基于知識管理環境的企業檔案工作研究

李娜

摘 要：隨著市場經濟的快速發展，信息和知識顯得尤為重要，企業檔案作為企業重要的顯性知識資源，在企業知識管理中發揮著舉足輕重的作用。本文主要對基于知識管理環境的企業檔案工作進行探討。

關鍵詞：知識管理；企業檔案；工作研究

由于生產力和科學技術的不斷進步以及近年來企業產權制度改革的不斷深入，企業檔案工作的任務、內容、范圍都發生了很大的變化。在這種情況下，企業檔案的信息也不可避免地遇到許多新困難、新難題。為適應知識管理時代新形勢的發展，必須實施檔案信息化管理，使用戶可以在網際上自由地穿梭跨越，不受地理位置和時間限制地查詢、共享檔案信息，促使企業檔案工作取得突破性進展，滿足利用者多方面的需求。

1 知識管理的概念

所謂知識管理是指，在組織中建構一個人文與技術兼備的知識系統，讓組織中的資訊與知識，透過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新等過程，達到知識不斷創新的最終目的，并回饋到知識系統內，個人與組織的知識得以永不間斷的累積，從系統的角度進行思考這將成為組織的智慧資本，有助于企業做出正確的決策，以適應市場的變遷。在信息時代里，知識已成為最主要的財富來源，而知識工作者就是最有生命力的資產，組織和個人的最重要任務就是對知識進行管理。知識管理將使組織和個人具有更強的競爭實力，并做出更好地決策。

2 企業檔案工作的重要性

企業檔案是企業各項活動的原始記錄，真實地記錄了企業的發展歷程，是企業寶貴的信息資源。企業的各類檔案，如文書檔案、技術檔案、人事檔案以及知識資產型檔案等，全面而真實地記錄了企業在生產經營以及人事管理等方面的活動。企業檔案工作是指對企業在生產經營活動中形成的各種資料加以整理、保墊以備日后利用的一項工作。企業檔案工作是企業基礎性管理工作的重要組成部分，是企業生產經營管理等方面檔案信息的匯集中心，能為企業生產經營決策提供重要依據，為企業科研、設計工作創造必要條件。知識經濟時代，企業紛紛實行新的知識管理模式以提高效益，獲取更大的競爭力。當企業各部門的管理全面知識化時，檔案工作的知識化管理改革是必要的也是必須的，同時也是可行的。

3 企業檔案工作的瓶頸問題

3.1 被動服務，難以發揮檔案的知識價值

近年來，應公眾知情權意識的增強與政務信息公開進程的推進，社會對信息服務方式的研究力度也在加大。信息服務的方式分為主動服務與被動服務兩種。主動服務就是信息部門主動將信息或有關信息加工產品提供給公眾利用，如向社會散發信息手冊、信息利用指南，通過新聞媒體、報刊雜志、廣播電視等大眾傳播工具主動刊登部分信息，深入街道、社區開展信息講座、信息座談會等。被動服務則是社會先提出利用申請，信息部門根據社會的利用申請決定是否開放、以何種形式開放以及開放哪些內容等。

3.2 業務流程功能單一，缺乏可兼容性

導致業務流程功能單一的主要原因在于企業內組織結構層級化，機構設置冗雜，本可以綜合處理的部門單行設置，部門設置過多，各部門業務流程的功能細化，呈現出功能單一的弊端。就檔案業務流程來看，整個流程不僅呈現階段式特征，并且整個流程圍繞檔案實體保管與利用的所有要求設置，功能非常明確單一。此外，原檔案業務流程的兼容性差，在進行檔案知識資源管理時，很難在原流程中嵌入知識資源管理的操作規程；在設計企業整體知識管理系統時，也很難將檔案業務流程嵌入系統之中。這個問題，不是檔案部門單獨面臨的問題，企業內情報部門、圖書部門也同樣面臨，所以這是企業在設計知識管理系統時遇到的普遍問題。從這個角度上看，檔案業務流程功能單一，不是憑檔案部門的一己之力可以解決的，需要從全局的角度重新調整。

3.3 知識產權檔案管理中存在的問題

知識產權檔案類目的設置問題。檔案管理有其基本原則，即遵循文件的形成規律、保持文件之間的有機聯系、便于檔案的保管和利用。知識產權活動的特點較為明顯，知識產權檔案的管理需要充分結合知識產權活動的這些特點進行，才能充分保證知識產權檔案管理的效率。而事實上，知識產權活動的這些特點讓檔案部門的工作人員來把握，具有一定的難度，這就造成了檔案工作者設置的知識產權檔案類目不準確。

4 企業檔案工作知識化的創新

4.1 推動企業檔案工作信息化建設

企業檔案信息化管理，即利用計算機、網絡等現代信息技術，“激活”檔案信息，使其進入企業信息化、社會信息化的信息流之中。檔案信息化管理是企業知識管理的客觀要求。科學運用知識管理體系中的數據庫管理系統、數據挖掘技術、信息查詢與檢索引擎技術及共享技術等先進的信息技術，有選擇地進行企業檔案的數字化工作，積極推進網絡化建設。同時，不能忽視企業知識的保護工作。檔案信息流動必須與檔案信息保密相結合，在管理、技術方面采取相應的保密措施。

4.2 企業檔案部門要關注檔案實體的責任管理與安全管理

企業檔案的工作不論在任何時候開展，檔案實體的責任管理與安全管理都是開展的主要基礎，要將這個基礎合理穩固，才可以讓企業檔案信息化管理順暢開展。在企業管理環境上不斷變化的過程中，智力以及創新資產成為了企業中最為重要的武器，其中企業對智力資產的更新和保護更加的關注。在這樣的情況下，企業檔案的保管實體，需要將幾方面轉型準備好，其一要將企業管理的變化及時的順應，要對工作目標的轉型合理完成，將初期的服務和管理目標，轉變到創新目標中，對固有的知識資源優勢需要充分利用，同時還需要逐漸的開展資源的補充和更新。

4.3 建立新型企業檔案管理機構

新型檔案管理機構應該成為企業的知識資源管理中心和知識資源服務中心，可以配合企業的知識管理部門制定企業的知識資源整體規劃。可以建立一個企業圖書、情報、檔案一體化機構，如檔案信息中心等，使各類信息綜合利用，實現企業信息資源的共享?；拭骷瘓F在檔案室、圖書館的基礎上組建了檔案信息中心，該中心的重要職能是負責集團所有檔案和圖書的管理及開發利用工作，利用集團的檔案、圖書和互聯網，積極采集截取企業所需的有關銷售、生產、產品研發等方面的信息情報及時傳遞給集團的相關部門及領導，為集團的管理決策提供參考。

總之，在知識經濟的大背景下，知識作為重要的生產要素和第一資源，已成為企業提高競爭力的關鍵。對企業檔案進行知識化管理既是維護企業記憶、增強企業競爭力的需要，也是企業檔案工作拓展自身發展空間的需要。

參考文獻

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