力，而且能夠提供更多綜合信息，實行信息一體化管理是單位動態管理的需要。

（二）制定符合單位實際的管理制度

在貫徹檔案各項管理制度的基礎上，制定專職檔案人員的工作職責以及借閱、保管、保密、利用和檔案工作考核檢查制度，以嚴密的制度規范檔案制作程序，保證檔案質量，確保各種類別、各種載體的檔案集中統一管理，做到從立卷歸檔到保管統計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲等每個環節都有據可依，為規范、高效地開展檔案管理工作奠定基礎。

（三）充分利用檔案原有基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎，可以減少著錄環節，大大地提高著錄速度。

三、多渠道、多途徑收集文件材料，加強檔案利用反饋信息的管理

檔案管理的最終目的就是利用，發揮它潛在的經濟效益和社會效益。因此單位檔案工作要多渠道、多途徑地開發檔案信息資源，使檔案為單位各項工作，特別是提高管理水平和開發利用檔案信息，為領導決策服務，為高速公路工作提供服務。收集利用反饋信息，了解和研究檔案的反饋信息，可以了解檔案信息發揮作用的情況，總結經驗教訓，提高檔案利用率。

為從源頭上保證檔案室收藏資源，我室反復多次修改歸檔范圍，保管期限，使之更加合理化，同時檔案的載體也實行多樣化，除紙質外還包含了照片、錄音、錄像、實物等。

四、樹立檔案信息化管理意識

新的歸檔方法是以檔案工作的現代管理為前提的，沒有現代化的計算機設備，不具備操作計算機的能力是不能勝任工作的。對文件級檔案管理，業務人員要加以正確認識，不僅要加強新的檔案整理辦法，而且要學習和掌握計算機知識和操作技能。努力創造條件，爭取早日實現檔案的現代化管理。

要促進檔案信息化管理，除了計算機及其配套設施必須跟上外，首先必須強化信息意識和信息觀念，變靜態檔案信息為動態信息，搞好信息資源的開發和利用。其次，要加快開發和利用現有信息資源。同時，要通過現代信息處理技術對現有的各種檔案進行數字化處理和存儲，加強檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設。當然加強電子檔案歸檔管理和人才建設是不可或缺的一條。

（作者單位：河北省高速公路服務管理中心）endprint