人力資源管理信息系統的設計

劉小花，馮智明

人力資源管理信息系統的設計

劉小花，馮智明

針對企業人力資源管理信息系統自身設計缺點和實踐應用中出現的問題，將論述如何加以改進：第一，突破傳統人事管理信息系統功能相對單一的模式，擴展并完善人力資源六大業務模塊信息管理功能；第二，改進并優化現代人力資源管理信息系統，加強六大業務模塊信息之間的彼此關聯和相互引用。從而為人力資源部門高效、科學工作提供依據，同時，便于企業領導及時掌握人員的動向，并根據內外環境和條件的變化做出科學的決策，使得人力、物力、財力等多種資源得到有效整合和最佳匹配。

人力資源管理；信息系統；功能設計

0 引言

設計或引進企業管理信息系統，實現信息化、智能化、科學化管理，是任何企業發展的必經之路。而人力資源管理信息系統，是企業管理信息系統的一個重要組成部分。

人力資源管理信息系統可以輔助企業發展規劃與決策，特別是企業戰略規劃與高層決策。

人力資源管理信息系統減少了傳統的紙質化檔案在收集整理、統計分析、數據共享、更新維護企業員工信息等方面所帶來的繁瑣與諸多不便，極大地提高了管理效率，降低了管理成本，它為企業人力資源管理者高效能工作奠定了堅實的基礎。

企業人力資源管理信息系統在設計和應用方面存在一些問題，如傳統人事管理信息系統功能相對單一，再如現代人力資源管理信息系統中各大業務模塊信息之間無法進行共享、引用等。

綜上所述，開發設計并不斷改進企業人力資源管理信息系統，對企業管理和社會發展來說，具有較大的現實意義。

1 需求分析

1.1 系統目標

擴展并完善人力資源信息系統的管理功能。由單一的業務模塊信息管理，擴展為人力資源六大業務模塊信息管理；完善各模塊信息的添加、修改、保存、刪除、查詢、統計分析、報表打印等功能，并通過對企業人力資源數據的統計分析，使信息系統數據更好地為高層高效決策提供可靠的信息依據。

加強人力資源管理六大業務模塊信息之間的關聯性。充分利用網絡資源，實現人力資源信息共享，使企業人力資源管理工作變得更加高效、科學。

1.2 人力資源六大模塊信息管理功能需求分析

人力資源管理包括六大業務模塊：人力資源規劃、招聘與配置、培訓與開發、績效管理、薪酬管理、勞動關系管理。實現每個模塊信息的添加、修改、保存、刪除、查詢、統計分析、報表打印等功能。

1.3 六大模塊信息的關聯性功能需求分析

實現人力資源六大業務模塊信息之間的彼此關聯、相互引用，這樣可以防止數據的重復與冗余，大量減輕服務器的負荷，提高人力資源信息的利用率。如招聘專員錄入系統的信息，可以被培訓專員、績效專員、薪酬專員引用。

1.4 人力資源信息數據共享功能需求分析

人力資源信息對總經理實現共享。考慮到企業管理的透明與公平性，總經理具備所有員工信息查詢、統計、分析系統的功能，但不具備更改信息的權限。

人力資源信息對本部門內部實現共享。專員與專員之間、專員與經理之間的數據相互共享，如：當招聘專員把人員信息錄入時，培訓專員進行下一步工作時可以查詢、運用招聘專員的數據。

人力資源信息對各部門經理實現共享。各部門經理有對本部門員工信息的查詢、統計、分析功能，但不具備更改信息的權限。

2 系統設計

2.1 人力資源六大模塊信息管理功能設計

設計人力資源管理六大模塊信息的添加、修改、保存、刪除、查詢、統計分析、報表打印等功能，每個模塊的信息管理功能具體如下：

（1）人力資源規劃，主要實現企業組織架構管理，將企業管理層分為決策層、職能/業務系統層、部門層、科室層、班組層、崗位層等6個主要層級。

（2）招聘與配置，包括員工選撥測評記錄、勞動合同記錄、工作調動管理。

（3）培訓與開發，包括員工培訓記錄、職業規劃管理。

（4）績效管理，包括員工試用期考評記錄、月度/季度考評記錄、半年度/年度考評記錄、員工獎懲記錄。

（5）薪酬管理，包括員工定薪調薪記錄、考勤管理、薪資管理、社會保險。

（6）勞動關系管理，包括員工離職管理、經濟賠償。

以招聘與配置模塊為例，招聘包括招募、選撥和聘用3個環節，其中選撥和聘用環節產生的信息需要進行記錄；員工配置中主要記錄員工調動信息。主要從數據庫表及功能界面兩方面進行設計，數據庫設計主要有3個表，分別如下：

（1）選撥測評記錄，包含：測評時間、測評階段（初試、復試）、測評項目、單項成績、總成績（等級、分數）等字段的表設計。

（2）聘用員工簽訂的勞動合同記錄，包含：簽訂類型（初訂、續簽）、合同編號、合同類型（固定期限、無固定期限、以完成一定任務為期限、非全日制、退休返聘、自定義）、合同期限（1年、2年、3年、5年、自定義）、合同起始日期、合同終止日期、試用期限（1個月、2個月、3個月、半年、自定義）、試用起始日期、試用終止日期等字段的表設計。

（3）工作調動記錄，包含：調動日期、調動類型（晉升、降職、平級調動）、調動前部門及崗位、調動后部門及崗位、是否調薪、調動原因等字段的表設計。

其次，功能界面設計主要分3部分，第一部分用來實現查找功能，第二部顯示數據庫中表的信息，第三部分實現信息的添加、修改、保存、刪除、等功能。以選撥測評記錄為例，如圖1所示：

圖1 選撥測評記錄界面

其他各大模塊的設計，與招聘配置模塊基本類似，因此不再贅述。

2.2 六大模塊信息之間關聯功能設計

人力資源管理六大業務模塊之間的關聯性很強，是本系統設計的重點和難點，也是核心功能模塊。接下來，本文將以兩個視角為例來闡述六大模塊信息之間的關聯和引用設計。

2.2.1 以人力資源規劃為起點的六大業務模塊信息的關聯和引用，如圖2所示：

圖2 以人力資源規劃為起點

從圖2中可看出，以人力資源規劃為起點的六大業務模塊信息之間的相互依賴性和相互引用，具體如下：

（1）人力資源規劃與招聘配置的關聯。人力資源規劃中，當人員凈需求為正時（即：人員供＜求），企業應啟動招聘工作，但需要招聘多少人，主要根據人力資源規劃中的凈需求信息而定。換句話說，人力資源規劃信息，可以為招聘與配置提供依據。

（2）人力資源規劃與勞動關系管理的關聯。人力資源規劃的信息，同樣也為勞動關系管理提供依據。當人力資源規劃中，人員凈需求為負時（即：人員供＞求），企業應啟動解聘工作，但需解聘哪些員工？解聘多少員工？主要根據人力資源規劃中的凈需求信息而定。

（3）招聘配置與培訓開發的關聯。員工的招聘配置過程中，當員工資格條件與崗位任職要求之間存在差距、或為使外部招聘的新員工與內部轉崗員工勝任崗位工作時，企業應啟動培訓工作。但應對哪些員工進行培訓，培訓什么內容，主要根據招聘信息而定。換言之，招聘配置信息，可以為培訓開發提供依據。

（4）招聘配置與薪酬管理、勞動關系管理的關聯。招聘配置的信息，同樣也為薪酬管理、勞動關系管理提供依據。招聘的新員工或轉崗員工應該如何定薪（薪酬管理），如何簽訂或變更合同（勞動關系管理），根據招聘配置中確定的員工職位、資質條件等信息而定。

（5）培訓開發、績效管理與薪酬管理、勞動關系管理的關聯。員工是否轉正調薪，是以員工試用期間的培訓和考核成績來加以確定的。換言之，培訓開發和績效管理的信息，為薪酬管理和勞動關系管理提供依據。

2.2.2 以績效考核為核心的六大業務模塊信息的關聯和引用，如圖3所示：

圖3 以績效考核為核心

從圖3中可以看出，以績效考核為核心的六大業務模塊信息的關聯和引用，主要體現在以下4個方面（注：分別用了四種不同的顏色標明）：

（1）績效管理與招聘配置、培訓開發、薪酬管理、勞動關系管理的關聯（注：以紫色線條表示）。

（2）績效管理與薪酬管理（月/季度、年終獎金核算）的關聯（注：以黑色虛線表示）。

（3）薪酬管理與招聘配置、培訓開發、績效管理的關聯（注：以綠色線條表示）。

（4）人力資源規劃與招聘配置、培訓開發、績效管理、薪酬管理、勞動關系管理的關聯（注：以紅色虛線表示）。

具體分析，同上述“以人力資源規劃為起點的六大業務模塊信息的關聯和引用”，此處不再贅述。

2.3 人力資源信息數據共享功能設計

共享人力資源信息數據是通過設計用戶權限管理功能來實現。用戶權限管理主要分為兩類：普通用戶與管理用戶，其中管理用戶中根據不用的角色賦予不同權限。

管理員具備本模塊員工信息的編輯、查找、統計、分析功能。人力資源專員賦予管理員身份。招聘專員、培訓專員只具備員工招聘信息、培訓信息的編輯、查找、統計、分析功能。當招聘專員把人員信息錄入時，培訓專員進行下一步工作時可以查詢、運用招聘專員的數據。從而實現了專員之間、專員與經理之間的數據相互共享，也保證了數據的安全性、公開性、透明性。

普通用戶具備本部門員工信息的查詢、統計、分析功能，但不具備更改信息的權限。各部門經理賦予普通用戶身份，如生產部經理只能查找及統計生產部員工的信息，但不能進行更改。這樣能保證系統的安全性與可靠性。

3 主要技術難點

3.1 權限控制

針對目前信息系統中操作用戶較多及分工等特點，提出了基于角色的訪問控制權限（RBAC）。基于角色的訪問控制方法主要優點減小了授權管理的復雜性，降低管理開銷，靈活地提高了系統的安全性。

（1）基本思想

分為二層，其一，根據用戶的不同權限，登錄系統之前首先判斷用戶的權限，如用戶沒有權限，則窗口中的菜單或子菜單項將不顯示。這樣可實現基于功能級的控制。其二，用戶對某個數據級操作按鈕發出請求時，再次判斷用戶的權限，當此用戶擁有該項權限時才執行相應操作，否則彈出錯誤信息。這樣可實現基于數據級的控制。通過這兩層控制可禁止用戶越權操作，防止用戶查看或修改無權使用的信息，從而達到了用戶權限控制的目的。

（2）關鍵問題

關鍵技術，對于每一個登陸系統的用戶，建立此用戶與一個或多個角色之間的基本對應關系；用戶和會話之間是一對多的關系。用戶分配（UA）和權限分配（PA）分別是指建立用戶和角色之間以及權限和角色之間的對應關系。對于權限分配（PA）來說，在分配過程中應遵循最小特權原則，即分配給用戶的權限不超過用戶實際中完成工作所必需的權限。

菜單的定制，本文采用菜單動態管理機制，提高了系統應用的靈活性，即將菜單項與相關用戶的操作屬性都作為數據存儲，用戶登錄時決斷權限再動態生成菜單，這樣既能實現不同角色操作相應功能模塊的要求，也能方便系統的維護與更新。管理員只需通過界面對菜單項數據與相關用戶屬性進行相應操作即可修改界面的菜單項。

約束限制要求，在設計過程中要考慮到某些約束限制，主要包括以下二個方面約束。其一，限制一個角色可支持的最大用戶容量，比如總經理這個角色只允一個用戶，該角色的用戶容量是一。其二，設置互斥角色或功能，授權時不允許將互相排斥的角色或功能授權給同一用戶。比如，專員角色有權申請培訓項目，管理者角色有權批準該項目。若一個用戶同時被賦予兩個角色或兩個功能，將會造成安全隱患及威脅。

（3）權限控制算法實現

用戶要進入系統，首先要輸入用戶名和密碼進行身份驗證。通過身份驗證后，將判斷此用戶所屬角色的權限并動態生成菜單。其技術要點在于調用函數及菜單變量。進行菜單的動態授權，其核心就是設置菜單項的Enabled屬性，關鍵是如何搜索以找到一個特定的菜單項，由于菜單的數據結構屬于樹形結構，即采用遍歷的方法進行訪問。基于數據級的權限控制，為角色授予數據庫對象權限（select權、update權、insert權、delete權），實現了應用程序和數據庫相結合的訪問控制。

3.2 HR數據流和工作流

工作流（WorkFlow）就是工作流程的計算模型，即將工作流程中的工作如何順序組織在一起的邏輯和規則，在計算機中以恰當的模型進行表示并對其實施計算。工作流的用處是可以提高企業運作的靈活性和適應性、能集中精力處理核心業務、能使得內部與外部數據整合、消除信息孤島等。

（1）工作流建模

工作流一般分為3個階段：即模型建立階段、模型實例化階段和模型執行階段。在建立階段，通過利用工作流建模工具，完成工作流過程模型的建立，將企業的實際經營過程轉化為計算機可處理的工作流模型。在模型實例化階段，給每個過程設定運行所需的參數，并為每個活動分配所需要的資源。在模型執行階段，完成經營過程的執行，主要是完成人機交互和應用的執行。

（2）工作流引擎驅動

工作流通過工作流引擎使系統中的工作流從一個個體“流”向另外一個個體，實現工作流的自動化。它其實是一個后臺驅動，對于用戶來說是不可見的。它主要包括運行服務功能、監控管理功能。本文的工作流引擎驅動如圖4所示：

圖4 工作流引擎驅動

由上圖分析，通過流程驅動人力資源業務，實現人力資源信息化管理。從人力資源規劃出發，假如本年度企業員工需求數量500，當企業有600，則考慮裁員100。人力資源部可以根據培訓與測評結果、績效考核成績、簽訂勞動關系篩選優秀員工，如有退休或考核不合格者優先解除勞動關系。當企業員工數量僅有400時，則需要招聘100，通過招聘、培訓與測評結果安排新人到合適的崗位工作，試用期滿，則再次進行考核，合格者轉正，優秀者加薪，整個工作過程都能將幾個模塊的數據相互引用，整合，從而形成工作流。

4 總結

綜上所述，本文通過全面、深入分析用戶對人力資源信息管理的需求，論述了從人力資源六大業務模塊信息管理及六大業務模塊信息之間的彼此關聯和相互引用，到人力資源信息數據共享的功能設計，并描述了開發過程中的兩個技術難點，從而為人力資源部門高效、科學工作奠定堅實基礎，并為企業高層領導者科學決策提供更加準確、可靠的人力資源信息。

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The Design of Human Resource M anagement Information System

Liu Xiaohua, Feng Zhim ing
(1. Jiaxing Nanyang Polytechnic Institute, Jiaxing314001, China; 2. Zhejiang federation of trade unions cadre school, Jiaxing314003, China)

In the view of the problems appeared in the design flaw and practical application of enterprise’s human resources management information system. The paper discussed how to make further improvement: Firstly, breakthrough the relatively single mode of traditional human resource management information system functions, expand and improve six business modules of human resources information management function; secondly, improve and optimize the modern human resource management information system and strengthen mutual relevance and quotation between information of six business modules, so as to provide basis for human resource department’s efficient and scientific work. Meanwhile the system makes it convenient for leaders to grasp crews’ trend and make appropriate decisions according to the changes of internal and external environment and conditions. As a result, the manpower, material resources and financial resources are managed to be effectively integrated and matched

Human Resource Management; Information System; Function Design

TP311

A

2014.06.24）

劉小花（1981-），女，江西萍鄉，嘉興南洋職業技術學院，講師，研究方向：計算機應用，嘉興，314001

馮智明（1978-），男，江西萍鄉，浙江省總工會干部學校，副教授，研究方向：人力資源管理，嘉興，314003

1007-757X(2014)11-0061-04